酒店宾客档案管理规定
以下内容仅供参考，大家请根据酒店实际情况作出调整。

（一）、目标
建立酒店宾客历史档案的管理系统，其目是：酒店对客服务部门，在宾客抵店或住店期间，能够充分利用宾客历史档案的相关信息，及时有效地增加宾客满足感的同时，为他（她）们提供全方位、持续性与细致的个人化服务，并努力超越宾客的愿望。

二、建立客史档案的对象：
酒店的重要客人、商务客人、有潜力的散客与回头客。

三、宾客档案信息的收集、更改、存档与使用的部门：
四、《酒店宾客历史档案的管理规定》
1、酒店的客史档案是酒店的主要信息资料,各部门应严格遵守保密制度，任何员工不允许向无关人员或外界泄露客史档案屮的有关内容。

2、各营业部门应指定专人负责客史档案的收集、更新、存档的管理丁作。

3、客史档案必须在客人住店期间或离店后，相关部门需及时在酒店电脑管理系统内，完成对该客史的更新与存档工作，以确保该客史的准确性与完整性。

客史信息的提取与査询，必须经所在部门的分部位管理人员同意下，方可予以进行。

4、各有关部门必须严格按照《宾客历史档案管理的运作程序》，进行宾客历史档案的建立、更新、删除、存档、使用等运作。

《宾客历史档案管理的运作程序》
一、建立新的宾客历史档案（HOTEL COMPUTER MGMT SYSTEM)
1 ．按要求或在宾客离店后，前台接待处把入住登记卡、酒店电脑FIDELI0系统内有关该客人的企部信息资料输入或建立新的宾客历史档案系统内（表格附后），内容如下：
◆宾客姓名
◆籍贯
◆职务
◆公司名称及地址
◆护照／身份证号码、有效期及国籍
◆出生地点及日期
◆住店信息：
一抵离日期
一房间类型
一房间号码
一房间价格
一预订来源
一消费总额
一付帐方式
一对酒店各营业场所的喜欢与不喜欢
一意见与投诉
一对酒店各营业场所的喜欢与不喜欢
一意见与投诉
2 ．预订处在建立起新的客史档案后，需在该客人的酒店电脑历史帐户中的宾客姓名末端注明新的客史编号，表明该客人在酒店存有客史档案。

3 ．酒店各营业部位在电脑历史帐户中可按照该客人客史档案编号 x x xx 或客
人姓名，进入该客人的客史档案查询或更有关内容。

4 ．酒店各电脑 FIDELIO 系统使用部门，在电脑中查寻某位宾客的帐户时，如看到客人姓名末端注有客史档案编号 x X XX ，请留意该客人在本酒店的历史档案信息，以便跟进相关服务。

二、宾客历史档案的使用
客史档案信息的使用对每一个营业部门的服务水准至关重要，各部门应在当天打印出次日抵店的客人报告，对那些有客史档案记录的宾客需跟进以下内容的有关细节：
客人抵店的前一天
销售部预订处
1 ．按照次日抵店的报告，查找出有相关客史档案的客人。

2 ．按客史要求预分宾客所需的房间类型及特定房号。

3 ．派发《宾客客房用品中请表》至有关部门。

4 ．通知客务关系主任安排相关客人的生日、结婚纪念日的所需贺卡及礼品
5 ．在电脑中准确输入房价并按客人的特殊要求输入服务代码（此表附后）
6 ．仔细检查客史档案中，客人在上次住店期间是否曾有过不愉快的意见、投诉、事故等，需及时提醒有关部位注意跟进服务。

前堂接待处／行李部
1 ．按照预订单的有关要求，核查并预分相应的房间类型及房号。

2 ．根据该客人的客史记录完成预先登记工作，以方便为客人提供快速入住登记服务。

3 ．检查该客人在酒店是否有行李寄存的记录，以便在客人入住时及时提醒客人。

客人抵店的前一天
管家部
1 ．在客人抵店前，根据客人的喜好，摆放相应的房间及卫浴用品。

2 ．在客人抵店前，根据客人的习惯及特殊要求，放置其它物品（例如：额外的毛毯、毛巾、枕头、硬板床或多功能插座等）。

3 ．查询客人是否有遗留物品记录，并在客人入住时及时通知客人认领。

4 ．留意客人洗衣的特殊要求与收取客衣的时间。

5 ．留意客人要求清洁房间与夜床服务的时间及特殊要求。

销售部
1 ．核查客人此次入住的房间类型、房价及预订来源。

2 ．根据客人抵店的时间，指定有关销售人员在客人抵店时，迎接客人并适时进行销售拜访和意见的征询工作。

餐饮部
1 ．根据客人的习惯与口味，安排适当的菜式、酒水、用餐环境。

2 ．根据客人的喜好，可提前指定安排相应的厨师、餐厅服务人员做好届时为客人服务的准备工作。

3、宴会销售经理或餐厅经理在客人抵店前，应査阅该客人在客史档案中有关餐饮的全部记录，及时对餐饮部的有关部位进行安排与落实，以做好餐饮服务的跟进与意见征询工作。

三、宾客历史档案库的更新与维护
宾客历史档案的存档系统更新与维护，是每一个对客服务部门应有的贵任，我们必须充分认识到以下重要性：
1、随时掌握客人的通讯与联络地址，以利于我们适时向客人推荐并销售我们的
产品，增加酒店的营业收入。

2、随时清楚的了解客人的习惯、喜好与其它相关信息，有利于我们在增加客人
满意感的同时，能提供超越他（她）们愿望的服务。

获取/更新客史档案信息的渠道
酒店的每一位员下都有贵任在适当的时间、采取适当的方式收集客人的相关信息资料，并及时反馈给本部位的客史档案库的管理人员，以及时更新该客人的历史档案资料。

1、销售部销售人员、餐饮宴会销售人员、前堂人堂副理与客务关系主任及各部
门的一线人员应适时与客人沟通并征询客人的意见。

2、客人的名片、意见书、问卷调査。

3、大堂副理日志、礼仪电话记录、销售部与餐饮部的销售拜访记录及酒店各部
位交接班日志。

各部门客史信息的沟通方式：
1 ．各部门管理人员负责将所收集到的信息及时反馈到本部位的客史档案管理员处，以完成对本部门客史信息的更新与存档工作。

2 ．各部门若需查询客人在酒店其它部门的信息资料，则需在本部门的管理人员授权后，方可在本部门的电脑终端上查询有关资料。

注意：
酒店各部门在每个月底需完成对本部门的宾客历史档案清理与核查工作，客史档案库的信息收集、更新与存档需参照以下内容
前堂部
一客人的姓名／性别／国籍／籍贯
一客人的职位
一公司名称／地址
一护照／身份证号码
一联系电话／传真／电子邮件
一出生日期／结婚纪念日
一房间的预订与确认方式（传真／电话／电子邮件／商业信函）
一喜欢的房间类型／房号
一房间价格／预订来源
一喜欢的欢迎礼品（鲜花／水果／酒水等）
一付帐方式／消费总额
一抵离日期／房间号码
一客人的意见与投诉
一行李寄存记录
一客人所喜欢的店外服务项目
餐饮部
一客人喜欢的餐厅／菜式／酒水／饮料
一用餐的氛围／个人习惯
一用餐的价位／折扣
一客人钟意的厨师／餐厅服务员
一特殊要求的餐台摆放／餐具销售部
一房间的预订与确认方式（传真／电话／电子邮件／商业信函）
一预订来源
一房间的种类／价格
一客人的职务／公司名称
一公司地址
管家部
一客人喜欢的客房用品／卫浴用品
一要求清洁房间和夜床服务的时间与次数
一客人喜欢房间清洁的方式和物品摆放的位置
一客衣洗涤的特殊要求及有关注意事项
一客人喜欢收取／送回客衣的时间
一客人喜欢送回洗衣的方式（折叠、挂架等）
一其它特殊要求（额外的枕头、毛巾、毛毯、变压器和多功能插座等）
注意：
酒店各部门的宾客历史档案的管理人员，必须及时、准确的完成上述信息资料的更新、存档工作。

四、宾客历史档案的删除
为了确保酒店宾客历史档案的价值性，需定期对酒店宾客历史档案库信息资料进行清理和删除工作，该项工作由前堂接待处在酒店其它部门的配合下负责完成。

具体工作任务如下：
1 ．由申请部门填写需删除客史档案的《客史档案删除记录》（表格附后），并注明有关内容，报所在部门经理审批。

2 ．将《客史档案删除记录》和该客人的全部客史档案资料交至前堂部经理查阅。

3 ．经前堂部经理批准后，预订处在该客人的《宾客历史档案片》上加盖“ PURGED " （删除）印章，同时将审批过的《客史档案删除记录》附订在档案卡片的正面。

4 ．预订处将客人的宾客历史档案从酒店电脑管理系统内清除后，应及时在酒店电脑 FIDELIO 系统中的该客人的历史帐号（ Guest FIDELIO history Folio ）上删除客史编号 Hx xx , 同时在 Repeat Guest 一栏中将“ Y ”改为“ N " ，在酒店电脑系统中，该客人的历史帐号将不再存档。

5 ．前堂部经理向酒店主管本部门之副总经理汇报对客史档案删除的原因及有关内容。

6 、宾客历史档案的使用权限
1 ．客史档案的查询
一酒店高级行政管理人员、部门甲级经理
一人堂副理、宾客关系主任
2 ．客史档案的更改
一预定部主管／经理
一各部门指定客史信息管理员／文员。