U F Z S S U U采购管理用户手册WTD standardization office【WTD 5AB- WTDK 08- WTD 2C】北京英斯泰克视频技术有限公司操作手册目录一、部门职责：采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。

2、及时录入、审核采购订单，为总调室安排生产提供依据。

3、及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时送交到财务。

4、准确掌握采购发票和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本5、及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构6、作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。

二、部门岗位划分：采购助理：采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单/采购到货单/采购发票的录入、账表查询。

采购经理：对于采购订单的最终审核、对于账表查询、供应商分析质检员：检验所购的原材料质量，对不合格的通知采购人员作到货退回，对合格品出据质检单；检验公司产成品的质量情况，出据质检单方可以进行入库处理和发货处理。

总调室人员：内请购单录入审核、部分采购订单的录入三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程：系统流程：1、总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划。

由总调、财务、总工进行确认，审核完毕后，最终由总调在系统中进行审核，进行打印下发到采购部门。

2、采购部门根据总调室下发的采购计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订单。

3、采购订单由本部门经理、总调进行审核，手工审核完毕后（具体手工审批流程参考公司相关采购合同管理规定），由总调在采购管理模块内对采购订单进行审核。

4、供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中添置到货单通知单，进行打印，库房根据到货通知单，通知质量检验人员进行材料入库前检验。

5、质量检验人员对入库材料进行检验，检验合格后填写质检单；凭采购人员的到货通知单和质检单，库房记账人员在库存系统根据采购到货单生成采购入库单进行打印（一式5联？财务、库房、总调、采购），库房管理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字，由仓库主管在系统内进行采购入库单审核。

6、采购发票（增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票）到齐后，由财务往来会计进行采购结算，同时作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估结算。

五、部门日常业务系统处理：、日常业务类型的界定：✧采购类型分类：分为材料采购、商品采购、国外采购，根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏目内必须选择对应的采购类型，从以上3种分类中进行选择。

✧业务类型按照结算情况分为两种进行界定：◆普通采购业务：无论付款方式是赊购还是现结，如果采购的货物要入仓库，在增加销售订单时选择业务类型为普通采购业务。

具体操作见普通采购业务处理流程直运采购：采购的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的采购业务，在增加采购订单时选择业务类型为：直运采购。

具体操作见直运采购业务处理流程。

因为两种处理方式的业务核算存在不同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。

、应明确的问题：1.各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数，以已有的存货为例：2.钢板和钢管设定浮动换算率，钢板只有张和公斤两个计量单位，其中张是主计量单位（各个系统都如此），采购时的包必须换算成张。

钢管只有根和公斤两个计量单位，其中根是主计量单位（各个系统都如此），其他存货都遵循这个原则，能用单计量单位的尽量用单计量单位，必须用多计量单位的存货要和其他系统关键用户协商3.存货档案维护和添加由总调度室完成，采购部门如果用到存货档案中没有的存货，要及时通知总调度室添加，并告知该存货的相关信息。

总调度室添加档案时要遵循对换算率的要求，另外要注意: 一种存货只能有唯一的编码，唯一的名称，对于同种存货但不同规格型号的存货要给不同的编码和名称；.存货档案中的存货属性和计量单位应录入准确；存货档案中的存货参考成本应该尽量录入，以方便规划资金的使用；存货档案中的存货提前期应该尽量准确，以便总调度室合理规划生产和采购的日期；对于比较重要的存货要在存货档案中设立安全库存、最低库存和最高库存，从而为资源的合理配置提供基础资料，才可以实现库存预警4.供应商档案由采购经理维护，新增供应商时由采购关键用户录入，要注意：供应商的档案应该尽可能完整，以方便以后的使用；供应商的的编码、名称、简称必须唯一，各部门要做好沟通工作，杜绝出现多种称谓，供应商的全称必须准确；供应商档案的其他部分要尽量填写清楚，为往来管理提供坚实准确的平台，达到资源共享的目的；供应商的税号、开户银行尽量填入，为开出和收到增值税票作准备5.采购单据处理时应该首先明确该笔采购行为所采购的货物是否要入库，如果要入库则业务类型选择普通采购，如果不需要入本公司的仓库，直接运到客户那里，则业务类型选择直运采购6.有可能在企业的采购业务中，由于运输、装卸等原因采购的货物会发生短缺毁损，应根据不同情况，作出相应的账务处理。

属于定额内合理损耗的，应视同提高入库货物的单位成本，不另作账处理；运输部门或供货单位造成的短缺毁损，属于定额外非合理损耗的，应根据不同情况分别进行账务处理。

因此企业应在此事先设置好本企业可能发生的非合理损耗类型以及对应的入账科目，以便采购结算时根据具体的业务选择相应的非合理损耗类型，并由存货核算系统根据结算时记录的非合理损耗类型自动生成凭证、基础档案：基础档案填加：供应商分类增加：原则1-2-2-2供应商分类编码：供应商分类编码必须唯一。

供应商分类名称：可以是汉字或英文字母，不能为空修改分类：只能修改分类名称。

删除分类：已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。

操作路径：【采购管理】—【设置】—【分类体系】—【供应商分类】供应商档案填加：本功能完成对供应商档案的设置和管理。

供应商档案：供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位）供应商全称、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等供应商档案修改：除供应商档案编号外，其他信息日常进行修改。

供应商方案删除、停用：已经使用的档案不能删除，但可以停用，在供应商档案其他页签录入停用日期即可，在新增单据中参照供应商档案不再出现。

、期初录入期初暂估入库：没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单作为期初入库单输入系统，以便取得发票后进行采购的结算;操作路径：【采购管理】—【业务】—【入库】—【入库单】操作说明—表头项目:▪入库单号：录入或自动生成，必填。

用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。

▪入库日期：录入或参照输入货物的入库日期，必填。

默认值为进入系统时输入的业务日期，即系统登陆日期，可修改。

参照日历；录入必须符合日期格式，即yyyy-mm-dd”。

期初单据日期必须小于系统启用日期。

▪操作说明—表体项目:⏹存货编号：录入或参照，必填，参照的内容为存货档案，根据存货档案进行合法性校验。

参见参照单据时，根据参照单据自动带入。

根据存货编号，系统带入存货名称、规格型号、主计量、单位、换算率等栏目。

采购单据参照存货时，只能参照存货档案中具有“外购”属性的存货。

采购发票可以参照“应税劳务”的存货，用于采购发票上的运费费用、包装费等采购费用。

采购发票可以参照设置“是否折扣”的存货，在开票时可以没有数量，只有金额，或者在蓝字发票中开成负数。

同一张单据上可以有相同的存货。

停用日期不为空的存货为停用存货：填制单据时不能再参照。

如果手工录入已停用的存货，系统将提示“此存货已停用，请选择其他存货。

” 期初在途存货：已取得供货单位的采购发票，但系统上线时货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算操作路径：【采购管理】—【业务】—【发票】—【专用采购发票】操作路径：【采购管理】—【业务】—【发票】—【普通采购发票】采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。

采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。

采购发票按发票类型分为：增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。

普通发票：增值税普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。

普通发票的默认税率为0，可修改。

运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。

运费发票的单价、金额都是含税的。

运费发票的默认税率为7，可修改。

在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。

录入完毕期初数据后采购期初记账，进行本月的业务。

相关概念：采购结算自动结算自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。

是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。

注意：红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。

1. 用鼠标单击【业务】下的【采购结算】,再选择【自动结算】，屏幕显示自动结算画面。

2. 可以根据需要输入结算条件，系统将根据企业输入的条件范围进行结算。

例如，只要对某个供货单位的采购业务进行结算，可以输入该供货单位的名称或编号。

3. 用鼠标单击工具栏的〖开始结算〗按钮，计算机自动把采购入库单和采购发票相同，供货单位、存货相同且数量相等的单据进行结算，产生结算结果列表。

4. 用鼠标单击工具栏的〖退出〗按钮或单击窗体右上角的退出按钮，结束自动结算。

5. 进入【采购结算单列表】功能，查询、打印本次自动结算结果。

. 手动结算使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。

手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。

可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。

1. 用鼠标单击【业务】下的【采购结算】，选择【手工结算】，屏幕显示手工结算画面。

2. 按〖过滤〗按钮，显示出结算条件输入画面，可以根据需要输入结算条件，系统将把满足条件的入库单和发票过滤出来，在选择入库单和发票时只能选择过滤出来的入库单和发票。

3. 选择要结算的入库单：用鼠标单击【入库】按钮，出现入库单选择画面，单击想要结算的发票左侧的选择栏，选择栏打勾，表示该行数据选择上了，可以结算。