37±1mm 28±1mm 225mm
156mm
210mm
公文用纸格式
297mm
五、公文格式
（二）结构和要素 1、文头部分（眉首）。 公文的文头
，又称版头，包括文件名称、发文字号 、签发人、紧急程度、秘密等级和份号 等项内容。位于公文首页上端，一般约 占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 （下面请看图示。）
公司活动中具有代表公司书面沟通与交 流的作用，可以说是公司整体水平的书 面代表。此外，公文处理的正确与规范 也代表着公司的管理水平，同时也可为 公司创造效益并减少不必要的麻烦。
二、公文的种类
（一）古代公文文种的种类 1.上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本
、折、序、启、表等； 2.君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等； 3.官署上行文：牒、呈、详等； 4.官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和
上行文的眉首格式
秘密 特急
× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号
下行文眉首格式
党的机关公文眉首
秘密 特急
× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号
签发人： × × ×
机密★一年 特急
× × × ×文件
文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 两字组成。 发文字号左空一格，签发人右空一格。
“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。 只有上行文才需注明签发人。 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”
× × ×〔2005〕1号
000001
一、公文的概念和作用
3.企业公文：是企业机关治理企业的重 要工具，也是企业中的各部门共同使用 、企业处理公共事务的书面文字材料。 它担负着传达贯彻党和国家的方针、政 策，请示答复问题，指导商洽工作，汇 报沟通情况，总结交流经验等重要职能 。
一、公文的概念和作用
（二）作用和重要性 形象比喻公文就是一个企业的脸面，在
。 4.联合行文的规则。 （1）可以联合行文的主体。 （2）联合行文的要求。
四、公文写作基本规则
(二) 公文写作基本要则 1．公文格式要规范。 (在下面第五大点专门讨论) 2．语言表述要准确。 （1）语言模式的选择：用书面语言和程
序化语言。
四、公文写作基本规则
（2）词语的选择：词语的涵义：截至与 截止、制定与制订、其他与其它、作与 做（作为、做法……）。词语的感情色 彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说 明的明确、规范和简洁为特征。领导同 志到会一般为“讲话”，不是“发言”。
四、公文写作基本规则
（一）公文行文的基本规则 单位关系确定行文关系，行文规则规定
了各级单位的行文关系，即各级机关之 间公文的授受关系，它是根据单位的组 织系统、领导关系和职权范围来确定的。
四、公文写作基本规则
1.上行文的行文规则（请示、报告……）。 总的说来，有这几点需要注意：单头主送，不
墨笔）； 5.官署下行文：会、符、谕、札等。
二、公文的种类
（二）现代公文的种类 1.按公文的来源划分：对外文件、收来
文件和内部文件。 2、从公文的行文关系上来划分：上行文
、平行文和下行文。 3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分
：秘密文件、普通文件和公布文件。
三、公文的特点
（一）政策性 （二）规范性 （三）实用性 （四）时限性
（1）按照职权范围行文。 （2）部门之间应当经过协商一致，方可就有
关问题向下行文。 （3）通知类普发性文件，各主单位排列顺序
应为先外后内，级别先高后低。不同系统间单 位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开 。
四、公文写作基本规则
3.平行文的行文规则。 （1）平级之间不宜使用上行或下行文。 （2）不相隶属机关之间一般用“函”行文
四、公文写作基本规则
（3）常用的事物和概念的特殊表达要求 ：时间的表达：精确、完整、恰当。空 间的表达 （国外、国内、这里、那里） ：准确、具体地说明有关的单位、处所 。数量的表达（倍数、分数、到、了、 以上、以下）：①要反复核实，表述确 切无误。②要精选数字，切忌过于繁琐 。③要加强分析，避免零乱堆砌。④要 规范使用，避免产生歧义。
四、公文写作基本规则
职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党 外）：①表明人物职务时一般要使用全称，或 使用通用的简称。②表明人物姓名时，要写全 姓和名。③一人担负多种职务时，列出与公文 内容有关的职务即可。④需要列出一个人物的 两个或两个以上职务时，国内的人物按照先党 内后党外，由高到低排序；国外的人物，则尊 重对方习惯或按照双方的需要标明。⑤公文中 需要同时列出若干人物姓名时，要遵循一定标 准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺 序等排序。
五、公文格式
（一）公文用纸和印装格式 1．公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为
210mm×297mm。 2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为
37mm ±1mm；公文用纸订口（左白边）为 28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页 码）。 3．文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行， 每行排28个字。 4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空 。 （见图示）
外贸公司公文写作技巧培训
公文写作技巧培训讲师：陈馨贤
第一篇 公文的写作
一、公文的概念和作用 二、公文的种类 三、公文的特点 四、公文写作基本规则 五、公文格式
一、公文的概念和作用
（一）概念 公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分。 1.狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形
成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法 行政和进行公务活动的重要工具。 2.广义公文：是党政机关、人民团体、企事业 单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成 的，具有一定格式的文字材料。
多头主送，可采取抄送形式；逐级行文，不要 越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人 行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、 不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事项 。通常有逐级上行文、多级同时上行文和越级 上行文三种方式。
四、公文写作基本规则
2.下行文的行文规则（通知、通报、批复、决 定……）。