经营档案管理办法
（讨论稿）
1.目的
为加强公司的经营档案管理，规范经营档案的形成、收集、整理、统计、组卷、编目、使用、保管等管理工作，建立、健全各项规章制度，保证经营档案的完整和安全，特制定本办法。

2.范围
本办法适应于公司内部与经营相关的管理部门和市场营销部的档案管理。

3.术语和定义
经营档案：是指企业在生产、技术、经营管理活动中形成具有保存价值的各种文字、图标、音像等形式的各种资料的总和，属公司档案的组成部分。

4.管理职责
市场营销部指定专（兼）职档案管理员，统一管理本企业在工作和生产经营活动中形成的全部经营档案材料，做好经营等各类文件的保存、归档工作，确保档案的完整性。

1）建立档案的领用、发放、收回、销毁等台账；
2）监督、指导本企业各相关业务部门做好文字材料的形成、收集、累积和立卷归档工作；
3）接收本企业各相关业务部门形成的经营档案，并对之进行系统的加工整理、分类、编目、登记及保管工作；
4）编制必要的检索工具和参考资料，为开展档案利用工作创造条件，提供档案为各项经营工作服务；
5）做好向企划部科技管理室移交经营档案的准备和实施工作。

5.工作程序
5.1 档案收集
5.1.1 收集要求
市场营销部专（兼）职档案管理员应积极、主动地收集下列资料，并对收集到的档案材料进行检查、清点、核对以及履行相关签字手续：
1）文件材料的原件，一般为纸张和/或电子版；
2）各类文件材料一般为一份，重要的和利用频繁的文件材料为两份（原件和复印件各一份）；
3）文件材料必须保持完整性，同时应有文件材料目录；
4）文件除纸张和电子版的之外，还包括照片、录音、录像、缩微胶片、盘带等；
5）因公外出参观学习、考察或培训、参展和参加行业会议带回的相关资料；
6）凡属要归档的文件材料，不得用铅笔、圆珠笔书写，而且书写字迹要工整、清晰，符合文件格式和书写标准要求。

5.1.2 归档文件材料的范围
应归入经营档案的文件材料，其范围参见公司的《档案编号管理办法》之经营管理类。

5.1.3 归档时间
1）市场营销部专（兼）职档案管理员收集并把5.1.1和5.1.2项中列出的文件资料及时归档在经营档案库中；
2）市场营销部收集和形成的产品类项目的文件资料，在产品保质期过后15个工作日提交企划部科技管理室归档；
3）市场营销部收集和形成的非属产品项目的文件资料，在本部门保管并定期移交企划部科技管理室；
4）纪录片、宣传片、磁盘、光盘等音像制品在形成后随即整理并在本部门保管，定期移交企划部科技管理室。

5.2 档案整理
5.2.1 档案的统计
档案的统计主要包括各档案基本情况统计、数量统计、档案利用效果统计，统计数据以原始记录为依据，做到准确、唯一性可靠。

5.2.2 分类组卷
1）属于产品类的档案，在产品没有完工的情况下先按档案形式再按阶段分类；
2）属于设备类的档案，先按档案形式再按阶段分类；
3）属于工程建设类的档案，在每一单项工程内先按阶段再按专业分类；
4）不属于以上各类的诸如音像、实物等特殊载体形式档案，均按其他类分类保管；
5）具体执行，参见公司的《档案编号管理办法》。

5.2.3 档案编目与编制检索工具
1）编制各类档案分类目录；
对于项目更新、改造、维护、维修中形成档案的文件材料，采取预留空位的方式保持项目档案的完整性、系统性。

2）根据工作需要，通过计算机编制各类档案的检索目录。

5.3 档案保管
5.3.1 基本要求
1）市场营销部专（兼）职档案管理员在收集、接收文件资料时要认真核对和清点验收；
2）收集和接收的档案资料要及时做好计算机录入和检索目录更新工作，便于今后快速查找和调用需要的档案；
3）纸张档案要存放在专用的柜或架内，排架方法要科学，便于快速查找、获取；
4）存放档案的柜架内须放置防虫、防蛀、防霉药物，用以防止档案被腐蚀、损坏等；
5）计算机档案资料必须设置单独的加密存放文档和访问权限；
6）照片和照相底片必须用专用装具保管。

5.3.2 档案保护
1）为降低和消除安全隐患，要对档案的存放进行定期的整理；
2）对于破损或载体变质的档案，要及时地进行修补和复制，保证日常工作能够有序地进行；
3）档案因移交、作废、遗失等注销时，要写明原因，保存单据。

5.3.3 保管期限
经营档案的保管期限遵照国家及公司对保管期限的规定。

5.3.4 档案利用
1)健全档案借阅和复制、复印制度。

本单位工作人员，因工作需要须借用档案时，本人需提出书面申请并经本部门负责人及市场营销部负责人(移交前)或企划部负责人（移交后）签字同意后方可借用；如需复印档案时，还需经主管副总审批。

借阅档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记并当面点交清楚。

归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库。

2)集团内部其他单位借用或查阅档案时，必须持有单位的信件（说明借用范围和用途），并经市场营销部负责人(移交前)或企划部负责人（移交后）签字和主管副总批准。

3)借用经营档案的期限：一般为一个月。

若因特殊情况需延长借期，应到市场营销部(移交前)或企划部（移交后）办理续借手续。

4)借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应即将所借档案归还。

5)借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印、擅自带出单位，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。

6.对违反以下本规定的，将按照《员工奖惩管理办法》中有关条款给予处罚：
1）损毁、丢失或擅自销毁档案的；
2）擅自出卖档案或将档案卖给、赠送他人的；
3）擅自提供或公布保密档案的；
4）涂改、伪造档案的；
5）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

7.相关文件
公司《档案管理办法》Q/HH.3.HR.001-2010[1/0]
公司《档案编号管理办法》
公司《员工奖惩管理办法》Q/HHHY.3.HR.001-2011[1/0] 8.其他
10.1本办法解释权属市场营销部。

10.2本办法自颁发之日起执行。

9.附件
档案（资料）移交清单：参见公司《档案管理办法》之附录C。