公文语言的特征
准确性 平实性 简洁性 庄重性 规范性
公文办理程序
收文程序
发文程序
签收拆封登记 分办、传阅 拟办、批办 承办、催办
公文立卷
拟稿 审核签发
缮印校对
用印 登记封发
会议基本流程
会议评估
会后管理 与落实
会中组织 与管理
会议策划
会议组织构架 与审批
续表
调查的一般方法
具体内容
现场观察法
调查者亲临实际，亲自感受现实情况的方法。 有参与式和非参与式两种，前者是深入到一个单位 蹲点，实地观察，以获取丰富而又真实的第一手材 料；后者是在被调查对象没有察觉情况下的观察。
问卷调查法
实质是调查者以问卷或表格为介质，最大范围 地对调查对象进行一次单向的个别访问。关键在于 问卷和表格的设计，调查目的要明确；同时要讲究 问询水平和问询艺术。有封闭式和开放式两种形式
实验调查法
适当控制某些条件，使一定的社会现象发生， 以揭示其产生原因或规律的方法。此法关键的外界 环境条件的控制难，且其结论有可能与现实相违背
文献档案资料调查法
查询翻阅现成的档案资料和有关信息，了解掌 握调查对象的背景和现实情况，实质是直接采用高 层次信息，指导和保证调查工作的进行，注意：文 献调查所得只能作为调查先导，不能作为结论。
• 国务院颁布的《国家行政机关公文处理办 法》（以下简称《办法》）第二章“公文种 类” 共确定了13类、14个文种：
• 命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要。
函的分类
正因为函具有多属性的特点，所以它成为公文中最轻便、快捷 的一个文种。实际工作中这一文种的使用频率特别高，常见的 主要有以下几种类型： 1.商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如 商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是 实际工作中最常用的一类函。 2.询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见 。 3.告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需 要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文 机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。 4.请批函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的作用 、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门 ”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的 功能。 5.复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方 询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。
报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况 ，答复上级机关询问。
在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄 混的情况。行文时报告、请示不分，由于报告和 请求同属上行文，结构形态相似，而有关人员对 “报告”、“请示”的概念、特点、性质、适用 范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的 用了“报告”。鉴于这种情况，有必要在这里将 “报告”和“请示”作一比较。
政府机关，部
门牵涉的工作
企业与股东 的关系
关系
工商企业与 顾客、客户 的关系
业缘
企业与政府部 关系 组织与新闻
门的关系
媒介的关系
组织与社区 工作的关系
保密工作的具体规定
① 不该说的机密，绝对不说 ② 不该问的机密，绝对不问 ③ 不该看的机密，绝对不看 ④ 不该记录的机密，绝对不记录 ⑤ 不在非专用笔记本上记录机密 ⑥ 不在私人通信中涉及机密 ⑦ 不在公共场合与家庭、子女、亲友面前谈论机密 ⑧ 不在不利于保密的地方存放机密文件资料 ⑨ 不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密 ⑩ 不携带机密材料游览参观、探亲访友、出入公共 场合
秘书学(1)
2020/8/15
• 秘书应掌握的知识
1）基础知识 ——社会科学与自然科学基础知识 ——底线：高中文化程度
2）专业知识：秘书业务知识 3）行业知识：所在行业、系统的专业知识 4）相关知识
气质类型图
过敏
内向
抑郁质
胆汁质
（弱型） （不可抑制型）
粘液质
多血质
（安静型） （活泼型）
外向
稳定
秘书业缘关系的范围
信息资料工作
秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时 的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将 大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的 管理与决策服务。
信息的主要内容
• 政策法规信息 • 指挥性信息 • 本单位信息 • 社会反馈信息 • 可比信息 • 相关信息 • 未来信息
信息工作流程图
收集－整理－传递－存储－利用－开发
反馈
• 调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领 导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。
• 调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区
别的工作环节
调查是秘书运 用各种方法、 手段对调查对 象进行了解核 查，掌握确凿 的实际情况的 过程
调查是研究的基础和前提 研究是调查的深化和发展
研究是秘书对 已经掌握的信 息情况，运用 科学的理论、 知识和方法进 行综合分析和 推断，以探究 研究对象的本 质及事物发展 规律
调查的类型
• 对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下 面按照不同的标准分别进行简单介绍。
从调查研究 采取的主要 研究形式分
调查研究的 主要形式
从调查研究 的内容上分
从调查研究 对象范围的 选择上分
典抽 普型样 查调调
查查
综 专 对抽民专统 合 题 比样意家计 调 调 调调调调调 查 查 查查查查查
报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关询问。
在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄 混的情况。行文时报告、请示不分，由于报告和 请求同属上行文，结构形态相似，而有关人员对 “报告”、“请示”的概念、特点、性质、适用 范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的 用了“报告”。鉴于这种情况，有必要在这里将 “报告”和“请示”作一比较。
调查的一般方法
Hale Waihona Puke 调查的一般方法具 体内容
个别访谈法
根据调查需要，选择单一调查对象 进行采访、问询，了解情况。个别访谈的 关键是选准访谈对象并拟好访谈提纲，要 选好访谈地点并注意谈话的态度和语气。
集体访谈法
根据调查需要，选择若干调查对象 ，组织目的明确的聚会、会谈。开会的关 键一是要组织充分，使会议紧凑切题；二 是对象要选择恰当、准确，参加座谈的都 能畅所欲言，毫无顾忌，又真实可信。