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8第八讲 EXCEL 2010公式与函数、图表


自动更新计算结果了
2、相对参照位址与绝对参照位址
公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型。相对引用地址 的表示法例如:Bl、 C4;而绝对参照地址的表示法,则须在单元格地址前面加 上”$”符号,例如:$B$l、$C$4。
相对与绝对参照的差异
假设你要前往某地,但不知道该怎么走,于是就向路人打听。结果得知你现在的位置往前走,碰到第 一个红绿灯后右转,再直走约100公尺就到了,这就是相对引用地址的概念。 另外有人干脆将实际地址告诉你,假设为”中正路二段60号”,这就是绝对参照地址的概念,由于地 址具有唯一性,所以不论你在什么地方,根据这个绝对参照地址,所找到的永远是同一个地点。 将这两者的特性套用在公式上,代表相对引用地址会随着公式的位置而改变,而绝对参照位址则不管 公式在什么地方,它永远指向同一个单元格。
移动箭头键到函数上, 会显示函数的说明
双按函数可自动输入单元格 TIP:若一直没有出现函数列表,请切换到文件页次再按下选项钮,然后切换到公式页次, 确认已勾选公式自动完成选项。
利用“自动求和”钮快速输入函数
在开始页次编辑区有一个自动加按钮 ,可让我们快速输入函数。例如当 我们选取B8单元格,并按下 钮时,便会自动插入SUM函数,且连自变量 都自动帮我们设定好了:
3、函数的使用方法
函数是Excel根据各种需要,预先设计好的运算公式,可让你节省自行设计公式的时间, 底下我们就来看看如何运用Excel的函数。
函数的格式
每个函数都包含三个部份:函数名称、自变量和小括号。我们以加总函数SUM来说明: SUM即是函数名称,从函数名称可大略得知函数的功能、用途。 小括号用来括住自变量,有些函数虽没有自变量,但小括号还是不可以省略。 引敷是函数计算时所必须使用的数据,例如SUM(1,3,5)即表示要计算1-3-5三个数字的总 和,其中的1.3.5就是自变量。
横条图:可以显示每个项目之间的比较情形,Y轴表示类别项目,X轴表示 值,条形图主要是强调各项目之间的比较,不强调时间。例如你可以查看 各地区的销售额,或是像底下列出各项商品的人气指数。

区域图:强调一段时间的变动程度,可由值看出不同时间或类别的趋 势。例如可用分区图强调某个时间的利润数据,或是某个地区的销售 成长状况。底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图。
列出Excel所 提供的函数
函数的功能叙述
按下此处可显示目 前所选取函数的使 用说明
接着从插入函数交谈窗中选取RANK.EQ函数,进行门市营业额的排名:
1、选择统计类别 若不知道Excel是否提供你所要的函数,也可在此栏 输入中、英文关键词,再按下右侧的开始钮进行搜寻
2、选取此类别下的 RANK.EO函数
结果与 RANK. EQ相同
传回3、4的 平均等级3.5
传回最高等级,所以 会有2个3,没有4
图表类型介绍

工作表中的数据若用图表来表达,可让数据更具体、更易于了解。 Excel内建了多达70余种的图表样式,你只要选择适合的样式,马上就能 制作出一张具专业水平的图表。
请切换到插入页次,在图表区中即可看到内建的图表类型。

股票图:股票图顾名思义就是用在说明股价的波动,例如你可以依序 输入成交量、开盘价、最高价、最低价、收盘价的数据,来当做投资 的趋势分析图。

环圈图:与饼图类似,不过环圈图可以包含多个 资料数列,而饼图只能包含一组数列。例如右图 的例子,可以看出电器产品近三年的销售状况。

泡泡图:泡泡图和散布图类似,不过泡泡图是比较3组数值,其数据在工作 表中是以栏进行排列,水平轴的数值(X轴)在第一栏中,而对应的垂直轴数 值(Y轴)及泡泡大小值则列在相邻的栏中。例如底下的例子,X轴代表产品的 销售量,Y轴代表产品的销售额,而泡泡的大小则是广告费。
接着输入“=”之后的公式,请在单元格B2上单击,Excel便会将B2输入到数据编辑列 中: B2自动输入到公式中
此时B2被虚线框包围 住 再输入,"+",然后选取C2单元格,继续输入,"+",选取D2单元格,如此 公式的内容便输入完成了:
自动更新结果
公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。以上例来说,假设当公式建好以后, 才发现”王书桓”的英文成绩打错了,应该是”90”分才对,当我们将单元格B2的值改 成”90”,E2单元格中的计算结果立即从220更新为225:
计算出所有门市 的营业额排名
若想变更自变量设定,请选取函数所在的单元格,然后按下插入函数钮
展开函数自变量交谈窗来重新设定
RANK.EQ与RANK.AVG函数的差异 用来算排名的函数有RANK.EO和RANK.AVG两个,而在Excel 2007(或 之前)版本则只有RANK函数。 这3个函数都可用来排序, RANK.AVG和RANK.EQ的差异是在 遇到相同数值时的处理方法不 同,RANK.AVG会传回等级的平 均值,RANK.EQ则会传回最高 等级;RANK则是Excel2007之前 版本的函数,在Excel2010仍可 使用,其作用与RANK.EQ相同。

散布图:显示2组或是多组资料数值之间的关联。散布图若包含2组坐标 轴,会在水平轴显示一组数字数据,在垂直轴显示另一组数据,图表会 将这些值合并成单一的数据点,并以不均匀间隔显示这些值。散布图通 常用于科学、统计及工程数据,你也可以拿来做产品的比较,例如底下 的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量,气温愈高,冷饮的销量 愈好。
按下确定钮,函数的计算结果就会显示在B8单元格内:
刚才输入的函数及公式
计算结果
用自动显示的函数列表输入函数

若已经知道要使用哪一个函数,或是函数的名称很长,我们还有更方便的输入方 法。请直接在单元格内输入”=”.再输入函数的第1个字母,例如”S”,单元格 下方就会列出S开头的函数,如果还没出现要用的函数,再继续输入第2个字母, 例如”U”,出现要用的函数后,用鼠标双按函数就会自动输入单元格了:
3按下确定钮,开启 函数引数交谈窗
开启函数自变量交谈窗后,如下图输入各自变量的内容:
在此输入B4 2输入要进行排名的单元格 范围(在此我们要排名的范 围 是固定在B4:813之间, 所以使用绝对参照地址)
按下确定钮即可得到计算 结果。 计算出,惠城精城门市 的营业额是所有门市的 第 3名
请选取C4单元格,并拉 曳其填满控点到C13储 存格。
这里会描述此函数的功能
若按下此处,可取得函数的进阶说明
TIP:函数方块列示窗只会显示最近用过的10个函数,若在函数 方块列示窗中找不到想要的函数,可选取其他函数项目开启插 入函数交谈窗来寻找欲使用的函数。
再来就是要设定函数的自变量。先按下第一个自变量栏Number 1右侧的折迭钮 交谈窗收起来,再从工作表中选取B4:B6当作自变量:
若将这个公式改用Excel表示,则变成要在A3单元格中输入:
输入公式
输入公式必须以等号“=”起首,例如= Al+A2,这样Excel才知道我们输入的是公式,而不 是一般的文字数据。现在我们就来练习建立公式,我们已在其中输入了两个学生的成绩:
我们打算在E2单元格存放“王书桓的各科总分”,也就是要将“王书桓”的英文、生物、 理化分数加总起来,放到E2单元格中,因此将E2单元格的公式设计为“=B2十C2+D2”。 请选定要输入公式的E2单元格,并将指针移到数据编辑列中输入等号”=”: 函数方块 在此输入“=”
切换相对引用与绝对参照地址的快速键 键可循序切换单元格地址的参照类型,每 按一次 键,参照地址的类型就会改变,其 切换结果如右:
接着输入“+ C3”,再按下F4键将C3变成$C$3,最后按下
键,公式就建立完成了:
D3的公式內容
D2及D3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成,但两者的计算结果却一样。到底它们差别在哪里 呢?选定D2:D3单元格,拉曳填满控点到下一栏,将公式复制到E2:E3储存格:

按下各个图表 类型钮,可开 启Excel内建的 图表类型
进一步选择副图 表类型,你可以 参考5-5节的 说明来更换

以下我们就简单为你说明几种常见的图表类型,当你要建立图表前,可 以依自己的需求来选择适当的图表。
直条图:柱形图是最普遍使用的图表类型,它很适合用来表现一段期间 内数量上的变化,或是比较不同项目之间的差异,各种项目放置于水平 坐标轴上,而其值则以垂直的长条显示。例如各项产品在第一季每个月 的销售量:
时,也必须以等号“=”起首,假设 我们要在B8单元格运用SUM函数来计算班费的总支出。
首先选取存放计算结果的 B8 储存 格,并在数据编辑列中数入等号”=”
选取SUM函数
接着按下函数方块右侧的下拉钮,在列 示窗中选取SUM,此时会开启函数引 数交谈窗来协助我们输入函数:
,将函数自变量
函数自变量交谈窗 目前被折迭起来 选取的范围会 被虚线框围住
按—下自变量栏右侧的展开钮
,再度将函数自变量交谈窗展开:
选取B4:B6当作自变量
TIP:除了从工作表中选取单元格 来设定自变量,你也可以直接在自 变量栏中输入自变量,省下折迭、 展开函数引,数交谈窗的痲烦。
这里会显示计 算的结果
只要按下enter键,就可 以算出班费的总支出了 会自勤选取好函数引 数,你也可以自行重新 选取其他范围 这里会有函数的输入格式提示 除了加总功能之外,还提供数种常用的函数供我们选择 使用,只要按下 钮旁边的下拉钮 ,即可选择要进行 的计算:
可用来做这些 运算 若选此项,会 开启插入函敷 交谈窗
开启“插入函数”交谈窗输入需要的函数

折线图:显示一段时间内的连续数据,适合用来显示相等间隔(每月、 每季、每年….)的资料趋势。例如某公司想查看各分公司每一季的 销售状况,就可以利用折线图来显示:
圆形图:饼图只能有一组数列数据,每个数据项都有唯一的色彩或是图 样,饼图适合用来表现各个项目在全体数据中所占的比率。例如底下我 们要查看流行时尚杂志中卖得最好的是哪一本,就可以使用饼图来表示:
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