备忘录—Memorandum Accounting /002/2011

呈Submit：总经理

至To：各部门

由From：财务部

日期Date：2012年7月4日

事宜Subject：关于合同管理规程

为使酒店对外合同签署规定有据可依，根据酒店实际情况，特拟定本管理规程：

一、酒店合同的种类：

营销推广类A（1客户协议书、2网络公司订房协议书、3旅行社协议书、4对外发布广告类），工程类B（1施工安装类、2维修保养类、3装修装饰类、4工程改造类及5零星工程类），采购类C（1正常经营供应商类、2一次性购销类、3外埠采购合同类、4零星采购类），

租赁类D（1对外出租（房屋、设施）类、2设施（物品）租入类，

人事劳动合同类E（1一般劳动合同、2外聘劳动合同、3出资培训协议书、4安全管理责任书、5评星责任书等），

其它类F（1外包清洁类、2灭虫消杀类、3垃圾清理清运、4管理合同、5特约商户、6其它类）；

说明：例如2011年1月市场营销部与接待办签定客户协议书，合同编号S&M11A10001，以此类推。

三、合同审批程序：

①立项：各所属部门将需求（例如工程改造、设备采购等）相关事宜书面报告总经理

及董事长批准后草拟合同；

②操作流程：部门根据业务需求拟定合同（协议书）文本部门负责人在合同审批表上

签名→涉及到工程事项交工程部经理确认工程量、进度等→交采购部经理签字确定

价格→交财务部经理审核→交总经理审批→特殊合同需交董事长批准→涉及到酒

店对外重大合同者须经法律顾问确认；

③在拟定好合同审批前，合同的相关价格、质量要求及售后服务等条款内容应是在对

方认可的前提下上报；

④合同经以上审批程序后，填写“用印单”交出纳处盖章，一般不允许使用部门章。

四、合同签署权限

①市场营销部对外签署的各类销售协议书，由营销部经理在酒店当局允许的价格范围

内负责签署，并加盖部门公章生效。任何员工不得签署对外协议书，在低于酒店当

局允许价格时报酒店总经理审批后方可签署；

②根据目前实际管理模式，采购部的所有采购合同由采购部宋勇奇经理签署并生效，

③属于酒店正常经营范围内的合同、协议书由酒店总经理在审阅合同审批单后签署

④属对外投资、贷款、重大工程改造及大型设备采购合同类、属于对外签署合同涉及

到酒店产权、债务等经济纠纷者，经法律顾问审核后，均由董事长签署；

⑤市场营销部和采购部签署的协议书和合同应即将正本交付财务部；

⑥未按签署程序及权限审批，则属无效合同。

五、合同的规范管理

①市场营销部对外签署的各类营销文本（与公司和旅行社等），名称均定为“协议书”；

②酒店所有合同的签署一定要本着合法性、严密性、可行性的原则进行，要以酒店利

益为重，合同基本内容须有“标的、数量质量、价款或酬金、保质期、质保金、履行期限地点或方式、违约责任”等基本条款，特殊约定必须另行注明；

六、合同的保管

①所有经审批后生效的合同正本归属财务部管理，财务部负责文本原件的保管、监督、

实施、存档、装订等管理工作；财务部将按部门按类编号存档，属于营销部签署的

客户协议书、网络公司订房协议书及旅行社协议书等营收类的协议书由财务部信贷

员负责保管，除此之外的所有合同由财务部主管负责保管

②执行部门保存合同复印件，便于执行跟进；

③作废合同和失效合同，需使用部门及时与财务部沟通，由财务部负责清理、装订、

存档工作；

以上合同管理规程，请各部门遵照执行，在实际操作中出现与以上规定有冲突时，经酒店管理层批准另行解决。

本管理规程自2012年7月1日起施行

附件：合同审批表

谢谢关注！

财务部总经理

合同审批单