2.2.1 启动Word并作相关设置
1．启动Word软件
首先通过单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”（具体名 称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后 的默认界面如下图所示，它同时打开一个空白文档。
2．工具栏的设置
（1）工具栏简介
在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个 工具栏，如图所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按 钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有 显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。
2.1 文字处理软件及其操作流程
2.1.1 文字处理软件及其功能
文件存储 内容编辑 简单排版 输入校验 输出 提供输入／输出接口 对象的嵌入与链接
2.1.2 文字处理的操作流程
流程中各个步骤的含义如下： 1．文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音 等多媒体对象采集、导入。 2．文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查 找、替换、定位、校对等。 3．格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏 排版，边框、底纹设置等。
2．文本内容的输入
在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再 进行编辑排版。单纯录入的原则是：
（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中 、段落首行缩进的设置。
（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段 落结束时，才按回车键。
（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容 分页的设置。
同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改 写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之 间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态 栏上的改写标志。
4．页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置 、页面页脚设置等。
5．打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示 文档的打印效果。
6．打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印 份数设置、缩放打印设置等。
2.2 简单文档处理
本节讲解简单文档的处理过程，主要目 的是对办公文档的处理流程有个全面的 认识。
3．修改文本
操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容 的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选 文本，又在所选文本处插入新的内容。
4．复制、移动、删除文本
首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移 动、删除操作。操作方法有：
（1）利用快捷键（“编辑”菜单相应操作后的组合键）
（2）菜单方法
方法一：利用“自定义”命令法
操作时，单击“工具”|“自定义”命令，弹出“自定义”对话框 ，在“选项”选项卡中选上“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’ 工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格 式工具栏在两行并列显示。
第二种方法：拖动“移动控点”法
将鼠标移动到所示 工具栏的“移动控点”上，当光标呈 现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具 栏上下排列。
办公自动化
第二章 办公中的文字处理
本章内容介绍
本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通 过一个简单的例，讲解了简单文档的处理流程，包 括文本录入、印输出等；最后介绍了公文处理的基 本规范及利用公文向导制作公文的方法。
本章主要知识点
文字处理工作流程 文档的录入与编排 文档的页面设置 文档的打印操作 公文的处理规范 利用向导制作公文
（3）工具栏按钮方法
（4）鼠标拖动方法
5．“选择性”粘贴的作用
粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置 ，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个 时候就可以使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”。
（4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入 ；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充 分利用键盘来进行快速录入。
4．文档录入后的联机校对
2.2.3 文档内容的编辑保存 1．光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进 行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标 指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠 标即可。 2．选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏
（4）利用快捷键操作选取 选取对象时，可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法
。 选择全部文档： Ctrl+A、 Ctrl+单击选择栏、三击选择栏 选择整段：在段落中三击所选段落、双击所选段落选择栏 选择矩形文本块： Alt+移动鼠标 选择一行：单击该行选择栏 (5)选定的简化 只要是光标所在的段落，即可对其进行段落格式的设置
“常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工 具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使 用者查找、使用。
此外，还可通过“工具栏选项”按钮(工具栏右侧)进行设 置。
2.2.2 文字和符号的录入
1．选择汉字输入方法 可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En（或 CH）图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也 可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法 和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的 Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切 换。
3．特殊符号的录入
文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：♂、※ 、◎、№、§等）。
符号的输入方法主要有四种：
（1）菜单法：通过 “插入” |“符号”（“特殊符号”）输入。
（2）工具栏法：将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮 输入。
（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键 盘”按钮，从弹出的供选键盘中（13种）选“特殊符号”、“标 点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。
常用工具栏
折叠按钮 格式工具栏
在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据 用户的 使用频率出现或者不出现在默认界面上，这体现 了工具栏的自适应性。
（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开
在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在 一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学 者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自 占据一行的方法。