15
办公室业务2012・2
档案学研究
办公室业务・office opertions
文／马青
档案资料管理中的保密工作浅析
【摘要】本文通过分析档案资料管理与保密工作的关系，提出了“利用先行，保密为本”的观点。
阐述了新时期档案资料管理工作应以信息安全为重点，完善制度建设，加强科学管理和目标管理，明确岗位职责，提高保密意识，为现代企业建设的顺利进行提供有力保障。
【关键词】档案资料；管理；利用；保密
而在传统的保密观念影响下，档案
资料管理工作普遍存在着“重保轻用、利用不足”的现象，在提供利用的过程中往往被“保密”束缚了思想和手脚，出现了大批档案资料得不到充分有效的利用而造成浪费、各类工作人员又不能及时全面地了解情况等弊端，使得档案资料管理工作不能充分履行“提供利用”的职能，同时也使管理人员的价值也难以在档案利用效果中体现出来。
因此，如何协调好“保密”和“利用”的关系,已成为当前亟待解决的问题。
一、完善制度建设，做好档案资料利用
的监督工作
制度是保密工作之本。
为使监督工作和提供利用工作有章可循，我们可以通过建立健全档案资料的登记制度、传阅制度、借阅制度、复制制度、销毁制度以及涉密人员管理制度等，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使得在开展档案资料利用工作的同时，确保不失密、不泄密以及档案资料的完好无损。
各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
在提供利用服务时，我们还可以根据不同利用者的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护：对某些为获取凭证而来馆（室）查阅档案资料的利用者，要防止偷撕或涂改档案资料；通过宣传利用档案的制度规定、与利用者交谈等手段，掌握其利用目的与动机，分析利用者的情况和利用效果；检查被利用的案卷；督促利用登记制度的落实；实行全
过程、全方位监控，及时查处损毁档案资
料的行为，及时挽回损失。
二、加强科学管理，做好档案资料的定密、调密、解密工作
为杜绝因密与非密界限不清的混卷管理所造成的秘密扩散的可能，日常的档案资料管理工作应在贯彻落实《保密法》的基础上，根据保密范围的变化、密级档案资料作用的变化及保密时限的变化，积极采取措施，最大限度地提供利用，确保档案资料保密的时效性。
要严格划清密与非密的界限，限制密级文件资料的下发范围和知悉范围。
首先在起草的文稿上先拟定密级，防止在起草过程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、发送、传阅、使用、销毁等各个环节上按要求进行登记、管理、监控，并确定哪些档案资料能开放利用，哪些应限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，严格执行保密期限、解密时间或者解密条件的规范标准。
要主动接受保密部门对调密工作的监督和指导，进一步做好涉密档案资料管理规范化、标准化工作，做到科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供利用。
三、强化目标管理，应用保密技术促进
档案资料管理
随着秘密信息载体形式的多样化，办公自动化的应用，以及网络技术的不断发展，现代企业步入了以电子信息交流为标志的信息化时代，其各项业务由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程，造成了大量数字化信息的不断涌现。
我们已逐步认识到，电子文件的传递速度、检索途径等相对于传统的纸质文件来说有着极大的优越性，但在信息采集、处理、存储和交换方式等方面又有其致命的弱点，如：易被窃取、篡改、删除、伪造，如果使用和管理不当，将会给国家和企业带来严重的后果。
因此，确保资料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵赖性是现代企业档案资料管
理工作中信息安全保密的目标。
在严峻的保密形势下，企业应与时俱进，积极地将保密防范技术和保密检查技术引入档案资料管理工作中。
在保证环境、设备、设施安全的前提下，通过备份与恢复、病毒检测与消除、电磁兼容等措施，保证信息系统的运行安全；在进行计算机标引、数据库建设、以及为用户提供网上信息服务时，采取物理隔离、身份鉴别、访问控制、传输加密、存储加密、完整性校验、防电磁泄漏发射、安全审计跟踪等积极主动的防范措施，尽量减少信息利用者的安全风险。
四、明确职责，提高档案资料管理人员素质
责任是保密工作之魂。
档案资料管理是现代企业建设的基础工程之一，其工作的特殊性使档案资料的管理人员始终处于知密时间早、知密范围广、知密事项多、知密程度深的位置，他们对国家、企业的秘密比一般工作人员负有更为重大的责任，因此要求其具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，时刻警惕秘密的泄露。
担负着信息服务工作的档案资料管理人员，是档案资料管理制度的直接贯彻者，因此维护档案资料的完整与安全，是档案管理资料人员的职责之一，也是档案资料管理工作的基本任务，它要求档案资料管理人员要持之以恒，时刻警惕和防止档案资料的损坏，确保安全，为利用工作提供物质基础。
首先，要牢固树立“保密为本”的思想意识，具备遵纪守法、责任心强的内在素质；其次，要具备一定的专业知识，熟悉所保管的档案资料的内容，熟悉相关档案法规和信息安全保密法规；第三，要具备较高的文化素质，不仅能总结和分析档案资料管理工作中的经验与问题，掌握利用规律，以更好地提供服务，还应掌握一定的安全保密技术，杜绝泄密隐患。
(作者单位：中航工业西飞公司)。