项目档案
综
监
施
设特
合
理
工
备种
类
类
类
类载
体
类
立 勘征 招 工 资 质进 协 管 质 技 竣
项 申 报
察地 投 程 金 量度 调 设拆 标 管 控 控控 管
理 保术工 类 材文图来自计迁理 制 制制 理
料件
2、科学分类
▲分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。 ▲分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。 ▲分类要清楚，不能相互交叉、包容。 ▲分类包括分大类和分小类
项目文件分类
综 合 文 施工文件 件
项目文件 监理文件
管 理 性 文 件
技 术 文 件
质 保 材 料
竣 工 图
管 理 性 文 件
进 度 控 制
质 量 控 制
资 金 控 制
设备文件 特载文件
商 务 考 察 招
开 箱 文 件
设 备 试 运 行
照 片 类
录光 音盘 录及 象其 类他
标
文
文
件
件
3、合理组卷
2、按项目文件产生的阶段跟踪 ▲工程准备阶段文件 ▲施工文件 ▲竣工图和竣工验收文件
※两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集
归档为主
（三）基建项目建设各阶段归档文件的跟 踪收集和编制责任
1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件
▲项目准备阶段—建设单位 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位、建设单位 ▲项目竣工阶段—建设单位、施工单位、监理单位、 设计单位、勘察院等
项目竣工验收和试运行阶段—建设单位、 施工单位、监理单位
△竣工图
综合竣工图、专业竣工图；
△交工竣工验收文件
工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电 子材料
.
监理单位文件 △监理管理文件 △监理基础文件
.
2、 明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任 项目准备阶段—建设单位负责收集整理 项目施工阶段—施工单位负责收集整理施工文件、监
案卷装订 案卷封面填写 卷内目录与备 考表填写 卷内文件整理 合理分卷 科学分类 系统收集
1、系统收集
▲对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 ▲将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准
确等要求。 ▲区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文
件、重份文件、事务性文件等
基建档案管理培训
集团档案室 田芳容 2009年11月
提纲
◆当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施 ◆基建项目文件整理归档中的疑问 ◆基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整
理规则 ◆各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项
一、当前分公司基建项目档案收集中存在
的问题及措施
问题： 归档体系不完善 项目参与单位收集归档意识淡薄 归档材料不及时、不齐全
基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表
档案内容 基建项目机构成立文件
文书档案 是
项目档案 是
行政事务、人事任免、后勤保卫等
是
勘察设计、招投标、设计变更、工程款
是
支付、事故处理、开工、交工、竣工验
收等
基建项目单位工作计划、总结
是
立项审批、基建项目进度计划、总结、 是
是
领导视察材料等
质量检查、安全检查、进度检查、事故 是
.
措施：
前端控制，明确各阶段收集归档责任 跟踪管理，执行“三同步”制度，重点检查督导 经济挂钩，按合同做好事先沟通及验收考核工作
二、基建项目文件整理归档中的疑问
疑问： 项目过程中产生的文书材料怎样分类，是否需要全部归档； 如何确定收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版； 鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况，如何做好跟踪管理； 怎样确保归档的材料齐全完整; 电子文件和照片档案的收集管理；
▲卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。
组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案 卷。
▲卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2--4公分为宜；卷
夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。
▲卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以
采用件保管的方法。
组卷的原则
△遵循文件形成规律和特点 △保持文件之间的有机联系 △便于档案保管和利用
理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建 设单位检查督导
项目竣工及试运行阶段—施工单位负责编制竣工文件， 监理单位负责审核，建设单位验收
举例：施工阶段
监理收集编制
监理文件
建设单位 检查
监理审核
施工文件
主管、 档案部门
检查
施工单位 收集编制
施工单位 审核
（四）基建项目归档文件整理规则
案卷目录编制
▲有价值的文件经整理归入档案室保存，即为归档。 ▲无价值的文件予以剔除、销毁，即不归档。 ▲确定归档与不归档应遵循价值鉴定原则。
3、确定项目文件的归档范围
▲前期文件的归档范围 ▲施工文件的归档范围 ▲监理文件的归档范围
（二）基建项目文件跟踪归档范围
1、按项目文件产生的来源单位跟踪 ▲项目建设单位（集团和各分公司）文件 ▲项目施工单位文件 ▲监理单位文件
▲项目准备阶段—建设单位
△立项文件； △建设用地、征地、拆迁文件； △勘察、测绘、设计文件； △招投标文件； △开工审批文件； △财务文件； △建设、施工、监理机构及负责人
▲项目施工阶段—施工单位、监理单位
施工单位文件
△施工技术准备文件 △施工现场准备文件 △地基处理记录 △工程图纸变更记录
△施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 △施工试验记录 △质保材料 △隐蔽工程检查记录 △施工记录 △质量评定 △施工质量照片、录音录象及各类图表
三、基建项目档案归档范围、各阶段收集 编制责任及整理规则
（一）项目文件的不归档与归档范围确定 1、区别文书档案与项目档案 2、区别归档与不归档 3、确定项目文件的归档范围
1、区别文书档案与项目档案
▲文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党
务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动 的历史面貌。 ▲基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征 用、施工、监理等活动中形成的历史记录。 ▲两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。
是
处理等
施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表
档案内容
文书档案
基建项目部成立、公章启用、技术（施 是 工、监理）人员安排等
行政事务、临时工聘用、临时租房租地 是 借地合同等
与上级公司来往文件、党务文件等
是
开工报告、施工记录、设计变更、计量 支付、索赔、质量事故处理、施工竣工 图等
项目档案 是
是
2、区别归档与不归档