（五）照片说明的编写
一般要求 问题提示 常见错误
说明的编写
• 1、为什么要编写说明。照片必须填写文字 说明，否则是“瞎照片”，不便于利用。
• 2、照片说明的种类。按《规范》要求，照
（五）照片说明的编写
一般要求 问题提示 常见错误
摄影者:
题名:
照片号: 底片号: 参见号: 时间: 文字说明:
摄影者:
入册
一般要求
问题提示
常见错误
纸质照片 的入册
1、照片入册应按照分类、排列顺序即照片号 顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。 当一本照片册装不完时，再将照片装入另
2、对于照片册放置不下的大幅照片，一般 不应将照片卷起，而应平放。可将大幅照 片放入专用的档案袋或档案盒中，按照片 号顺序排列。照片以竖直放置在档案袋或 档案盒中为宜，应首先将照片固定在专用 的纸板上，再放人袋、盒中；如水平放置， 照片的堆放高度不宜超过5cm
档案管理中的纸质照片整理的步骤 辅导讲义
2019年8月
编制目录 填写封面
排架
填写说明
拟归档
分类
入册 排列
编号
(一)分类
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的分类
• 通常，照片在同一全宗内按“保管期限— —年度——问题”进行分类，即将照片分 为永久、30年、10年三类，每年度照片分 到相应保管期限中，同一年度的照片再按 问题分类。
2.照片不分册的大流水号编号法
• 照片特别少的单位可采用此法编号，其格 式为：全宗号——保管期限代码——张号。 如：36-30年-156，表示36号全宗30年保管 期限的第156张照片（不知在哪册）。
排列后的编号
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的编号
• 1、分册编小流水号的优点是照片的张号在 册内自成一体，符合习惯，便于插入新的 照片。这里的全宗号指档案馆给立档单位 编制的代号。
• 4、不分册编累计张号的方法的特点是张号 不分册，从第1册开始连续编张号。例如， 第1册照片号从3—Y—1到3—Y—90，第2册 从3—Y—91开始编号。
• 5、采用大流水号编号法的单位，在立档 单位照片、底片均齐全情况下，可采用 照片、底片合一的编号法(影像相符的照 片、底片编号相同)，例如，照片号：3Y-234，表示3号全宗永久保存的第234张 照片，底片号：3-Y-234。也可采用照片、 底片分别编号法，例如，照片号：3-Y234，底片号：3-Y-190（有的照片无底
纸质照片 的排列
照片排列中的问题提示
• 1、对于会议、工程项目、案件等问题形成 的多张照片，按时间先后顺序排列。
• 2、对于本单位主要职能活动、领导视察、 外事活动等问题形成的多张照片，可按重 要程度顺序排列。
• 3、为便于提供利用，不同保密等级的照片 应相对集中排列。
纸质照片分类后的排列
一般要求 问题提示 常见错误
• 因饶处长已讲，此页后可跳。
纸质照片的分类
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的分类
• 1、为什么将保管期限放在分类方案的第 一层？
• 2、问题类目的设置。
• “问题”在一般单位指“活动”，如视 察、检查、会议、演出、考察等活动；
• 在照片档案较多的单位要设置固定的问 题类目，如某报社照片的问题类目是： 领导活动类、重要会议类、名人活动类、 外事活动类、社会政治类、行业建设类、
排列后的编号
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的编号
常见错误
• 1、编组号，不编张号。原规定可编组号， 同组照片内再编副号。现在规定应对每一 张照片编张号。
• 2、跳号。 • 3、与数码照片的底片编号一致。
（四）照片的入册
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的入册
一般方法
• 照片的入册，又称照片的上卷或者案卷组 合，是指按照片编号顺序将照片放入照片 册的过程。照片册一般由297mm×210mm大 小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以 30页左右为宜，有活页式和定页式两种。 芯页格式见下页。
• 3、跨年度且不可分的照片（如积存 照片），可按保管期限——问题分 类。当这些难以区分年度的照片与 能区分年度的照片一起整理时，可 将难以区分年度的照片归入正在整 理的年度，并在照片册的册内说明 和整理说明中说明。
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的分类
常见错误
• 1、按专题分组成一 卷。
纸质照片 的排列
• 1、不同年度、不同问题的照片混 排。
• 2、照片漏排或错排。
（三）编号
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的编号
编号
编小流水 号（同一 册内照片 编一个流 水号）
编大流水 号（多册 照片编一 个流水号）
1.照片分册的小流水号编号法
• 一般单位应用此方法编号，其编号格式为： 全宗号——保管期限代码——册号——张 号。如：36-y-3-5，表示36号全宗永久期 限的第3册第5张照片。
照片册芯页格式(一)
文字说明:
文字说 明:
参见号: 时 间: 摄影者:
题名: 照片号: 底片号:
题名: 照片号:
底片号:
参见号: 时 间: 摄影者:
文字说 明:
文字说明:
照片册芯页格式(二)
题名:
照片号: 底片号: 参见号: 时间: 文字说明:
摄影者:
题名:
照片号: 底片号: 参见号: 时间: 文字说明:
2、保管期限代码用“永、30年、10年”或 “Y、30、10”代表永久、30年、10年保管期 限。册号指在某一全宗某一保管期限内照 片册的排列从“1”开始的顺序编号。
3、分册编张号的“张号”是指照片在册内 的排列从“1”开始的顺序编号。如：1-永 (或Y)-2-3，指1号全宗永久保存的第2册中 的第3张照片；3-30年-4-19，指3号全宗30 年期限的第4册中的第19张照片；永(或Y)2-5，指某个没有全宗号的单位永久保存的 第2册第5张照片。
• 2、按年度——活动分类。这种方法的主要 错误是没有区分保管期限。
（二）排列
一般要求 问题提示 常见错误
纸质照片 的排列
照片分类后的排列方法
• 不同照片册内照片按问题的时间先后 排列。
• 同一本照片册内照片按 “问题—时 间”、“问题—重要程度”等方法进 行排列。
纸质照片分类后的排列
一般要求 问题提示 常见错误