[转] 办公室——教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以后用哈！）2012-7-23 12:57阅读(29)转载自南宫伊忆∙赞(64687)∙评论∙转载(199.44万)∙分享(44.31万)∙复制地址∙举报∙更多上一篇 | 下一篇：上班族必懂的电脑...办公室——教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的当人看啊，什么粗活都是让我们做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相里面去，不过在些之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。

点开始-程序-控制面板-添加/删除Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Offic 扫描。

提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。

这里也要设置为“黑白模式”，建后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。

点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。

按下“将文本发送到Word”到 Word中去了。

如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到到Word中了。

此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。

例如图片里为全英文，把OCR语言而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～还有：应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。

英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF和Word文件的转换，级所谓的同甘共苦之心，共享下：）1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，编辑PDF文件。

转换为DOC格式则可以实现编辑功能。

尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC的工作，但很多2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。

使用方法：第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。

第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具→弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。

这可认即可。

编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。

2、实现工具：Solid Converter PDF应用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转Word文档在一定程度文档的转换，但是对于很多“不规则”的PDF文档来说，利用上面的方法转换出来的Word文档中常常是乱码一的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。

使用方法：1、下载安装文件Solid Converter PDF,点击安装。

编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。

2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己Excel高级使用技巧1.编辑技巧2.单元格内容的合并3.条件显示4.自定义格式5.绘制函数图象6.自定义函数7.矩阵计算8.自动切换输入法9.批量删除空行10.如何避免错误信息11.宏的使用12.图标的应用技巧/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm1、编辑技巧1 编辑技巧（1）分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数（2）序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入（3）日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。

如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。

（4）填充条纹如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。

先在一单元格内填入“*”或“~”等符动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。

图１（5）多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet 输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否着出现在选中的其它工作表内。

（6）不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。

在编辑区中输入数据回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。

（7）在单元格中显示公式如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效这时每个单元格中的分工就显示出来了。

如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式图２（8）利用Ctrl＋*选取文本如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。

单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免格区域时屏幕的乱滚现象。

（9）快速清除单元格的内容如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格2、单元格内容的合并/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，了。

解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D 选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要和C列的合并。

这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将删掉B、C、D列的数据。

下面是一个“&”实际应用的例子。

用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合"&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串（B1,C1）”。

比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数（"本次河流生态调查结果："，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公里。

"）” 计算结果为：本次河流生态调查结果图３图４3、条件显示我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。

一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入6格”；输入60以上的分数时，显示为“及格"。

这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。

假设成绩在A2中。

那么在A3单元格中输入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还可以嵌套IF例如，如果输入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀"））就把成绩分成了三个等级如果输入=if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和于0，那么就返回0。

还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。

4、自定义格式Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数要使用自定义格式功能来完成。

Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式式。