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宣传部工作手册

2013-2014学年第一学期温州大学学生会宣传部工作手册目录1 部门介绍 (3)1.1 部门简介 (3)1.2 部门职能 (3)2 常规要求 (4)2.1 礼貌要求 (4)2.2 例会要求 (4)2.3签到、值班要求 (4)3 部门制度 (5)3.1 拍照预约制度 (5)3.2影像照片整理、存储制度 (5)3.3物品借用需知 (6)3.4部门工作分配 (6)4 工作细则 (7)4.1 活动拍照工作细则 (7)4.2财务管理工作细则 (9)4.3档案管理工作细则 (11)4.3.1 存档 (11)4.3.2 档案查收 (12)4.3.3 档案借阅 (13)4.3.4 档案整理及统计 (13)5 各项流程 (14)5.1 物品签单及领取流程 (14)5.2 文印资料签单及打印流程 (14)5.3 电子海报、喷绘签单及领取流程 (14)5.4 海报盖章流程 (15)5.5 喷绘悬挂审批流程 (16)5.6 场地申请流程 (17)6 附录 (23)1 部门介绍1.1 部门简介温州大学学生会宣传部,是展示其学生会工作的窗口。

主要负责学生会各项会议以及各个活动的拍照,并且为学校大型活动、校园日常采写等提供相关影像素材。

并且定期组织学生会的新闻发布会,同时,在新闻宣传中心统一负责下,通过组建学生会微信平台的形式,定期为全校师生展示其学生会的风采。

1.2 部门职能1)活动拍照学生会拍照工作主要分为活动拍照和会议拍照。

2)影像照片整理工作对于各类影像照片资料,进行整理存储。

3)新闻发布会在整个新闻宣传中心的指导下,定期召开新闻发布会,扩大学生会的透明度。

4)学生会微信平台、微博平台在新闻宣传中心统一负责下,宣传部负责其中的一些板块,并为微信、微博平台提供相关影像照片资料。

2 常规要求2.1 礼貌要求在参加正式工作或会议室,穿着需得体,不得穿背心、拖鞋等。

在日常生活及工作中碰到学生会的成员要主动问好,遇到学长学姐要礼貌称呼。

在接打工作电话中,也需注意礼貌问题,“您好”、“请”等词语要常挂在嘴边。

在收到通知短信时,需及时、礼貌地回复。

另外,在休息时间,即上午8点之前,晚上11点之后,以及午休时间,除非特别紧急的事件,最好不要影响他人休息。

2.2 例会要求宣传部例会每两周举行一次,定于前一周周三晚上举行,具体时间、地点会提前1天以短信形式通知。

在会议上主要总结之前的工作,以及作之后工作的计划,同时分享大家的工作心得与感想。

如遇紧急任务,会临时安排例会,不设固定时间、地点。

例会需准时参加,不得无故缺席、迟到,如有特殊情况需向负责人请假。

与会者穿着需得体,不允许穿拖鞋参加例会。

与会者需保证会议秩序,不允许无故扰乱会议进程,会议过程中不允许吃零食。

2.3签到、值班要求宣传部干事每周应至少保证3次签到,并且严禁代签现象的发生;宣传部干事必须认真对待值班任务,不得无故缺勤、迟到、早退,严禁值班代签现象,如有特殊情况不能值班者需向人力资源部相关负责人请假;参加会议或活动必须准时出席,并及时签到、签退,若有事不能参加者,需向部门负责人请假,经同意后方可。

3 部门制度3.1 拍照预约制度时间:以提前3天预约为准,若时间紧急,提前2天预约也可以(但为了有效的安排人员进行拍照工作,请尽快联系我们进行预约),少于2天,我们部门概不受理。

说明:1)由于部门相机短缺,一般以数码相机进行拍照,举办中大型活动,如需单反,请活动负责部门提供相机,具体提供几只,负责部门可视活动的规模,重要性等而定,单反可向团委唐华老师处借用。

2)如有特殊情况需向宣传部借用相机者,需承担相机的保管和维护义务,如出现丢失或损坏,责任由借用相机者全权承担。

3.2影像照片整理、存储制度1)一般活动结束时间若不是太晚,我们部门会于当天晚上上传至活动部门,用以存档。

如果有特殊情况,我们会尽快于次日传至相关部门。

2)若照片已传至相关部门,则希望相关部门妥善管理。

对于各类影像照片资料,只要是宣传部拍摄的,部门都会在活动和会议后,自行存储一个月,在活动后的一个月内,若其他部门需要该活动照片可向我们部门所要;超过一个月,相关照片请向活动负责部门所要。

望各部门需要相关资料的,尽快拷贝过去。

3.3物品借用需知在310办公室的宣传部办公用品,未经宣传部的同意,望各部门成员勿要随意拿取。

如需借用,需先向宣传部干事吕凌(685752)说明情况,同意后方可借用,望各部门能相互监督,谢谢。

3.4部门工作分配照片存储——崔益(539232)拍照调人——郭笃鹏(621373)签单——娄菁(582006)财务管理——吕凌(685752)活动通知及文件管理——张蔚雯 (535212)场地申请——王子晨(626827)4 工作细则4.1 活动拍照工作细则(一)拍照人员需要在活动时间前15分钟签到,向活动负责人了解工作情况,做好工作准备。

(二)活动拍照人员严禁穿背心、拖鞋等参加各部门的活动拍照工作。

(三)活动拍照人员需注意自身的言行举止,不得因拍照工作影响活动的正常秩序,不得与他人聊天,不得与其他部门成员发生冲突。

(四)会议照的拍摄:a.赴会前需将手机关机或调成静音模式。

b.拍照人员不得占用与会者席位。

c.在会议过程中不要经常性走动拍摄而影响会议正常秩序。

d.会议照的拍摄过程中如非特殊需要,切勿使用闪光灯。

e.会议过程中可抓拍代表发言、鼓掌等特定镜头,如有标明会议内容的横幅、海报、PPT等需单独拍摄。

f.会议照的拍摄过程中需注意镜头的框选,边缘不得出现明显的人体的切割现象。

g.会议后若条件允许,可拍摄与会人员的合照。

(五)活动(报名)照的拍摄:a.拍照人员原则上不得参与活动。

b.活动过程中要注意镜头的把握,既要有全景的捕捉,也要有局部的特写。

c.活动现场或报名现场如出现与活动内容相关的横幅、喷绘、海报等需单独拍摄。

d.活动过程中需注意自身言行举止,不得影响活动的正常秩序。

e.活动(报名)照的拍摄过程中需注意镜头的框选,边缘不得出现明显的人体的切割现象。

f.活动后若条件允许,需拍摄合照;同时,活动后期场地整理、前期场地布置等也需给予一定的拍摄。

(六)集体照的拍摄:a.集体照拍摄前需整理好整体的队形。

b.集体照要保证每个人的脸部清晰,尽量不出现遮挡现象。

c.如有脚架条件尽量使用脚架,或尽量采用蹲位拍摄,将手抵在大腿上,尽量避免因为手抖造成的照片模糊。

d.如集体照拍摄中出现横幅、旗帜等标志性物品,需清晰摄入,不得出现截取、遮挡等现象。

(七)舞台(演出)照的拍摄:a.参与舞台(演出)照拍摄的人员需佩戴工作证,或穿着工作服。

b.参与舞台(演出)照拍摄的人员不得占用观众、演员等席位。

c.拍照人员严禁在演出过程中直接从前台进入后台。

d.舞台照的拍摄过程中尽量使用较大的ISO(但过大会增加照片噪点),并配合相应的光圈、快门参数,尽量保证相机的进光量。

e.舞台(演出)照的拍摄过程中应谨慎使用闪光灯,内置闪光灯容易造成中间亮、边缘暗的效果,并且容易出现红眼现象。

f.舞台(演出)照的拍摄过程中需要对舞台演员、台下观众、评委发言等均给予一定的镜头,如有标明演出内容的横幅、喷绘等需要单独拍摄。

g.舞台(演出)照的拍摄过程中需注意面光和背光的区别,并及时调整曝光参数,以获得最佳的拍摄效果。

h.演出结束后,所有的工作人员需上舞台进行合照;同时,后期的场地整理、前期的场地布置等也需进行一定的拍摄。

4.2财务管理工作细则(一) 财务管理员必须对相关项目价位有一定的了解,每次报销必须认真仔细地审核各项报销费用,并了解各个报销款项的具体用途。

(二) 财务管理员每学期初需进行本学期部门的财务预算工作,财务预算包括日常报销和活动预算两大块,各个款项需合成详细的表格,其中需明确说明项目、规格、数量、单价、总价等,资金的预算要尽可能准确。

(三) 每次在宜思签单领取物品后,需索要粉红色的“宜思销售单”,并妥善保管,以备后期查证之需;每次在特典制作宣传品后,需索要粉红色的“特典业务单”,并妥善保管,以备后期查证之需。

(四) 日常报销:a.每月可进行两次报销:15号、30号。

b.需要报销的人员请在当月15号或30号以前的任意一天到202填写报销单(需由部门负责人签字),并在15号或30号将发票夹在办公室报销文件夹里或交到办公室财务管理员处。

c.报销时,需在发票背面注明报销内容、时间、经手人,经指导老师签字后方可到报销老师处报销。

d.每月19号、下月6号对本月日常报销根据账簿上的条目进行资金的返还。

(五) 报销单(下附)的填写:e.报销内容包括项目和金额,并注明用途。

f.负责人处需经手人所在部门负责人签字,经手人上填写需要报销人的姓名、联系方式(短号),方便资金返还。

报销单(签单)(六) 收据、小票转换成发票:g.资金的报销只依据发票,收据、小票不予报销。

h.将收据和小票转换成发票时记得将税收费用加到发票上。

i.发票必须注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等。

j.发票户名必须是“温州大学”,不能写个人名字(住宿费、机票、科研通讯费、学费、培训费票据除外)。

k.发票总计金额必须与数量,单价的乘积相符或和各项金额累计相加相符;发票(收据)的大小写金额必须相符。

4.3档案管理工作细则档案是对整个活动的详实记录,对活动、对工作具有见证作用。

档案可以供后人借鉴学习,为今后更好地开展工作奠定基础。

4.3.1 存档(一)学生会档案主要以部门和活动为单位;(二)档案的整理顺序是以活动流程为主的,为确保在整理查收过程中不缺不漏,档案管理员必须要清楚各个部门各活动的大概流程;(三)活动时应注意及时收集各种需要存档的材料,活动后一周内由部门负责人对资料进行系统归纳、仔细整理;(四)学生会档案分为以下几项:1.纸质版资料一式两份;2.电子版资料(和纸质版资料配套)需刻盘三张;3.照片资料需单独刻盘三张;4.若有视频需刻盘三张(具体活动:主要有最受学生喜爱的老师、十佳歌手大赛等)。

(五)每份档案根据活动流程整理后必须附上目录与档案同时存档;(六)档案内容应包括活动策划书、活动红头、活动申请表(如活动是各学院承办)、活动过程的资料(如宣传单、报名表、节目单、打分表、调查表、签到表等)、活动过程照片、活动通讯、活动总结等重要材料;(七)纸质档案一式两份,刻盘都需一式三份;(八)档案袋上需注明学年、学期、活动名称、负责部门、存档资料的名称及份数;(九)学期末对各个部门活动及日常工作档案进行学期整体查收。

4.3.2 档案查收(一)各部门活动结束后提醒部门负责人着手存档工作,需在活动结束后一周内上交;(二)各部门上交档案时必须由办公室档案管理员当场进行检查验收,查收时必须对每份材料进行详细地检查,包括是否符合存档规格、材料分数、档案袋填写规范等;(三)部门上交资料时需检查是否统一规格存档,要求为普通文章标题二号宋体、加粗,正文四号宋体;通知及申请标题二号宋体、加粗,正文三号仿宋;(四)部门上交文本版资料需一式两份交与办公室,一份用于学生会存档,一份上交共青团温州大学委员会存档;电子版档案交由办公室,办公室成员须进行查收并整理。

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