来宾接待 •当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：
-来宾是否拿到了正确的机票？ -来宾是否方便抵达机场？ -当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？ -来宾是否知道下飞机后应该如何做？
突发情况处理： •航班延误 •个别来宾迟到
来宾接待 •当来宾走下飞机后：
-确保第一时间知道接站人位置 -在班车等候时间不能超过15分钟 -班车内提供当日报纸、矿泉水及常用晕车药
突发情况处理： •班车损坏 •部分来宾延误 •班车迷路
来宾接待 •当来宾抵达接待区时：
-确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 -核对清楚每批来宾人数，保障足够的接待人力 -如果是直接进入活动场地，应准备行李寄存及存衣处，并有专人管 理，预备寄存牌
突发情况处理： •因交通原因突然导致来宾人数剧增
来宾接待 •来宾登记时应了解什么：
车辆安排——停车场
•停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？能过哪些路线？ •停车场的开放和关闭时间？ •停车场需要什么凭证？ •是否有专署停车场？ •是否有VIP专用停车场？ •是否有“停车已满”标志牌？ •停车场是否有保安管理？ •工作用车停在哪里？是否需要付费？
车辆安排——活动班车
必须首先确定不可控因素：障碍从哪儿来？
•场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 •重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 •其他不可控因素
项目协调会： •分享工作完成状态 •信息共享 •下步工作计划安排 •应付意外情况、赢得补救机会
Option File
•活动基本要素：时间、地点、参与人、主题、流程等 •活动物料汇总 •部门工作（接待）流程和要求 •活动现场具体分工（人员位置和要求） •相关文档准备
•来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？ •以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、 发车数量 •班车品牌？新旧程度？ •司机素质如何？是否会迷路？联系方式？ •班车途经路线是否有拥堵可能？ •预留至少一辆机动车辆
车辆安排——特殊来宾接待
•特殊来宾有多少人（职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人 员？入住酒店？入住时间和离开时间？ •特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？ •特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观 看场地并参加彩排？ •由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？） •特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒
团队组成和时间表—团队构成
确定工作 团队
项目负责人
参与部门
项目人员配备
确定供应 商
场地 AV/搭建 第三方
其他
团队组成和时间表——项目推进表
项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3） •项目执行：项目中每位成员制定个人每日工作协调内容 •物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 •人员分工：列出每个子项目负责人
场地选择——询问 •是否有档期？ •是否有足够的布展时间？布展需要付费吗？ •场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ •场地清扫需要特别安排吗？ •场地可容纳多少人？ •使用该场地是否需要办理特别手续？ •是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ •场地能够提供什么设施？它们是否收费？是否有承重吊点？ •现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ •场地有多少卫生间？条件怎样？ •是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ •场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ •场地是否有存放杂物或资料的地方？ •场地是否有电力要求？用电量是否有限额？如何收取费用？
的道路
判断三： 抛弃非目标必 须的华丽想法
判断四： 不做无法改变 事实的努力
定义准确
与客户共同陈述项目 与客户反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论
定义清楚
衡量项目效果 使项目效果量化 公布项目的评估标准
确定资源
列出所需资源 检查已有资源 寻找可用资源
用最短的时间让项目组新成 员了解项目
我们能做什么 评估标准：时间、数量、质 量、成本
目的和构思 确定目标及活动预算
团队构成 项目推进表 Option File
选择要求 场地情况
停车场求） •确定目标（定位准确、定义清楚、确定资源） •构思（主题策划、方案的可行性） •活动预算（先确定预算再确定计划是稳妥的方法）
在进入一个活动初期，首先要先了解以上四点。其次以下为活动中要细 细考虑的问题，以便及早发现问题，解决问题。 •每个环节可能出现的问题的地方 •每个环节所需用到的物料 •每个环节是否可以再优化 •每个环节是否给人惊喜
-主持人串词 -客户演讲稿 -客户的现场文件资料 •通讯录
场地选择——列出要求
•需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 •来宾人数：预算面积要求 •活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？ 是否有破坏可能？ •周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 •气候条件：防雨、防寒、防暑 •费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
-活动的日程安排 -活动所需佩戴证件及使用要求 -活动场地地址及行车路线 -离开时是否有班车接送 -来程时的费用报销时间、地点、方式
来宾接待 •当来宾进入酒店房间休息：
-准备小型欢迎卡 -确保来宾能够迅速联络接待人员 -是否需要提清空房间内的收费物品 -房间内是否需要准备鲜花及水果
所需资源：时间、人力、钱 我们已经有什么 我们还应该有什么
先确定预算，再确定计划是比较稳妥的方法
确定必须成本： 纳入非必须成本： 其他 -来宾交通及接待 -表演和娱乐 -场地施工及装饰 -主持人等 -工作人员费用
核心内容
前期准备
团队组成和时间表
活动场地
车辆安排 来宾接待 现场布置 后勤工作 接待基础文件
公关活动策划与执行培训
1个目的
满足客户需求
公关策划
2个关键点
符合定位 支持品牌/产品定位
结果导向 方案的可行性 符合客户需要
3个前提
产品同质化 传播策划
资源有限化 议题策划
手段重复化 主题策划
判断一： 采取何种方式
判断二： 在活动中体现 什么内容
确定你的目标—— 意味着了解如何选择最近和最稳妥