采购经典管理制度系列之一：采购管理制度总则与采购计划
第一章总则
第一条：目的。

为提高公司材料管理水平，实现采购供应工作程序化、规范化，达到及时配套供应，降低采购成本，加速资金周转，保证工程质量和工期的目的，特制定本管理制度。

第二条：适用范围。

企业的物料采购和供应商管理。

包括所有物资的采购、设备租赁、劳务分包等事项。

不包括公司办公用品、劳保用品和车辆维修用零部件的采购。

不包括食堂粮油米面食品和车辆用油料的采购。

第三条：管理职责：
1、物资采购部负责公司工程物资材料、设备的采购的业务，承担工程物资材料、
设备采购计划的编制、审核、汇总工作，负责工程设备租赁业务和归还管理工作，承担工程物资材料、设备使用、消耗的数据汇总和监督检查职责。

2、由物资采购部牵头组织，会同计划经营部、质量部、工程部做好生产用主要
原材料供应商的选择、评审工作，会同行政部建立供应商档案、供货合同档案。

3、由物资采购部牵头组织，会同质量部、法务部做好不合格采购物资产品的退
货、索赔工作。

4、计划经营部负责工程劳务分包、工程分包的组织，承担工程劳务分包、工程
分包的招标、遴选和监督职责，承担工程物资材料消耗与预算定额的对比分析工作。

负责大额采购或限额以上零星采购物价的核价工作。

5、行政事业部负责办公用品及劳保用品的采购工作，承担办公用品、劳保用品
采购计划的编制、审核、汇总工作，承担办公用品、劳保用品消耗数量的统计工作。

6、项目部材料员（或保管员），负责工程项目现场所有物资材料的管理工作，承
担物资材料有关入库、出库、领用、消耗、回收的记录、统计工作。

7、质量部负责主要原材料、辅料、配件和外包、外购工程业务的质量检验、质
量监管、质量控制工作，对出现的重大不合格情况或因出现不合格给公司造成重大损失承担责任。

第四条：权责单位。

采购部门负责本规章制度的起草、贯彻、执行，主管副总经理负责本规定的解释、审核、制定、修改。

第二章编制采购计划
第五条：采购计划的作用。

1、可以有效地规避采购误差和风险，减少损失；
2、加强计划管理，预估用料数量、交期，保障生产与施工的需要，防止断料；
3、避免过量采购，避免因超量库存造成的资金积压和库存空间浪费，加速资金
周转；
4、配合生产与施工进度计划，指导采购工作；
第六条：编制采购计划须遵循的原则。

1、对技术更新较快，或者有可能发生重大技术改进的设备，消耗材料要严格控制采购量。

2、严格控制非标准零部件的使用和采购，尽量选用标准零部件。

3、实行经济批量采购，提高资金使用率，降低采购成本。

4、编制采购计划要充分考虑合理的采购周期，减少应急采购，降低采购成本。

公司项目部应在以下期限内向材料采购部提交材料采购计划：
（1）大修、固定资产改造的采购计划应提前30天送交；
（2）建筑主材及生产维护用易耗品采购计划应提前9天送交；
（3）其他建筑辅材和备品配件采购计划应提前7天送交。

第七条：编制采购计划的步骤。

由工程项目部根据工程施工合同、图纸、工程预算，结合工程施工进度的需要，编制工程材料采购的请购计划，工程材料请购计划包括：物资名称、规格型号、质量标准、计量单位、采购数量、预计供货批次、批量、到货时间等。

根据请购计划的内容不同，分别填写《总采购计划表》和《月采购计划表》。

1、《总采购计划表》是全面反映整个工程项目建设所需主要物资材料的总的物资采购计划，内容可以包括：物资采购计划、机械设备采购（或租赁）计划、工程劳务分包计划等；此计划应在项目中标后的3-5天之内提交物资采购部门。

《总采购计划表》由工程部经理负责组织编制，经计划经营部审核和主管工程副总签字后，交物资材料采购部门汇总编制采购计划。

2、《月采购计划表》由工程项目部根据工程的实际进度和计划安排，结合现有库存物资的数量，经材料员核算编制的下月内主要物资需求请购计划。

此计划应在每月24日以前提出。

《月采购计划表》应明确下列内容：物资名称、规格型号、质量要求、计量单位、采购数量、供货日期、批量等。

《月采购计划表》由工程项目部经理负责编制，经工程部、计划经营部审核和主管工程副总签字后，交物资材料采购部门汇总编制采购计划。

3、日常物资采购计划的编制
为满足生产和施工的应急需要，工程部或其他物资使用部门也可根据实际，提出日常物资采购计划，填写《物资采购申请计划申请单》，日常物资采购申请计划一般应提前5天提出经本部门经理审核、主管副总签字后，交物资采购部门执行。

4、对合同中有相应条款必须经甲方审批价格及质量要求的工程，材料采购人员接到项目部所交给的材料采购计划后，按要求填写采购计划，详列采购价格、质量标准、生产厂家等信息后返回项目部报送甲方核批。

（这项工作由项目负责人或项目施工员进行落实后再交材料负责人安排采购）采购员根据审批核实后经批准的材料计划按时、按批、按量进行采购。

5、物资采购部门在接到各物资使用部门提出的采购计划后，应对计划内容进行全面的审查、确认和汇总，以免发生差错和遗漏；及时组织与供应商联系，就物资的价格、供货方式、结算方式等事宜进行调查；按照规定的采购方式组织物资的采购工作。

附一：《总采购计划表》式样
《总采购计划表》表号：CG-01
项目名称：编制依据：编制日期：
批准： 审核： 预算员： 编制：
附二： 《月采购计划表》式样
编报单位： 月采购计划表 编制日期： 表号：
附三： 《物资采购计划申请单》式样
《物资采购计划申请单》
编报单位： 编制日期：
表号：CG-03 批准： 审核： 仓库： 编制：
6、劳务用工计划，由项目部根据劳务合同、工程进度需要填写《月度用工计划表》，一式三份报工程管理部、计划经营部和分管领导，经批准后，由工程部会同项目部经理共同组织劳务招标和选调。

附四： 《月度用工计划表》式样
月度用工计划表
编报单位：编制日期：表号：
7、外加工订货计划，由工程项目部技术负责人负责编制，经计划经营部审核和主管工程副总签字后，交物资材料采购部门执行采购。

8、周转材料的租用计划由工程项目部根据施工进度和分批用料计划，提前20天上报租用计划（包括品名、规格型号、数量、使用时间、配套要求），一式三份报物资材料采购部门、财务部门和主管副总，经主管副总批准后组织实施。

第八条：采购计划的审核
各物资采购计划的编制单位的负责人，是采购计划审核责任人。

审核人应本着“降低生产成本、厉行节约”的原则，对所需物资材料的名称、规格型号、请购数量、质量标准、供货日期、批量、批次等内容结合实际进度需要进行认真审核，审查采购计划的合理性，切不可随意签字。

因请购计划编制不当，造成购进的原材料不能使用或实际使用量不足采购量50%的，物资材料请购部门有关人员应承担下列责任。

1、请购计划不当，要求购买的物资材料规格型号不对路、无法使用，采购
部门联系无
法正常退货；按照实际损失额的40%，承担经济处罚。

其中：计划编制人承担70%，部门主管承担30%；
2、请购计划数量不当，实际使用量不到采购量的50%，按剩余物资材料价
款的25%承担
经济责任。

其中：计划编制人承担70%，部门主管承担30%；
第九条：机电设备的采购。

1、机电设备采购计划应由机电工程师向材料采购部在以下期限内提出采购计划：
大型设备提前40-50天，主材提前7-15天，安装辅材提前7天。

2、机电设备采购计划中要明确设备材料的技术参数、质量标准及功能要求。

✧主要设备和重要备品配件的订购技术部门要与供货厂商签订技术协议，应包
括如下主要内容：制造标准、技术性能、质量保证、设备监造、安装调试、技术资料供货范围、随机备品、售后服务等。

✧技术协议是通用的技术要求，对各供应商均能公平、公证要求。

✧技术协议签订后应及时备案。

✧采购计划中属需要外协加工的非标准件，要同时提供加工图纸和必要的技术
交底。

✧采购计划内容包括物资名称、规格型号、技术参数、单位数量、需要日期、
建议供货单位，对备品配件应注明设备名称及生产厂。

（本文稿提供人----生产质量管理专家宋小平）。