u 文书档案的保管期限定为永久、长期和短 期三种。长期（15-50年），短期（1-15 年）。
u 机关文书档案的保管期限定为永久和定期 两种，定期一般分为30年、10年 。
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3、排列
u 归档文件的排列 是指在分类方案的最低一级类目内，按事 由结合时间、重要程度等排列。 “最低一级类目”是指分类时所确定的类 目体系中设在最低的一级类目，例如按照 “保管期限——年度——机构”分类， “机构”即为最低一级类目。
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（三）归档文件的整理原则
u 1、整理原则 已办理完毕的，具有保存价值的 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机
联系，区分不同价值，便于保管和利用。 u 2、质量要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修 整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装 订材料等应符合档案保护要求。
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填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的 字迹材料
归档章格式（如图）
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u 编制页号 原文有统一页号的不重编页，无页号的要
装订，要将左、下侧对齐。 d不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。
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u 其他应注意的问题 大于A4型的报表、图样等文字材料，按
照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠， 尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字 迹之外。
破损文件需要进行修复，太小的文件需 要托裱。
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字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制 件附于原件后一并归档
去除原装订文件用的易锈蚀的金属物
装订用品必须符合档案保护要求，装 订方式和用品采用特制不锈钢书钉或线绳 装订。
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2、分类
① 分类方法：年度分类法、保管期限分类法、机 构/问题分类法
② 分类方案： a:年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） b:年度—保管期限（例3） c:保管期限—年度—机构（问题）（例4） d:保管期限—年度 e:……
应排列在相应类别归档文件的最后，或与相
关的某件归档文件装订成一件，并在归档文
件目录备注栏加以说明
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4、编号
u 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页 上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
u 归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选 择项目为：机构（问题）。 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。
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u 归档文件的排列方法：
a：上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级 集中排在其后。
b: 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时 间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排 列。
c: 不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间 的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
d: 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，
文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位
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归档文件整理流程 将归档文件以件为单位进行装订、分
类、排列、编号、编目、装盒、使之有序 化的过程。
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件
u 件：归档文件的整理单位。一般以每份文 件为一件，文件正本与定稿为一件，正文 与附件为一件，原件与复制件为一件，转 发文与被转发文为一件，报表、名册、图 册等一册（本）为一件，来文与复文可为 一件。
2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
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u 保管期限表 规定档案保管期限的文件。 档案局8号令
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2020/11/21
文Hale Waihona Puke 档案管理二、文书档案u （一）文书档案的含义 立档单位在其职能活动中形成的、办
理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材 料。
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（二）归档文件整理工作
归档文件整理工作，是指将处于零乱状态 的和需要进一步条理化的文件经过分类、 组合、排列与编目，达到系统化的过程。 是一项重要的基础工作。
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年度——机构——保管期限
例1： 2008年：办公室…永久、长期、短期
u
人事处…永久、长期、短期
u
管理处…永久、长期、短期
u
……
2009年：办公室…永久、长期、短期
u
人事处…永久、长期、短期
u
管理处…永久、长期、短期
u
……
u 2010年：……
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年度 ——问题——保管期限
例2： 2008年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
年度指归档文件的形成年度；以四位阿拉伯数字标注公元纪 年，如2009。
保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；
件号是最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从 “1”开始标注。如采用“保管期限——年度——机构”进 行分类的，件号应在同一保管期限、同一年度、同一机构 内从“1”开始逐件流水编号
2009年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2010年：……
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年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
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保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…
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u 对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式
对齐，便于将来翻阅利用。 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
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u 归档文件装订方法： a装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。 b文件材料薄的，应采用左侧两钉装订，要将
左、下侧对齐。 c文件材料较厚的，应采用左侧线绳三孔打眼
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（四）归档文件整理方法
u 主要内容 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒
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1、装订
u 归档文件应按“件”装订 u “件”内排序
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。