大型商场办公室主任岗位工作流程一、行政管理1、会议工作：⑴业务分析会：每周五13:30（日期、时间以某店为例，各商场可据实调整）工作程序日期时间工作步骤1.会议通知周五10:00前安排业务文员通知各业务部门经理/主管及其他相关人员参会。
2.会场准备周五13:00前安排行政文员提前做好会场准备。
3.参会周五13:30①准时参会。
遇事向商场总经理/店长请假；②与会人员签到，建档；③安排业务文员做好会议记录。
4.会议纪要撰写、上报周五下午至周六12:00前①安排业务文员撰写《业务分析会会议纪要》；②《业务分析会会议纪要》初稿校审，交业务文员修改；③业务文员将《业务分析会会议纪要》初稿报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；④业务文员将《业务分析会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。
5.会议周六①业务文员建档《业务分析会会议纪要》；纪要建档、下发13:00后②业务文员下发《业务分析会会议纪要》，各部门经理/主管签收。
6.执行会议决议周五会议结束后①作为办公室/店长办负责人执行会议有关决议；②监督、考核各部门经理/主管执行会议决议。
⑵办公例会：每周六13:30（日期、时间以北京*** 东四环店为例，各商场可据实调整）工作程序日期时间工作步骤1.会议通知周六10:00前安排业务文员通知各部门经理/主管及其他相关人员参会。
2.会场准备周六13:00前安排行政文员提前做好会场准备。
3.参会周六13:30①准时参会，汇报办公室上周工作总结、本周计划；②遇事向商场总经理/店长请假。
如有重要内容需汇报或协调，提前安排业务文员或指定部门员工参会汇报；③与会人员签到，建档；④安排业务文员做好会议记录。
4.会议纪要撰写、上报周六下午至周日12:00前①安排业务文员撰写《办公例会会议纪要》；②《办公例会会议纪要》初稿校审，交业务文员修改；③业务文员将《办公例会会议纪要》初稿报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；④业务文员将《办公例会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。
5.会议纪要建档、下发周日13:00后①业务文员建档《办公例会会议纪要》；②业务文员下发《办公例会会议纪要》给各部门经理/主管，各部门经理/主管签收。
6.执行会议决议周六会议结束后①作为办公室/店长办负责人执行会议有关决议；②监督、考核各部门经理/主管执行会议决议。
⑶商场员工大会：每月第二周星期一，18:30后（日期、时间以北京*** 东四环店为例，各商场可据实调整）工作程序日期时间工作步骤1.大会筹备提前3日①联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否；②协调商场企划部设计、制作会场背板、横幅等终端；③通知物业、安保部门经理会议举办具体日期和时间，请其安排人员提前做好会场布置的准备（若无会议室），或安排行政文员做好会议现场布置准备（有合适的会议室）。
2.拟定大会议程提前2日①拟定大会议程，报商场总经理/店长审阅、确认；②安排业务文员下发员工大会通知，各部门经理/主管签收；③业务文员在商场办公区公示栏公告员工大会议程/通知；④业务文员建档每月员工大会议程/通知。
3.会前准备提前1日①安排行政文员通知各部门经理/主管组织本部门全体员工参会；②有关会议资料、物品等的准备到位；③安排行政文员提前落实次日参会人员的晚餐；④安排驾驶班班长或行政文员提前落实好车辆于次日大会结束后送员工下班回家。
4.会前检查大会当天①提请、监督行政文员、企划部经理或物业、安保部经理安排人员及时准备好会场；②会议资料、物品、员工晚餐等的准备到位；③通过驾驶班班长或行政文员安排车辆于会后送员工下班回家。
5.举行会议大会当天①组织办公室/店长办员工参会；②安排业务文员做好会议记录；③参加、主持员工大会；④安排行政文员或安保、物业部经理组织员工会后清场，恢复秩序。
6.会议纪要撰写、上报会后2日内①业务文员撰写《员工大会会议纪要》；②校审《员工大会会议纪要》并交业务文员修改；③业务文员将修改后的《员工大会会议纪要》，报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；④业务文员将《员工大会会议纪要》上报中心总经理、分管副总裁审阅。
7.会议纪要建档、下发会后2日内①业务文员建档《员工大会会议纪要》；②业务文员下发《员工大会会议纪要》，各部门经理/主管签收。
8.执行会议决议会议次日起①作为办公室/店长办负责人执行员工大会有关决议；②监督、考核各部门经理/主管执行大会决议。
⑷商场年度总结表彰大会：每年春节后一周内，正月十五元宵节前（各商场根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序日期时间工作步骤1.确定大会日期春节前请示商场总经理/店长，确定大会日期。
2.下发会议通知春节前①拟定召开商场总结表彰大会的通知；②大会通知报商场总经理/店长审阅、通过；③业务文员下发大会通知，各部门经理/主管签收；④业务文员在商场办公区公示栏公告大会通知；⑤业务文员建档大会通知文件。
3.成立会务组春节前①确定会务组和责任人，明确职责，分工协作；②召开第一次会务组责任人会议，落实各项工作。
4.大会筹备春节前①安排行政文员联系、落实好会场或酒店；②安排行政文员通知各部门经理/主管届时组织员工参会，要求上报参会人员数量、名单及表演节目；③联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否。
5.拟定大会议春节上班后第①草拟大会议程；程1、2天②大会议程报商场总经理/店长审阅、确认；③安排业务文员下发大会议程，各部门经理/主管签收；④业务文员在商场办公区公示栏公告大会议程。
6.会前准备春节上班后第1、2天①安排行政文员再次落实会场或联系酒店，确认无变化；②再次联系、确认分管副总裁、中心总经理参会与否；③召开会务组会议，布置、推进大会各项工作；④如邀请厂商、营业员及商场所在地行政职能部门领导参会，安排各相关部门负责人分发邀请；⑤如需调派车辆，安排行政文员提前联系、确定。
提前1天①最后一次召开会务组会议，汇总大会各项工作完成情况，协调解决困难事项；②安排行政文员通知各部门经理/主管落实本部门员工参会，安排好大会当天商场重点岗位值班人员；③安排行政文员再次联系酒店，确认次日会务所需场地、音响设施、宴席等的准备到位；④安排行政文员再次联系调派的车辆；⑤邀请有关领导、人员出席；⑥安排行政文员落实所有奖状、奖品以及其他物品的准备到位。
大会当天①安排行政文员组织相关部门/人员提前到酒店作好现场布置；②有关物品提前送到酒店；③安排驾驶班班长或行政文员落实好车辆于大会结束后送员工下班回家。
7.举行会议大会当天①组织办公室/店长办全体员工参会；②安排业务文员做好会议记录；③参加、主持员工大会。
8.会议纪要撰写、上报会后2日内①落实业务文员撰写《总结表彰大会会议纪要》；②校审《会议纪要》并交业务文员修改；③业务文员将修改后的《总结表彰大会会议纪要》报商场总经理/店长审阅、修改、定稿；④业务文员将《员工大会会议纪要》上报中心总经理及中心分管副总裁审阅。
9.会议纪要建档、下发会后2日内①业务文员建档《总结表彰大会会议纪要》；②业务文员下发《会议纪要》，各部门经理/主管签收。
10.执行会议决议会议次日起①作为办公室/店长办负责人执行员工大会有关决议。
②监督、考核各部门经理/主管执行大会决议。
⑸办公室一周工作例会：每周日16:30（各商场办公室/店长办根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序日期时间工作步骤1.通知周日10:00前安排业务文员通知办公室/店长办员工下午开会。
2.会场准备周六16:00前安排行政文员提前做好会场准备。
3.举行会议周日16:30①组织、主持会议：上周办公室/店长办工作小结，提出工作中存在的问题及解决方案；本周工作部署；商场本周工作重点；办公室/店长办团队建设及协作等事宜。
②安排业务文员做好会议记录。
4.建立台帐周日下午安排业务文员作会议记录、建档，无须撰写会议纪要。
⑹同城两店/多店业务互动会议：每月一次，轮流承办（各商场可根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序日期时间工作步骤1.会议通知提前2天①通知本商场各部门经理/主管作好参会及交流发言准备；②请各部门经理/主管提前安排好会议当天部门工作。
2.会场准备提前一小时如在本商场开会，安排行政文员提前做好会场准备。
3.组织参会会议当天①组织本商场各部门经理/主管准时参会；②提前准备、携带好参会必需资料。
4.会议纪要撰写、上报会议次日①根据领导安排撰写会议纪要；②上报会议纪要给各商场总经理/店长审阅、修改；③上报会议纪要给中心总经理、分管副总裁审阅；④根据需要下发会议纪要给同城各商场或中心各商场；⑤业务文员建档会议纪要。
5.执行会议决议会议结束后①作为本商场办公室/店长办负责人执行会议有关决议；②监督、考核本商场各部门经理/主管执行会议决议；③如需上报会议决议执行情况，按会议决议或上级领导要求按时、如实汇报。
⑺中心部门经理会议：每季度1次（各中心根据各自实际情况确定会议日期和时间）。
工作程序日期时间工作步骤1.会议通知提前3天①通知本商场各部门经理/主管做好参会及交流发言准备；②请各部门经理/主管提前安排好会议期间部门工作。
2.组织参会会议期间①组织本商场各部门经理/主管准时参会；②提前准备、携带好参会必需资料。
3.会议纪要撰写、上报会后1-2日①根据领导安排撰写会议纪要；②上报会议纪要给中心总经理审阅、修改、定稿；③上报会议纪要给分管副总裁审阅；④根据需要下发会议纪要给中心各商场；⑤本商场业务文员建档会议纪要。
4.执行会议决议会议结束后①作为本商场办公室负责人执行会议有关决议；②监督、考核本商场各部门经理/主管执行会议决议；③如需上报会议决议执行情况，按会议决议或中心总经理、分管副总裁要求按时、如实汇报。
⑻集团办公条线会议：每年1-2次工作程序日期时间工作步骤1.请示汇报接获集团文件的当天或次日①上报集团文件给商场总经理/店长参阅；②请示商场总经理/店长确定参会人员；③安排行政文员上报参会人员名单给集团会议联络人；④安排行政文员通知相关人员按集团要求参会，并下发或公告集团文件；⑤各参会人员开始准备参会资料；⑥安排业务文员存档集团文件。
2.会前准备提前2-3天①安排行政文员再次联络参会人员，确认/催办参会资料的准备到位；②安排行政文员购买火车票；③安排行政文员联系集团办公室条线会议联络人，落实酒店、回程车票等事宜。
3.参会提前1天①组织参会人员到达集团指定的会议地点；②与集团办公室主任或会议联络人对接工作。
会议当天①组织参会人员准时参会。
会议次日①组织参会人员返程。
4.执返回商场①向商场总经理/店长（如未参会）汇报集团行会议决议后办公条线会议的主要精神，商讨、制定落实方案；②如需上报本商场行动方案，按会议要求上报；③作为商场办公室/店长办负责人执行会议有关决议；④如涉及商场重要事项安排，在商场最近的办公例会或员工大会等会议上宣贯，落实集团办公条线会议精神及商场总经理/店长的工作指示。