ERP采购操作手册
(一般作业)
目录
一、维护［供应商信息］
适用于新增供应商
二、维护物料品号
适用于新增物料品号
三、录入［采购单］
1.根据供应商订单自动转成采购单并到采购子系统中修订金额
2.直接录入［采购单］
四、录入［采购发票］
1.验收货后申请付款：依审核确认后的请款单
2.预付款：依审核确认后的预付请款单
内 容：
一、 维护［供应商信息］
1、前提：判断是否是新增供应商
2、查询方法：
进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息-查询之供应商全称
3、新增供应商信息(原系统中无此供应商信息)
路径：进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息 依据：电子表单之《供应商基本信息表》 步骤：
点击新增按钮
录入供应商编号：依《供应商编码原则》，系统给予编码。

录入供应商简称：一律为供应商全称前六位中文字，且此简称一经确定不得修改。

例：佳杰科技（上海）有限公司→佳杰科技上海
录入总公司：维护集团公司类型的供应商，即需先设立一个集团公司信息，此集团公司下所属公司在
建立信息时需在此选项与集团公司关联
注意事项：黄色标注处为必录入项，绿色标注处为录入保存后不可修改项。

1.查询键
2.录入查询条件
图一：基本信息中录入简称、供应商全称、税号(15位码)、TEL/电话、手机、FAX 、商务/财务联系人，注册资金、交易币种（默认RMB ）
图二：交易信息中录入初次交易时间、结算方式、付款条件（点选或按F2查询）、汇款银行、汇款账号
图三：录入联系地址、账单地址
图四：证照信息中录入组织机构代码(按供应商组织机构代码证上的号码，共9位码)
二、查询物料品号
非随单采购时，采购人员按照以下流程判断：
前提：判断系统中是否有此物料品号
路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单-品号查询
点击品号或按F2品号信息查询依查询条件录入（若有原厂编码，可依原厂编码在货号中查询），查询系统中是否有此物料品号。

品名英文大小写查询方法见《ERP英文大小写查询技巧》
系统中若无此物料品号，则填写《料号申请表》转至物控，由物控在系统中增加。

三、录入［采购订单］
依据：比对《项目执行单》/《合同》及［客户订单］
步骤一（适用于一张订单只生成一张采购单）：
路径：进销存管理→销售管理子系统→订单管理→从订单自动转成采购单
1.选择工厂(必选项)根据开给客户的发票抬头选择恒逸（图一）
图一：
2.选择订单单号(业助提供) （图二）
3.选择抛转类型：采购单（图二）
4.选择采购单别：根据项目执行单/合同区域选择［33XX］采购单别（图二）
图二：
5.选择供应商：指定供应商（图三）
6.输入供应商编号：点选或按F2供应商信息查询选择对应的供应商（图三）
双击所选择的供
应商或按确定键
7.选择采购人员：指定采购人员（图四）
8.输入采购人员：点选或按F2人员信息查询选择相对应的采购人员（图四）图四：
双击所选择的人员
名称或按确定键
9.录入界面为上海地区请点击「直接处理」键，录入界面为非上海地区则点击「后台处理」键。

图五：
步骤二（适用于从订单自动转成采购单的采购单修改）：
路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单
1.查询采购单号（图1）
图1：
2.按修改键，录入采购单价金额（未税），如需预付则更改订金比率，保存。

（图2）图2：
更改键保存键
购进产品类：2.应税外加税率：
依供应商提供发票税率维护
服务类：9.不计税税率：0%
3.打印采购订单需至采购管理→打印采购单。

（图3）
图3：
步骤三（适用于所有采购单的录入）：
路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单
1.点击「新增」键。

图一
图一：
2.采购单别/单号：点选或按F2单别信息查询，按所属区域选择［33XX］采购单别。

见图二
3.供应商：点选或按F2供应商信息查询，选择需采购之供应商。

见图二
4.工厂编号：默认系统值U上海恒逸软件。

见图二
5.采购人员：点选或按F2职务人员信息查询选择相对应之采购人员。

见图二
6.交易币种：默认系统值RMB。

见图二
7.税种/税率：原则上自供应商信息主档中自动带入，但可修改（购进产品类：2.应税外加税率：依供
应商提供发票税率维护；购进服务类：9.不计税税率：0%）。

见图二
8.付款条件：点选或按F2付款条件编号查询选择相对应之付款条件，若系统中无相关付款条件请申请
IT人员增加。

见图二
9.订金比率：在此可维护预付订金比率数。

见图二
10.单身：录入相关信息，如：项目执行单号/合同号、品号（点选或按F2品号信息查询）、采购数量、采
购单价（未税）、税率、预交货日、交货仓库。

见图二
图二：
11. 送货地址：默认系统值。

图三 图三：
黄色标注均为必录入项 绿色标注为录入后不可修改项
12.维护集成商（精诠必录入项）、终端客户信息。

见图四
13.点击「√」保存键。

见图四
图四：
精诠必录入项
保存后「采购单」转至物控确认。

四、录入［采购发票］
适用：货品验收后发票进来，货票同行
路径：财务管理→应付管理子系统→应付账款管理→录入采购发票 步骤：
1.点击{新增}按钮。

选择采购发票单别，单别为［71XX］（图一）
图一：
2.按“复制前置单据”按钮，选择来源：1.进货 2.退货，选择前置单据（点选或按F2单别信息查
询）选择需复制的单别单号。

（图二）
「复制前置单据」键
双击所选择的单号
或点击「确定」键
3.供应商编号/采购人员：从［采购单］复制带入（图三）
4.选择单据类型：1.蓝字 2.红字，依取得的供应商开具的发票类型判断。

图三
5.发票种类：
●增值税专用发票选择S.可抵扣专用发票；
●增值税普通发票选择N.不可抵扣专用发票；
●服务类发票选择B.普通发票。

（图三）
图三：
6.发票号码需要按维护按键才可以输入（图四）
7.最后保存。

图四：产品类：2.应税外加税率：可输入17%、6%、4%
服务类：9.不计税税率：0%
维护按键，
输入完毕，
再次按。

将收取的供应商开具的发票转至会计处，由会计依当月抵扣情况做确认。