文档序号：XXGS-YXFA-001
版本编号：YXFA -20XX-001
XXX（单位）公司
辅料采购作业指引
编制部门：知丁
日期：年月日
辅料采购作业指引
1．适用范围
本制度适用于深圳市比克电池有限公司除原材料、固定资产之外的所有物料的采购作业的管理。

2. 部门请购权限：
2.1 机电工程部负责柴油、五金工具、电子电器、气动元件及除固定资产以外的维修配件请购。

2.2 计划物控部负责生产线上相关低值易耗品请购的汇总。

2.3 办公室负责办公用品的请购。

2.4 人力资源部负责工衣、工帽、工鞋等的请购。

2.5 品质部负责计量工具、仪器仪表的请购。

2.6 信息管理部负责办公耗材的请购。

2.7采购部负责采购任务的完成。

3. 请购时间的要求
3.1 请购部门以统一的《月辅料需求计划表》或《周辅料需求计划表》(以下统称需求计划表)汇总各需求部门的需求计划，并分别于每月15号和每周三之前，将已审批的下月和下周的需求计划以电子档和书面档形式交采购部文员。

3.2请购部门在请购前要与需求部门就有关质量的“规格、品牌、材质、产地”中的一个或几个方面加以明确，如
上述四个方面不足以说明问题，请购部门可在需求计划表中“备注”栏补充说明，并详细说明其用途。

3.3 请购部门如不能说清或不能确定所请购物料的要求时，需在转交需求计划表时向采购部提供实物样品，或派人与采购工程师共同去市场上确定，否则，采购部将退单给请购部门，请购部门将承担由此引起的延误责任。

3.4 同样，采购工程师在接到需求计划表单后，发现有疑问或有不能确定质量的物料，采购工程师必须立即与请购单位确认清楚，否则采购工程师将承担由此引起的延误责任。

3.5 对于特急请购的物料，由请购部门副经理与采购部副经理直接确认，并且在《周辅料需求计划表》的“备注”栏注明，采购部会同有关部门在最短时间内采购到位。

4. 采购实施的组织
4.1 采购部文员把当日接到的需求计划表单要分别转交给采购副经理和采购工程师。

采购工程师要综合分析所采购的物料，负责向主管、副经理提出采购意见。

4.2对于《月辅料需求计划表》中物料的采购，须经过采购部内部讨论。

在副经理对数量分配、交期、质量、价格、货源等确认后，由采购工程师实施采购。

采购工程师不得擅自决定采购，讨论工作在每月20日前完成，具体物料的到货按照本指引“第4条”的要求完成。

4.3对于《周辅料需求计划表》的采购，采购工程师组
织好货源报采购主管确认后即可按照本指引“第4条”的要求采购到货，确认的过程在1个工作日内完成。

但是，对于首次采购的物料或者数量比上次采购增加较多的物料，将由采购主管直接向采购副经理汇报，或者组织有采购副经理参加的讨论会，并得到采购副经理确认后实施采购，确认的过程以不影响需求日期为准。

4.4 物料采购的执行须经过规范的《订货单》来完成。

如采购执行确实不需要按照本条要求执行的，《月辅料需求计划表》的要经过采购副经理确认、《周辅料需求计划表》的要经过采购主管确认。

4.5 当需求计划表单独作为采购依据使用时，采购副经理审批后即可执行。

5. 采购实施过程的完成
5.1采购部文员将请购计划表转交给相应的采购工程师，由采购工程师实施具体采购。

5.2采购工程师结合需求日期、供应商最终确认的交货日期，在《月辅料采购计划表》或《周辅料采购计划表》（以下统称采购计划表）由采购工程师填写计划到货日期，由采购副经理进行确认。

文员以电子档形式通知相应的请购部门。

5.3《月辅料采购计划表》中不能按计划到货的物料，采购工程师要向采购副经理汇报；《周辅料采购计划表》中不能
按计划到货的物料，采购工程师要向采购主管汇报，确定后，分别由采购副经理、采购主管向请购单位说明情况。

5.5 采购工程师对请购的物料，特别是第一次采购的，在采购前要做两方面工作：一是对每一物料质量的规格、材质、产地、品牌或其它质量方面深入了解，实地比较；二是对每一种物料的价格要进行两家以上的询价、比价、定价；三是新开发供应商的资料要求齐全，并做好整理、归档。

5.6 采购部文员负责把审批后的《订货单》传真给供应商，采购工程师按照《订货单》中确定的交货日期，在货到时，带着需求计划表通知请购部门责任人去现场验收。

5.7 采购工程师在现场验收时职责：（1）查看供应商所送物料的质量与双方约定是否一致；（2）现场退换质量不符或与需求不符的物料；（3）与供应商现场确认未按时到货和退换物料的到货时间。

5.8请购部门责任人现场验收时职责：（1）确认验收物料的质量和数量是否与请购单一致；（2）确认验收物料的质量与采购工程师所提供的对应的《订货单》或需求计划表中质量要求是否一致。

如不符，请购部门责任人有权拒绝在《送货单》上签字或在《送货单》上说明验收情况。

5.9带有供应商、请购单位责任人、采购工程师、仓库签字的《送货单》才是有效单据，否则采购部文员将不进行价款处理。

5.10同等质量下采购单价有较大降低的，采购工程师可直接向采购副经理提出现金支付申请。

6. 采购完成后的相关工作的处理
6.1 采购工程师：（1）把每次采购中新增物料的质量、价格等资料分别列入辅料的价格档案和质量档案中（2）配合文员核对每张订单或请购物料的完成情况。

（3）把采购过程中的所有供应商报价资料装订成册；（4）有计划地外出寻找以前采购过程中较为难买的物料、独家供货的资料和自己不清楚质量状况的物料。

6.2 文员：（1）按《订货单》或采购计划表中规定的时间，跟踪核对采购完成情况；（2）核对各请购单位的请购完成情况；（3）定期向采购副经理全面汇报未到货物料的情况。

7. 采购资料的整理
7.1采购部文员要按采购工程师的工作范围为标准，对采购计划表和《订货单》进行按周分类整理、按月分类汇总，装订入册。

7.2 采购部文员在采购计划表和《订货单》全部执行完毕后，按月分类汇总，装订入册。

8. 支持文件
8.1 《固定资产采购控制程序》COP7403
8.2 《供应商开发与管理程序》 COP7401
9. 记录表单
9.1 《月辅料需求计划表》QR-PD2-01-01/A 9.2 《周辅料需求计划表》QR-PD2-01-02/A 9.3 《月辅料采购计划表》QR-PD2-01-03/A 9.4 《周辅料采购计划表》QR-PD2-01-04/A 9.4 《订货单》QR7403-02/B
知丁。