1.0 目的1.1 规范北汽银翔汽车有限公司合格证管理，满足国家及企业产品安全的要求。

1.2 满足国家对合格证基本信息上传和快速处理的要求。

1.3 满足国家公、检、法机关和国家、地方质量监督、工商、消费者协会等政府部门查询、鉴别真伪和提供鉴定证明的要求。

1.4 满足国家对企业合格证进行生产一致性审查的要求。

1.5 满足定期向有关国家部门提供召回备案信息的要求。

1.6满足企业实施产品可追溯性的要求。

2.0 适用范围适用于北汽银翔汽车有限公司范围内所有合格证的管理和控制。

3.0 术语和定义合格证：合格证是汽车的一个重要的凭证，是汽车上户时必备的证件之一。

只有具有合格证的汽车才符合国家对机动车装备质量及有关标准的要求。

4.0 职责4.1 规划管理部4.1.1 作为产品的申报认证部门，负责公司合格证公告参数数据的及时更新及维护。

4.1.2 负责协助解决产品技术参数使用中的问题。

4.1.3 负责根据国家标准要求进行合格证正面样式设计及评审备案。

4.1.4 负责提供关于合格证的国家技术标准。

4.1.5 负责合格证管理系统企业代码、用户名、密码的领用与保密管理。

4.1.6 负责实时更新合格证管理系统联系人信息。

4.2.1 负责合格证管理系统的开发及维护。

4.2.2 负责合格证打印及上传操作平台的管理与维护。

4.2.3 负责合格证公告参数变更及扩展信息的及时维护。

4.2.4 负责合格证管理系统相应的培训。

4.2.5 负责合格证打印、上传的计算机设备、U盾及相应软件程序权限的管理。

4.2.6 负责合格证信息化设备的维护。

4.2.7 负责协助解决合格证管理系统使用中的问题。

4.2.8 负责公司内部合格证信息数据库的建立维护。

4.3 生产系统4.3.1 负责总装产品质量检验、免检认可。

4.3.2 负责整车最终检验控制，产品合格的判定。

4.3.3 负责系统中车辆可变参数（VIN、车型编码、发动机号）的录入及维护。

4.3.4 负责检验核对车辆信息的准确性。

4.4 采购部4.4.1 负责根据整车物流部提交的合格证（印带产品合格专用章）采购申请单下达采购计划。

4.4.2 负责合格证（印带产品合格专用章）采购计划的跟踪落实。

4.6整车物流部4.6.1 负责合格证（印带产品合格专用章）的采购申请的提交。

4.6.2负责合格证检验、入库、保存、领用、打印、抽检及发放管理。

4.6.3负责合格证U盾的使用、保存及升级等管理。

4.6.4负责合格证打印后信息核查抽检记录。

4.6.5负责合格证打印后信息上传工作。

4.6.6负责合格证使用、报废台账维护管理。

4.7 销售系统销售管理中心4.7.1 负责公司合格证随车或邮寄发放后服务管理。

4.7.2 负责消费者针对合格证上牌过程中咨询、投诉举报问题的跟踪处理。

4.7.3 负责经销商合格证管理工作的指导、培训及约束。

4.8 质量管理部4.8.1 负责参与合格证正面样式设计、备案审核。

4.8.2 负责合格证每月使用情况抽盘，以及打印合格证扫描抽查。

4.8.3 负责遗失、重发、补办和更换合格证的审核、打印、监督、数据撤销及上传处理。

4.8.4 负责每月报废合格证的审核召回及到期销毁。

4.8.5 负责检查合格证打印抽检情况记录。

4.8.6 负责合格证每月盘存核对检查。

4.8.7 负责合格证打印、发放、补办、更换等过程中发生问题的确认及考核。

4.8.8 负责对接政府主管部门和工作机构日常管理、专项检查核查等。

4.8.9 负责本管理办法的编写、修订及发布。

5.0 管理流程和规定合格证上的参数数据必须与公告及产品认证上的参数信息保持一致。

5.1 产品合格证正面样式的设计、评审及备案5.1.1 规划管理部根据GB/T 21085《机动车出厂合格证》要求及公司公告信息等对合格证正面样式进行设计；5.1.2 规划管理部组织公司内部相关部门（包含但不局限于：质量管理部、信息技术部等）针对合格证正面样式进行评审；5.1.3 规划管理部对于评审通过合格证正面样式向国家相关部门进行正式备案；5.1.4 合格证样式根据国家相关规定或公司内部需求需要进行变更时，则需要再次执行5.1.1至5.1.3条款规定。

5.2 合格证发放管理5.2.1 合格证空白纸张印刷、追溯管理5.2.1.1整车物流部根据库存合格证数量及日常合格证使用情况提交采购申请。

5.2.1.2采购部根据整车物流部提交的采购申请，下达相应采购计划,供应商根据采购计划进行合格证纸张印刷，纸张编号需要确保唯一性、可追溯性。

5.2.1.3采购部根据采购计划完成合格证的采购，并跟踪采购计划的执行落实情况。

5.2.2产品合格证防伪信息管理、入库检验、领用5.2.2.1 规划管理部向整车物流部产品合格证管理人员提供产品合格证防伪信息模板。

5.2.2.2 整车物流部根据合格证采购申请单、采购物资到货单、产品合格证防伪信息模板检验验收，需要抽查确认合格证的防伪信息及外观、数量等；5.2.2.3整车物流部针对检验合格的合格证，办理入库手续，并录入《汽车产品合格证入库台账表》，需要明确合格证的纸张编号；同时做好合格证的保存管理。

5.2.2.4 整车物流部应建立《汽车合格证管理台账》（参见合格证管理系统），对合格证采购及发放数量进行记录管理。

5.2.3合格证的打印5.2.3.1生产质量技术中心按产品技术文件中的规定完成整车终检，判定产品合格后，车辆在MES系统中即时变更为合格证可打印状态。

5.2.3.2 被授权人员在整车出库时在合格证打印客户端输入车辆VIN号打印合格证。

5.2.4合格证的检验确认5.2.4.1合格证打印员按照首、中、末件的形式对当班打印合格证进行扫描抽查，抽检比对核查合格证上信息同公告参数信息的一致性，并在《汽车合格证打印抽检记录表》上做好抽查记录，如抽检不合格，需进行追溯处理并及时上报。

5.2.4.2打印过程中因损坏、卡纸、抽检不合格等造成报废的合格证，需使用下一个纸张编号的合格证替换报废合格证编号，重新打印并录入《汽车合格证报废记录表》，次月初报质量管理部召回及销毁，报废合格证需加盖“报废”章。

5.2.5合格证的配发5.2.5.1汽车合格证根据资金类别选择发放方式：采用随车发放或者邮寄方式发放，合格证发放部门填写《汽车合格证发放记录表》,应包含的内容有：合格证纸张编号、合格证编号、车辆VIN代码、车型描述、接收人签字、发放日期。

5.2.6合格证的审查及盘点5.2.6.1每月7日前，整车物流部对上月份合格证的使用情况进行一次盘点，并将盘点情况填写在《汽车合格证盘点表》，提交至质量管理部审核备案。

5.2.6.2每年1月10日前，整车物流部提报上一年《汽车合格证盘点表》（盘点截止时间为上一年度12月31日24时整）。

《汽车合格证盘点表》中应表明上一年度年初时合格证的结余数、年度内领取的合格证数、合格证的发放数、补发数、换发数、失效数和年末结余数，提交至质量管理部审核备案。

5.2.6.3每月7日前，整车物流部对上月份合格证的打印抽检情况记录，提交至质量管理部审核备案。

5.2.7合格证的遗失补办重发、更换换发管理5.2.7.1质量管理部负责整车合格证的补办、更换，经销商均填写《汽车合格证补办、更换申请表》，由销售系统审核并留档备案。

5.2.7.2物流中遗失的合格证补办由物流公司开具遗失证明并向质量管理部提出补办申请。

5.2.7.3经销商或消费者补办合格证：需提供当地登报遗失声明材料、情况说明书面报告；经销商更换合格证：需提供原汽车合格证；由销售系统统一收回，移交质量管理部。

5.2.7.4销售系统向质量管理部提报合格证补办及更换记录，质量管理部进行汇总，并记录在《合格证更换及补办记录汇总表》中。

汽车合格证的补办、更换，均由申请人填《汽车合格证补办、更换申请表》。

5.2.7.5补办合格证：质量管理部审核并按原合格证信息补办合格证；更换合格证：在原合格证加盖“报废”专用章，再进行合格证的更换，并将报废合格证录入《汽车合格证报废记录表》。

5.2.7.6质量管理部负责就销售补办、更换合格证向国家机动车合格证管理中心提出修改申请并及时进行修改。

5.2.7.7 针对更换合格证，具体可变更参数范围规定参照附表1执行。

5.2.8合格证的作废管理5.2.8.1每月7日前，整车物流部对上月份合格证的打印报废情况记录表以及实物，提交至质量管理部统一审核召回及销毁。

5.2.8.2报废合格证保存周期为一年，超过一年的，采用放入碎纸机等方式进行“销毁”处理，整车物流部打印环节报废的合格证及经销售更换后报废的合格证，统一由质量管理部进行销毁，并在《汽车合格证销毁记录表》上做好销毁记录。

5.3合格证电子信息及系统管理5.3.1 合格证管理系统管理5.3.1.1 合格证涉及相关部门根据本部门职责需求向信息技术部提出合格证管理系统权限申请。

5.3.1.2 信息技术部根据合格证管理系统权限申请及各部门相关职责向合格证相关人员提供合格证打印、上传的计算机设备、U盾及相应软件程序的操作权限。

5.3.1.3规划管理部根据部门工作职责权限向质量管理部、整车物流部合格证相关人员提供合格证管理系统企业代码、用户名、密码。

5.3.1.4 生产系统安排专人对系统中每台车的可变参数（包括VIN、发动机号等）进行录入及维护，车辆终检合格后，参数应录入完毕。

5.3.1.5 信息技术部负责合格证打印程序的功能实现及合格证打印系统后期的系统维护工作,确保管理系统的安全及合格证数据库信息有效性及可追溯性。

5.3.2合格证信息的上传、修改、补传、撤销等管理5.3.2.1合格证打印后48小时内，合格证打印部门将合格证打印信息上传到国家机动车合格证管理中心。

5.3.2.2如合格证信息上传错误或参数需要更改，由质量管理部负责向国家机动车合格证管理中心提出修改申请并及时进行修改。

5.3.2.3 质量管理部针对存在上传错误或参数需要更改的合格证进行撤销，待数据交换完成后进行补传。

5.3.3 合格证一致性管理5.3.3.1 规划管理部针对新增车型在系统进行合格证公告信息更新维护，并将后续变更、扩展信息及时通知信息技术部。

5.3.3.2 信息技术部安排专人对系统中整车合格证车型公告变更、扩展信息进行更新维护，更新及修改的信息应及时通知整车物流部和销售系统。

5.3.3.3新公告或公告变更、扩展后首套合格证，合格证打印人员打印后要规划管理部法规处签字确认并留档备案。

5.4 合格证相关工作人员培训、考核及保密要求5.4.1 信息技术部就合格证管理系统对合格证生产信息录入、合格证打印、信息上传、撤销等相关操作人员进行系统操作培训。

5.4.2 合格证涉及部门对相应工作人员进行保密要求教育，增强保密意识。

5.4.3 质量管理部门每季度对合格证涉及部门进行监督检查。