案卷整理要求A、整理一、文件的整理首先对文件要有明确的了解，才能有正确的认识和整理。
每条目录对应的文件，基本有以下几种形式：1、正本与定稿为一件2、正件与附件为一件3、正文与文件处理单为一件。
处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等4、原件与复印件为一件5、转发件与被转发件为一件6、批复与请示及其他相关文件为一件7、报表、名册、图册、刊物等每册为一件（一）顺序号1、根据文件的相关内容进行编码和排序。
2、按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。
3、一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号按文件所在页次依序进行调整，页码按文件实际所在页次编写。
4、凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。
（二）、文号1、目录中的文件编号一般有三个要素：字号、年度、数字号，要写全，要与文件完全相符，不能随意删减、省略、落字。
如有明显错字，注意改正。
2、文号中的年度要用[ ]或者（）括起。
3、少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。
4、一页目录上，文号中相同的字号和年度可打点代示,但数据修改时一定不能省略。
同时，要切实注意其中会出现略有不同的字号，不能一点到底。
（三）、题名1、目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。
明显的错字，注意改正。
2、目录题名中如漏了《》和“”的，要增补。
3、目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。
4、凡目录题名中只写了“通知”、“委托书”、“支持信”、“承诺书”、“确认函”、“抵押书”、“公证书”、“协议书”、“申请书”字样的，必须拟写一条简捷的题名反映文件的内容，用[ ]或者（）括起；只写了“工作动态”、“情况反映”、“简报”、“会议纪要”、等字样的，必须补录齐全文件上的实际题名。
5、凡综合题名，要注意核对文件内容。
6、会议文件中的领导人讲话材料，正、副标题最好录齐。
（四）、责任者1、目录责任者必须是文件的制发单位，即文头或印章所指的单位。
2、目录责任者可通用简称。
原目录中正确的简称不需改动。
但明显错误的要改正。
3、如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。
4、注意区分“珠海市”和“珠海经济特区”，二者不能混为一谈。
5、如一页目录中的责任者全部相同，可打点代示。
但数据修改时不能省略。
（五）、日期1、目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。
2、目录日期必须写全年、月、日，格式如下：XXXX年XX月XX日，或者XXXX.XX.XX3、若多条目录同一年度，则每页目录的第一条写全“年月日”，其它可省略“年”。
“月”、“日”照录。
但数据修改时不能省略。
4、若多条目录的日期相同，则每页目录的第一条写全“年月日”，其它可以点代示。
但数据修改时不能省略。
5、如果一份文件上有几个日期，则以责任者制发文件的日期为准；若指向不明，则以原目录中的日期为准。
（六）、页号1、中间任意两页之间的空白页需以“X—1”、“X—2”补编页码，如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7—1”、“7—2”、“7—3”、“7—4”。
2、若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8—1”。
3、出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为页码跳号、无内容”的字样。
4、若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码。
原来的正码改为副码，依次类推。
5、如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。
6、文件的最后一页必须是正码，不能编副码。
7、如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。
8、正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。
9、凡页码写在折叠处的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。
10、卷内目录的每一条目录都必须写页号（文件首页页号），目录每页最后一条要写全起止号，止号要与文件最后页的页码相符。
11、大于A3的文件或图纸，只编一个页码。
（七）备注1、文件中的漏页、跳页和作废页次，需在备注中注明。
2、有重复的文件需在备注中注明。
3、传真件需在备注中注明。
4、文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明。
5、文件秘级应在备注中注明。
（八）、封面1、案卷封面上的全综号、目录号、案卷号、日期、保管期限、件数和页数，均需填明，要求与文件完全一致。
2、每整理完一盒案卷，要求统计页数，并在盒背上用铅笔注明“已查、拆”的字样。
（九）文件内容1、正式文件若为复印件或传真件的，需在首页的右上角加盖蓝色“F”字样。
2、文件字迹模糊或褪色的，要在目录备注和错误登记表上注明。
3、文件中不认识或看不清的字，需问明后再作处理。
若需改动，只能改动目录，不能改动文件。
4、传阅签或送审单未编码的，一律编该附着文件的首页的副码。
5、文档中有替换的文件，应按原装相同的文件编码将原来的文件换下。
6、文件内容如有破损，需及时修补，并在目录备注、卷内备考表和错误登记表上注明破损情况。
（十）复查1、认真、严格地按照：档案对错误登记、错误登记对卷内目录、卷内目录对红色档案目录的程序进行复查，三者必须一致。
2、复查出错误和问题及时登记。
3、复查出错误和问题，立即与文件整理人通气，认真改正。
4、在目录修改过程中发现问题，随时、及时与扫描组协调处理。
责任者负责改正。
5、复查完后，应用铅笔在盒背上注明“已检”的字样。
二、花名册、介绍信及其它类型文件的整理（一）、花名册1、该责任者一律为名册上印章所指的批准单位。
无批准单位印章的以填报单位所写字样为准，可按照原目录上的简称录入。
2、日期写填报日期或批准日期，若无日期则按原目录日期录入。
3、题名按名册全称录入。
4、如果一个战线或集团的名册分作两处或多处排序并写了目录，不必集中；若在名册中有与其他单位相处同一页的情况，而目录上的单位只有其他单位，则需将该单位的名称加进目录。
5、名册中如遇归属不妥的问题，可酌情增删、调整目录。
6、花名册及其他名册均不需录入人名。
（二）、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根1、以上类别文件的责任者和日期，应为文件中印章所指的单位和日期。
2、几个单人的可编写一个目录页码，人名必须准确无误。
3、多人的必须编写一个页码，人名必须录全、准确无误。
4、多个报道证重叠粘贴并将人名写在同一条目录的情况下，可不必修改原目录的“责任者”和“日期”，人名必须核对无误。
5、有目录、无以上证表而只有珠海市介绍信存根的，要在备注中注明。
6、各类证件如在人名所在处无法显示出证件类别的，其反面必须增加副码，因需要扫描。
（三）、任免、出访、优秀人员批件（教师、党员、干部……）1、以上批件中的人名必须如数录入，要求准确无误。
2、出访批件的目录填写，以该份文件首页的内容为准。
3、凡人名，需严格按文件录入。
原目录错误改目录，文件上看不清楚的字要尽量问清楚后再修改；实在不清楚的按原目录录入。
4、若在多人材料的姓名中有人出现同音字或形近字，应将其全部录入，并在备注中按实际人数注明：实际X人。
5、不认识的繁体字，问清楚确认后录入或修改。
6、目录题名必须写全称。
（四）、报表1、报表的责任者和日期，应写印章所指的单位和日期。
2、原目录将多个单位的报表统在一起，只写了一条目录，而在目录中漏掉了单位的必须增补。
3、若有作废、空白而又有编码的表格，应在目录备注和错误登记表上注明。
4、若报表反面漏打页码，处理办法参照“页号”标题下的第四条。
B、扫描1、扫描过程中发现错误，必须登记，并与有关人员通气协调处理。
2、扫描过程中若出现技术问题，及时与客户方协商，确定处理办法。
3、若遇到编了两个页码的文件或表格，其内容连贯的，或者内容不连贯但中间盖有印章的（A3纸），只扫成一页（一个扫描文件）。
4、扫描后的文件上若有黑边和杂乱痕迹，需清除。
5、扫描件核查人需整体检查已扫描文件的扫描质量（包括文件命名等各项档案要素），发现错误及时登记、修正。
核查后，注明“已核”的字样。
6、目录数据修改人对扫描核查人在核查过程中漏掉的问题，应及时登记、修正。
7、扫描负责人在每批数据修改完后，每周一向客户方提供一批数据，数量不少于30000页，并做好交接登记。
8、扫描组负责定期刻录扫描档案光盘，需在光盘上注明档案检索的各要素，定期移交档案局技术科，并做好移交记录。
9、扫描过的档案，需用铅笔在盒背上注明“已扫”的字样；若在下班前只扫了一部分的，应注明“未扫完”的字样。
C、拆装1、未装订上的文件，要在错误登记表上注明。
2、装订因连接少而散出的漏装文件，要登记注明。
3、文件内容因纸张窄小而被订死，必须加背重新装订。
4、文件破损需在备考表上注明，然后认真修补。
5、拆装文档时注意页码顺序，颠倒的及时调整。
6、文件上的钉书针、大头针等金属物，必须拆除。
7、装订时发现少数页码别扭，尽量合理调整，方便查阅。
8、拆装过程中发现不妥之处，及时与整理组协调处理。
9、装订完后，应用铅笔在盒背上注明“已装”的字样。
10、文档归还入库前，将盒背上的铅笔字全部清擦干净。
数字化处理组。