第3章 基础设置
目 录
3.1 基础档案整理 3.2 基础档案录入
3.1 基础档案整理
档案
分类
档案
档案用途 目录 部门档 案 设置与企业财务核算和管理有关的部 门 设置企业的各个职能部门中需要对其 核算和业务管理的职工信息 便于进行业务数据的统计、分析 先设置部门编码方案 先设置部门档案，才能在 其下增加职员 先对客户分类，然后确定 编码方案 前提条件
1．会计科目 ．
日记账 手工核算下，只对现金和银行科目记日 记账。而在计算机环境下，突破了记账 速度这个瓶颈，企业可以根据管理需要 设置对任意科目记日记账。 银行账
对银行科目需要设置银行账。
1．会计科目 ．
辅助核算
辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其它核 算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供 以下几种专项核算功能：部门核算、个人往来核算、客户 部门核算、 部门核算 个人往来核算、 往来核算、供应商往来核算、项目核算。 往来核算、供应商往来核算、项目核算。 一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。日常 运营中，当收入或费用发生时，系统要求实时确认收入或 费用的部门归属，记账时同时登记总账、明细账和部门辅 助账；与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账 款可设成客户往来核算；应付账款、应付票据、预付账款 可设成供应商往来核算；在建工程及收入成本类科目可设 成项目核算，用于按项目归集收入或费用。 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便， 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便， 有些科目也可以在末级科目和上级科目同时设辅助账类。 有些科目也可以在末级科目和上级科目同时设辅助账类。
设置企业的入库、出库类型
设置企业在采购存货时的各项业务类 型 设置企业在销售存货时的各项业务类 型 用于设置企业各种产品的组成内容， 以利于配比出库、成本计算
先设置好收发类别为收的 收发类别 先设置好收发类别为发的 收发类别 先设置存货、仓库档案
3.2 基础档案录入
3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 机构设置 往来单位 财务 收付结算
3.1 基础档案整理
存货分类 存货 存货档案 便于存货核算、统计、分析和实物管 理 设置企业核算的科目目录 先确定对存货分类、确定 编码方案 先设置科目编码方案及外 币 便于进行业务数据的统计、分析 先对存货分类，然后确定 编码方案
会计科目
凭证类别 财务 外币
设置企业核算的凭证类型
设置企业用到的外币种类及汇率 可将存货、成本对象、现 金流量直接作为核算的项 目目录
外币核算
该科目是否核算外币。如果是外币，则需要选择外 币种类。一个科目只能核算一种外币。
数量核算
用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单 位。计量单位可以是任何汉字或字符，例如千克、 件、吨等
1．会计科目 ．
汇总打印 在同一张凭证中，当某科目或有同一上级科目的末级科目 需要有多笔同方向的分录时，如果希望将这些笔分录按科 目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置为“汇总打印”， 汇总的科目设置成该科目的本身或其上级科目。 封存 被封存的科目在制单时不可以使用。 科目性质 增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷 方的科目，科目性质为贷方。用户只能在一级科目设置科 目性质，下级科目的科目性质与其一级科目相同，已有数 据的科目不能再修改科目性质。
5．地区分类
如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该 建立地区分类体系。
3.2.3 财务
1．会计科目 2．凭证类别 3．外币种类 4．项目目录
1．会计科目 ．
（1）设置会计科目的原则
会计科目的设置必须满足会计报表编制的要 求，凡是报表所用数据需从系统提取的，必 须设立相应科目。 会计科目要保持相对稳定。 设置会计科目要考虑各子系统的衔接。在总 账系统中，只有末级会计科目才允许有发生 额，才能接收各个子系统转入的数据，因此， 要将各个子系统中的核算科目设置为末级科 目。
1．会计科目 ．
辅助核算
辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其它核算 要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供以 下几种专项核算功能：部门核算、个人往来核算、客户往 部门核算、 部门核算 个人往来核算、 来核算、供应商往来核算、项目核算。 来核算、供应商往来核算、项目核算。 一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。日常运 营中，当收入或费用发生时，系统要求实时确认收入或费 用的部门归属，记账时同时登记总账、明细账和部门辅助 账；与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款 可设成客户往来核算；应付账款、应付票据、预付账款可 设成供应商往来核算；在建工程及收入成本类科目可设成 项目核算，用于按项目归集收入或费用。 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便， 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便， 有些科目也可以在末级科目和上级科目同时设辅助账类。 有些科目也可以在末级科目和上级科目同时设辅助账类。
2．凭证类别
3．外币种类
外币设置时需要定义以下项目： （1）币符及币名：即定义外币的表示符号及其中文名称。 （2）汇率小数位：定义外币的汇率小数位数。 （3）折算方式：分为直接汇率与间接汇率两种。直接汇率 即“外币×汇率=本位币”，间接汇率即“外币÷汇率=本 位币”。 （4）外币最大误差：在记账时，如果外币×（或÷）汇率本位币>外币最大误差，则系统给予提示，系统默认最大 折算误差为0.000 01，即不相等时就提示。 （5）固定汇率与浮动汇率：对于使用固定汇率（即使用月 初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证 前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外 币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用变动汇率 （即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填制凭证的 当天，应预先在此录入该天的记账汇率。
1．会计科目 ．
（2）增加会计科目
科目编码 科目编码就是按科目编码方案对每一科目进 行编码定义。对科目进行编码便于反映上下 级会计科目间的逻辑关系；便于计算机识别 和处理；将会计科目编码作为数据处理的关 键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工 作量，提高输入速度；促进会计核算的规范 化和标准化。设置会计科目编码时应注意： 设置会计科目编码时应注意： 设置会计科目编码时应注意 一级会计科目编码要符合会计制度的统一要 求，明细科目编码要满足建账时设定的编码 规则。 规则。
机构设 置 职员档 案 客户分 类 客户档 案 供应商 分类 供应商 档案
便于进行客户管理和业务数据的录入、 先建立客户分类档案 统计、分析 便于进行业务数据的统计、分析 便于进行供应商管理和业务数据的录 入、统计、分析 先对供应商分类，然后确 定编码方案 先建立供应商分类档案
往来单 位
地区分 类
针对客户/供应商所属地区进行分类， 便于进行业务数据的统计、分析
3.2.2 往来单位
3．供应商分类
当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标 准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。对 供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。
4．供应商档案
供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也 包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基 本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存 放。 供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。
1．会计科目 ．
科目名称
科目名称分为科目中文名称和科目英文名称，两者 不能同时为空。科目汉字名称是证、账、表上显示 和打印的标志，必须意义明确科目性质对会计科目进行划分。 按照会计制度规定, 科目类型分为五大类，即资产、 负债、所有者权益、成本、损益五类。由于一级科 目编码的首位数字与科目类型有直接的对应关系， 即科目大类代码“1=资产类”、“2=负债负债”、 “3=共同类”、“4=所有者权益类”、“5=成本 类”、“6=损益类”，因此，系统可以根据科目编 码自动识别科目类型。
1．会计科目 ．
账页格式
账页格式规定了查询和打印时该科目的会计账页形 式。账页格式一般分为金额式、外币金额式、数量 金额式、数量外币式几类。一般情况下，有外币核 算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可 设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可 设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可 设为金额式。
1．会计科目 ．
1．会计科目 ．
（3）修改和删除会计科目
如果需要对已建立会计科目的某些属性，例如账 页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等进行 修改，可以通过系统提供的“修改”功能来完成。 如果会计科目未经使用，也可通过“删除”功能 来删除。删除会计科目时应遵循“自下而上”的 原则。
1．会计科目 ．
3．外币种类
4．项目目录
（1）定义项目大类。定义项目大类包括指定项目大类名称、 定义项目级次和定义项目栏目三项工作。项目级次是确定 该项目大类下所管理的项目的级次及每级的位数。项目栏 目是针对项目属性的记录。例如定义项目大类“工程”， 工程下又分了一级，设置1位数字即可，工程要记录的必 要内容如“工程号”、“工程名称”、“负责人”、“开 工日期”、“完工日期”等可作为项目栏目。 （2）指定核算科目。指定设置了项目辅助核算的科目具体 要核算哪一个项目，建立项目与核算科目之间的对应关系。 （3）定义项目分类。例如，将工程分为“自建工程”和 “外包工程”。 （4）定义项目目录。定义项目目录是将每个项目分类中所 包含的具体项目录入系统。具体每个项目录入哪些内容取 决于项目栏目的定义。
2．凭证类别
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限 制类型： （1）借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有 一个发生额。 （2）贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有 一个发生额。 （3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是 贷方限制科目，至少一方有发生额。 （4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是 贷方限制科目均无发生额。 （5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。