XXXXXXXXXX有限公司管理文件采购合同订单管理办法
XXXXXXXXX-V1.0
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2020-3-25发布2020-4-1实施
发布
采购合同订单管理办法
1.目的
1.1规范采购合同订单的作业流程；
1.2确保采购作业正确性、时效性和规范化；
2.适用范围
适用于全公司生产性物资的采购作业
3.定义
3.1生产性物资：直接在产品生产过程中使用的各类原材料，包括构成产品设计BOM清单中的设计物料及生产用辅
料，但已确定为零星采购的物料不包括在内。
3.1 风险采购：有下列情况之一者，视为风险采购物资：
A)行情波动较大的（含上升或下降）或市场供求关系发生重大变化（供过于求或求过于供），为节约采购成本需
一次性大批量采购的物资；
B)原供应商被取消，新的供应商还在认定中的物资；
C)因标准采购周期发生变化或采购周期原因造成无法满足需求计划的物资；
D)新产品开发过程中出现需求明确而技术状态仍未冻结的物资；
E)产品认定已经合格，但还未列入BOM清单的物资；
3.2 采购订单(PO)：是指采购员根据生产计划和资源状况，依据BOM清单向供应商发出的生产、研发过程中所需的各类原材料的到货验证、结算以及相关责任追溯的凭证；
3.3采购预计划（FORECAST）：由操作采购员向供应商发出的供应商备料计划、资源准备的采购意向凭证。
4职责
4.3供应链管理部：负责物资定价，确定供应商份额；保证采购订单的及时性和正确性，物料交期的跟踪、到货，
以及物料使用异常的及时处理；
4.4库房：负责到货物资的数量确认和收货，在发生收料异常(数量短少，型号错误等)时及时通知采购处理；通知IQC
对来料进行检验；
4.5质量部：接到库房检验通知后安排抽样检验，如有品质异常通知采购共同处理；
4.4 生产部：制定生产计划，定期通知供应链管理部排产计划，清理物料实际齐套情况并与供应链管理部一起根据
物料齐套的难点问题及时调整生产计划
4.5 营销部：负责向供应链管理部提供销售预测及其变动情况，并在征询供应链管理部物料采购情况的意见后协调
客户和相关部门，以便供应链管理部制定和修正采购计划。
5分类和作业流程
5.1 分类
采购合同订单管理办法包括：采购合同订单处理及审批流程、未清订单管理办法和采购订单合同书管理办法；
5.2 作业流程
5.2.1采购合同订单处理及审批流程
5.2.1.1采购合同订单处理
5.2.1.1.1 采购合同订单生成的依据
5.2.1.1.1.1 A类物资：客户订单或生产计划，及见单下单；
5.2.1.1.1.2 B类物资：
交期在6周以上：营销预测，风险采购报告，客户订单或生产计划；
交期在6周以内：客户订单或生产计划；
5.2.1.1.1.3 C类物资：
交期在6周以上：营销预测，风险采购报告，客户订单或生产计划；
交期在6周以内：客户订单或生产计划；
5.2.1.1.1.4 D类物资：
交期在6周以上：营销预测，风险采购报告，客户订单或生产计划；
交期在6周以内：客户订单或生产计划；
5.2.1.1.1.5 以上4类物资如果预计客户订单或生产计划交期不能满足，需要提前下单的，以风险采购报告作为下单
依据；
5.2.1.1.1.6 采购物资分类参看《物料的分类管理办法》；
5.2.1.1.2 采购合同订单的生成：采购员根据生产交货计划和销售预测计划编制采购规划，编制的基本原则与MRP
原则相同，既物料总采购数量=总需求数量-库存可用量-未清订单，然后根据编制好的采购规划，在R/3系统内创建采购订单，在系统外做纸质合同；
5.2.1.1.3 采购合同订单生成的不同情况
A)见单下单：采购员以采购规划为基础，除满足安全库存设置要求外，订单数量不能超过采购规划表中的物
料实际采购数量（物料实际采购数量=已接订单的物料需求数量-当前库存数量-未清订单数量）。
B)因采购周期太长见单下单无法满足生产需求，最主要的方式是通过供货协议和采购预测计划（FORCAST）
强制供方超订单备料，见订单发货。
C)供方不签定供货协议也不接受采购预测计划（FORCAST）的，采购员需拟制专题采购报告，经战略采购员
审核、供应链管理部经理会签，广东器件公司总经理批准后再下达订单，但即使如此订单数量仍不能超
过采购规划表中计算的采购计划数量，具体计算方法为：
采购计划数量=（周平均需求数量*物料单机用量*采购提前期+安全库存数量*单机用量-当前库存数量-
未清订单数量)*份额，采购提前期=采购周期-订单允许的物料齐套时间(如GE订单的实际情况为订单交
期6周-成品运输周期3周-生产和物料检验周期1周=2周）,如果后续两个月的预测需求数量不为零，周
平均需求量=（近四周的成品周订单量+2个月的预测需求）/13周，如果后续两个月的预测需求数量为
零，则周平均数量=近四周的周需求数量/4周)
5.2.1.1.4 采购合同订单的下达
5.2.1.1.4.1 采购合同订单下达的实效：一般订单：3个工作内下达；紧急订单：1个工作日内下达；
5.2.1.1.4.2 采购合同订单下达的方式：电子邮件或传真
5.2.1.1.5 采购合同订单的跟踪
5.2.1.1.5.1 采购合同订单的确认：采购订单下达后，要求供应商在收到订单的1个工作日内以电子邮件方式确认收
到，在3个工作日内反馈交期；
5.2.1.1.5.2 采购合同订单的评估：在收到供应商确认的交期后，评估是否能满足生产，如不能满足，和供应商协调
提前交期，如果协调无果，需逐层(采购组长-采购经理-总经理)上报进行处理；
5.2.1.1.5.3 采购合同订单的反馈：对于交期不能满足生产的物资，在2个工作日内以生产预警单的形式向生产部门
反馈；
5.2.1.1.6 采购物料的到货