Framework of the letters Letters of adjustments---Agree to grant the claim
Regret for the inconvenience caused to the reader We wish to express our deepest regret cover the
unfortunate incident… We are extremely sorry for the late delivery of… We regret the inconvenience you have experienced…
第一节 索赔与理赔信函
Explain reasons of the problem and express the wish
to grant the claim Another thorough check-up reveals that… The wrong pieces may be returned… We are prepared to make you a reasonable compensation.
It was found that upon examination…
第一节 索赔与理赔信函
State the inconvenience or loss that has resulted
from this error The materials are quite unsuited to… These goods are entirely useless to us… This has caused us much inconvenience…
2. 货物品质不符合要求 3. 货物有瑕疵或损坏
4. 货物运送延误
赔偿内容通常有以下几种：
1. 请求赔偿损失 2. 请求补运 3. 请求调换 4. 请求修理
5. 请求减价或折让
6. 请求退还货款，并赔偿损失
索赔程序：
1. 索赔声明
发现问题后应在合同索赔期内通知对方，并声明保留 索赔权利。
2. 准备证明文件
第一节 索赔与理赔信函
Framework of the letters Letters of adjustments---Refuse to grant the claim
第一节 索赔与理赔信函
State how you wish the reader to act
We wish to get your early reply. We look forward to your settlement at an early date.
第一节 索赔与理赔信函
第一节 索赔与理赔信函
Wish to cooperate with the reader again
We hope this will not affect our friendly
relationship. We wish to be able to serve you in future businesses. In view of the friendship between us…
Explain the problem with detailed information. We have just received… evidencing… We regret having to inform you that… arrived in… 20% of the packages had been broken…

一封索赔信是为了说服对方索赔者有合情合理的投诉理由， 并应该得到相应的答复。索赔信必须非常专业、条理清晰， 否则索赔者很难得到对其有利的反馈。要注意： 1. 迅速及时地索赔。如果出现问题要尽快通知对方，以 免过时无效。 2. 详细明确。一般来说，索赔的目的是为了获得更好的 服务，信写得越具体就越容易使对方处理索赔。 3. 语气婉转。避免情绪激动，感情用事。用词和语气既 要坚定有力，一针见血又要客气婉转，不失礼貌，不 至使其过于难堪。 4. 引据准确。为了有说服力，经常要引据合同条文或证 明文件，这就要求前后一致。不能草率马虎，使自己 处于被动和不利地位。
回复索赔信的信函被称为理赔信。
撰写理赔信必须谨慎小心因为它在处理问题
中扮演着重要的角色。理赔信不仅是为了表
明已做好解决问题的准备，还应该争取使对 方相信所发生的错误只是一次失误，并非故 意为之。
第一节 索赔与理赔信函
Framework of the letters Letters of claims
索赔和理赔的情况时有发生，即使双方都很小 心，仍然会有相关情况的发生。解决争议，须要经 过双方的平等协商，从而理顺贸易关系，解决业务 纠纷。
当损失发生但损失并不严重时，遭受损失的一 方不会提出要求赔偿金的索赔。往往会写一封投诉 信函，以提醒对方注意避免类似情况再次发生。
常见问题如下：
1. 物被送错
索赔时务必提出证据，作为证明的文件。
3. 正式索赔
备齐证明文件，发出索赔函电。
索赔解决方法：
1. 和解（Compromise） 2. 调解（Mediate）
3. 仲裁(Arbitration) 4. 诉讼(Lawsuit)
第十一章 内容
第一节
索赔与理赔信函
第二节
第三节
范例讲解
教材范例
第一节 索赔与理赔信函
外贸函电
International Business Correspondence
2014-12-07
第十一章 投诉、索赔和理赔
在执行合同的过程中，签约双方都应该严格履 行合同义务。如果一方未能履行或未能全部履行自 己的义务，即构成“违约”。在这种情况下，受损 方失的一方要求改善或补偿时，即为“投诉”；受 损方有权根据合同规定向责任方提出损害赔偿的要 求，即“索赔”；责任方就受损失一方提出的要求 进行处理，即“理赔”。 索赔必须在合同规定的有效期内提出，否则违 约方可以不受理。时间期限一般为货到后30天。如 果合同没有明确规定，或者货检不易发现缺陷的， 一般不超过两年。