会议管理制度及会议通知流程
一、引言
在企业中，会议是沟通沟通、决策协调的紧要方式。

为了规范会议的管理，提
高会议效率和质量，订立本《会议管理制度及会议通知流程》。

二、会议类型
1. 内部会议
内部会议重要用于企业内部部门之间的沟通、协调和决策，包含但不限于部门
会议、项目会议、工作总结会等。

2. 外部会议
外部会议重要用于与合作伙伴、客户、供应商等外部机构之间的沟通、协商和
合作，包含但不限于合作伙伴会议、客户会议、供应商会议等。

三、会议召开及通知
1. 内部会议通知流程
（1）会议召集人依据会议主题和目确实定会议时间、地方、参会人员和议程。

（2）会议召集人将会议通知以电子邮件或企业内部通讯工具发送给参会人员，并抄送相关部门领导。

（3）会议通知应提前至少2个工作日发送，确保参会人员有充分的时间准备。

（4）会议通知中应包含会议主题、时间、地方、参会人员名单、议程、会议
形式（线下或线上）等内容。

（5）假如会议时间或地方需要更改，会议召集人应及时通知参会人员。

2. 外部会议通知流程
（1）外部会议通知的发起人应与外部机构协商确定会议时间、地方、参会人
员和议程。

（2）外部会议通知的发起人应将会议通知以电子邮件或其他书面形式发送给
外部机构，并告知其是否需要供应相关料子。

（3）外部会议通知应提前至少一周发送，确保外部机构有充分的时间准备。

（4）外部会议通知中应包含会议主题、时间、地方、参会人员名单、议程、
会议形式等内容。

（5）假如会议时间或地方需要更改，外部会议通知的发起人应及时通知外部
机构并协商修改。

四、会议组织和流程
1. 会议组织
（1）会议召集人负责组织会议，确保会议定时召开并顺利进行。

（2）会议召集人应提前准备好会议所需的相关资料，确保会议的顺利进行。

（3）会议召集人应商定相关人员担负会议主持人和记录人，确保会议纪要的
准确记录。

2. 会议流程
（1）会议主持人宣布会议开始，介绍会议议程和目的。

（2）参会人员逐一介绍本身的身份和职责，以便其他人员了解与会人员的背景。

（3）依照议程逐项讨论，并记录决策、行动计划等紧要内容。

（4）会议主持人公布会议纪要，征得与会人员的全都看法后确认。

（5）会议结束后，会议纪要应立刻起草，并在48小时内发送给与会人员。

五、会议参加者责任
1. 会议召集人责任
（1）负责确定会议主题、目的、时间、地方和参会人员。

（2）提前准备会议相关资料，并确保会议顺利进行。

（3）及时通知参会人员并告知会议形式。

2. 参会人员责任
（1）按时参加会议，如有事先无法参加的情况应提前请假并告知会议召集人。

（2）认真阅读会议通知和相关资料，并做好会议前的准备工作。

（3）乐观参加会议讨论，提出本身的观点和建议。

（4）遵守会议规定，不得擅自更改会议议程和决策结果。

六、会议纪要
1. 会议纪要内容
（1）会议主题和目的。

（2）与会人员名单。

（3）议程和讨论内容的重要要点。

（4）决策和行动计划。

2. 会议纪要发送
（1）会议记录人应在会议结束后尽快起草会议纪要，并在48小时内发送给与会人员。

（2）会议纪要可以以电子邮件或企业内部通讯工具的方式发送，并征得与会
人员的认可。

七、规章制度的执行与违纪处理
1. 执行
本规章制度的执行由企业法务部门负责监督，相关部门和人员应当搭配执行。

2. 违纪处理
任何违反本规章制度的行为，将受到相应的违纪处理，包含但不限于口头警告、书面警告、降职、薪资扣减、停职、解雇等。

八、总结
本《会议管理制度及会议通知流程》的订立是为了提高会议效率和质量，规范
会议的管理，在企业中推动沟通沟通和决策协调的有效进行，提升企业运作的效率和竞争力。

企业全体员工应严格依照本制度的要求执行会议管理，共同营造良好的工作氛围和企业形象。

九、附则
本制度自颁布之日起执行，并经企业法务部门备案。

制度的解释权和修订权归企业法务部门全部。

以上为《会议管理制度及会议通知流程》的规章制度范文。

该制度旨在规范会议的管理，确保会议高效、有序进行。

企业可依据自身实际情况进行适当调整，以便更好地适应企业发展的需求。