文件资料管理培训
© All rights reserved
文件体系
一阶文件
二阶文件
质量手册
程序文件
作业指导书，工程资料 检验规范等
受控文件
三阶文件 四阶文件
表格，单据
文件制定

文件由授权部门制定； 文件发布前必须得到批准； 文件要有修订记录和版本标示； 确保文件保持清晰、易于识别；
文件编号规则
确保在使用处可获得适用文件的有关版本； 对作废文件或旧版文件要由文控回收，不可 自行报废； 所有受控文件发行盖“受控文件”章，外来 文件盖“外来文件”章； 文件收发要签文件收发记录，回收文件如丢 失要在收发记录上签名确认； 使用中文件丢失，使用部门向文控申请补发， 填写文件补发申请；
文件管理




体系文件
AL- XX- XXX 3位数字，表示文件序列号 2位数字，表示几阶文件

工程资料
奥力编号--XXX 文件类别，如SIP,SOP等
文件更改



文件更改要更换版本并重新批准； 确保文件的更改和现行修订状态得到识 别； 文件更改后，旧版文件必须全部回收， 重新发放新版文件；
文件收发

记录文件控制



记录属于四阶文件，不需要由文控受控， 但要有受控编号； 记录要由部门妥善保管，以备查询，记 录保存期限一般为二年，有特殊规定另 外确定； 记录的保存要按时间或编号的先后顺序 进行分类存档，归档的记录要进行标示， 以便于区分和查询；
Asset Technology
时间进度
Thank you!

受控文件保管要建立专用的A4文件夹； 文件要建立目录表，并对每份文件标示 页码，方便检索和查找； 文件要进行分类并标示文件类别； 文件的保存位置要放于文件柜或文件夹 中，并标示文件类别； 受控文件如无变更需永久保存；件使用
质量手册和程序文件作为体系运行支持文件， 不需发放现场，部门必须妥善保管； 三阶文件是主要针对现场的作业指导类文件， 必须发放现场使用，用完后回收至部门保管； 文件放置现场使用时要用硬胶套等保护使用， 并悬挂于适当位置防止沾油、水等受到损坏；