校友会
XXXX年会工作方案
经校友会会长办公会议研究决定，定于XXXX年X月X日举办XX大学XX市校友会XXXX年会。
为做好本次年会有关工作，确保会议及相关活动的顺利进行，特制定本方案。
一、会议目的
通过校友年会，加强校友之间及校友和母校之间的联系，为校友在XX 市发展创业搭建一个资源共享、团结互助的交流平台。
二、会议名称
XXX大学X市校友会XXXX年会。
三、会议时间
XXXX年X月X日（星期X）下午
报到：16：00-17：30
大会：17：30-18：30
晚宴：18：30-21：00
四、会议地点（二选一）
1、XX区XX酒店一楼宴会厅
详细地址：XX市XX区XX路XXX
交通指引：地铁X号线XX站X出口出站；
自驾车直接导航设置：海鲜码头酒家
2、番禺区味道馆一楼宴会厅
详细地址：XX市XX区XX街XXX。
交通指引：地铁X号线XX站X出口出站，往北直行到江边左转即到；
自驾车直接导航设置：味道馆，电话：*******,
五、举办形式
会议+晚宴
六、参会人员及邀请嘉宾
1、母校领导；
2、广州校友会顾问；
3、兄弟校友会代表；
4、广州地区校友；
5、其他人员。
七、组织机构
XX大学XX市校友会XXXX年会筹备工作领导小组，由XX会长任组长，具体组成人员及会务工作安排如下：
（一）参会人员邀请联络工作
总联络人：XXX（校友会秘书长）
各院系联络人：（详见附后名单）
工作内容：XX负责邀请母校领导及校友会顾问、兄弟校友会领导，各院系联络人发动、联系和组织本院系校友参加大会并具体负责修订本院系校友通讯录，于XXXX 年X月X日前将确认参会校友人数及修订后的本院系校友通信录汇总后发送到XXX 邮箱（电话：************，邮箱：********, QQ:********，微信号：**********）。
校友会QQ群：********
（二）经费来源
校友会以会员缴纳会费为主，标准如下：会员XX元以上（不设上限），参会校友请于微信报名时先行缴纳到秘书处。
积极发动并热诚欢迎广大校友赞助支持校友会！
（三）会务文件编制
1、大会工作执行方案及邀请函（XXX，XXXX年X月X日前完成）；
2、校友会年度工作报告（XXX负责，XXXX年X月X日前完成）；
3、年度财务工作报告（XXX负责，XXXX年X月X日前完成）；
4、会议指南（议程及节目单）（XXX负责，XXXX年X月X日前完成）；
5、捐赠赞助（XXX、XXX、XXX负责，XXXX年X月X日前完成）；
6、文艺节目（XXX、XXX负责，XXXX年X月X日前完成）；
7、主持人台词
大会主持词（XXX负责，XXXX年X月X日前完成）
晚宴主持词（XXX、XXX负责，XXXX年X月X日前完成）；
8、会务物品清单（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
9、会务工作安排及人员分工（XX负责，召集校友义工，XXXX年X月X
日前完成）；
10、主持人：
大会：XXX
晚宴：XXX.XXX
12、会务具体负责人：XXX
13、会场设计、布置：XXX
（四）参会礼品
1、礼品袋X个（XX负责设计制作，XXXX年X月X日前完成）；
2、XX市校友会通讯录（罗垂洪负责汇总制作电子版本，XXXX年X月X
日前完成）；
3、年度工作报告及财务报告1份（XX、XX负责，XXXX年X月X日前完
成）；
4、会议指南（XX、XX负责，XXXX年X月X日前完成）。
（五）奖品、礼品
1.领导和顾问礼品:每人一份,由校友企业赞助（XX、XX负责，XXXX年X 月X日前完成）；
2.抽奖奖品：由校友企业提供赞助，XX负责，XX配合，XXXX年X月X 日前完成）。
八、会务用品
1.入会申请表、参会人数统计表一份（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
2.校友会建设问卷调查表1份（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
3.特邀嘉宾接待及住宿安排表（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
4.签字笔6支（签到用）（XX负责：13*********，XX年X月X日前完成）；
5.会场背景墙电子版1幅（XX负责，XXXX年X月X日前完成），大堂报到处签到册3本及通讯录修订本1本（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
6.会标条幅1幅（酒店大门，视酒店情况确定，XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
7.酒店及参会导引牌X幅（酒店制作提供，XXXX年X月X日前完成）；
8.人员就席水牌X个（XX负责提供名单，XX负责实施，酒店配合，XXXX 年X月X日前完成）；
9.抽奖券300份（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
10.抽奖箱一个（XX负责，酒店提供，XXXX年X月X日前完成）；
11.小剪刀、装订机等办公用品（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
12.晚餐：
菜单：XX负责，XXXX年X月X日前完成；
白酒、红酒、啤酒饮料采购：XX负责，XXXX年X月X日前完成。
13. 收缴会费及收据X本（XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
14.A4打印纸一包（现场用，XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
15.笔记本电脑、打印机一套（现场用，XX负责，XXXX年X月X日前完成）；
16.计算器两个（现场用，XXX提供，XXXX年X月X日前完成）；
17.报到区域标识牌X张（参会人员报到处、特邀嘉宾报到处、礼品领取处）。
参会流程牌X张（XXX负责，酒店提供，XXXX年X月X日前完成）；
18.摄影及录像：待定。
19.礼仪人员：礼仪小姐X-X人，由在穗在校研究生组成或外聘，罗垂洪落实（XXXX年X月X日前完成确认提交名单），礼仪服装X套（XX提供，XXXX年X月X日前完成）。
九、议程及时间安排
第一阶段：会务准备及培训
X月X日下午 13：00-15：00
第二阶段：报到
X月X日下午 16：00-17：30
第三阶段：大会
X月X日下午 17：30—18：30；
会议议程另行制定
第四阶段：晚宴
X月X日晚上 18：30—21：30；
晚宴节目单另行制定
十、车辆安排
1、参会人员自行驾车，车辆停放酒店停车场；
2、乘公共交通工具参会人员按路线指引直接到达酒店；
3、参会嘉宾使用车辆由秘书处XX统一安排调度。
附：《XX大学XX市校友会各院系联络人员》
XX大学XX市校友会秘书处 XXXX年X月X日
附件：
XX大学XX市校友会各院系联络人员。