公文处理管理办法
为了加强对公司各类公文处理的管理，确保各类公文能切实起到作用，充分发挥各项公文在公司管理运行中的作用，提高工作效率与工作质量，结合公司自身的特点，特制定本管理办法。

1 范围
本办法适用于XXXX公司所有部门和员工。

2 术语和定义
2.1公司的公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

使用 OA 等办公软件所行使的公文同样适用本办法。

2.2公文管理
包括公文的拟发、收发、办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

3 管理职责
3.1 总经理管理职责
总经理对公司的公文处理的管理负有领导责任，负责重要文件的批示。

3.2 副总经理及总经理助职责
副总经理及总经理助负责对公司分管范围内的公文处理管理负有领导责任，负责相关文件的批示。

3.3 公司综合管理部职责
公司综合管理部是公司文件处理的统一归口管理部门，负责外来文件转办、内部各部门发文管理、公司文件的归档管理工作，并对公司公文管理的有关情况进行检查考核，并提出奖惩建议。

3.4 各部门职责
根据批示对文件内容进行处理落实、对本部门所归口的文件进行管理，按相关规定要求做好本部门文件资料的清理，并及时报综合管
理部归档。

4 管理内容与要求
4.1 外来文件管理
4.1.1 综合管理部收到外来行政公文后应立即登记、编号，分送主管领导批阅，签注意见并签字备查，急件必须当天送批。

4.1.2 按公司领导的批示做好上级公文的传阅工作，对综合性公文、急件做好催办工作，应做到传递迅速，对有承办要求的文件应及时催办。

4.1.3 按档案管理要求对上级重要的文件资料及时进行收集、归类、登记、立卷、归档。

4.1.4上级下发或公司外发来的重要传真、信件等由综合管理部及时送公司领导阅批或有关部门处理后，应及时送公司档案室归档。

4.2 公司内部文件管理
4.2.1 公司内部公文应采用统一的标准文件格式发放。

4.2.2 凡属公司正式行文（包括公司各项规定、通报文件）由各部门提出初稿，经部门领导审核，公司领导审批后，由公司综合管理部统一登记、编辑成文下发。

行文时必须加盖公司印章方为有效。

4.2.3 公司各部门下发的业务性通知应经各部门领导审核后可自行下发，但部门应做好归档管理工作，年底时根据档案管理的要求，及时报综合管理部统一存档。

4.2.4 公司对外的和需要上报（存档）的文件、材料、各类报表、有关业务信函等，由各部门提出初稿，经部门领导审核，公司领导审批后，方可到综合管理部加盖公司印章方上报或外传。

4.2.5 公司重要公文或涉及公司内部秘密事项的资料、传真需外传时，须登记并经公司领导签字并加盖公司行政章后方可办理外发。

4.3 文件归档及管理
4.3.1 各级档案管理员和资料管理员对本人职责范围内主管文件的归档、损坏、丢失和失密负责。

严格借阅审批手续。

4.3.2 公司档案管理员应根据档案管理的有关要求，指导各部门进行
文件、资料的归档管理工作。

4.3.3 文件归档后应建立文件卷宗，列出明细，便于查阅。

4.3.4 归档文件要做到防蛀、防潮，要定期检查保存状况，对发生保管问题及时处理。

5 附录与记录
JL-6.2-ZG-23 文件签发单
JL-6.2-ZG-24 发文稿纸。