电子邮件中的最薄弱环节
2 So many long-winded expressions 过多使用冗长的表 达法。
KISS原则——Keep It Short and Simple.
使用像“buy”、“try”、“start” 和“end”这样的 短词，而不要用“purchase”、“endeavour”、 “commence”、“terminate”。
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电子邮件中的最薄弱环节
3 Let‘s get more active 要多用主动语态 。
不要说： 要说 Arrangements have been made for a repeat order to be despatched to you immediately. The seminar will be conducted by Adrian. The cause of your complaint has been investigated. I have arranged for a repeat order to be sent to you today.
使用恰当的语气
自然而然真诚的写作 牢记KISS原则 使用现代语句 抄送给全世界
8 Vague subject line
9 Use active not passive voice
模糊的主题行
用主动语态，不用被动语态
10 Compose CLEAR communications 用“CLEAR”手法撰写文书
10 STEPS TO GOOD BUSINESS E-Mail 商务邮件制胜十法则
1 Remember your ABC 2 Be courteous and considerate 记住你的ABC 礼节周到
3 Use appropriate tone
4 Write naturally and sincerely 5 Remember the KISS principle 6 Use modern terminology 7 CC to the whole world
10 STEPS TO GOOD BUSINESS E-Mail
商务邮件制胜十法则
3 Use appropriate tone 使用恰当的语气
一下表达法在商务写作中要避免使用： Your failure to reply... You did not see... We must insist... You should not expect to... Your refusal to co-operate... You have ignored... This is not our fault... I can assure you... You failed to... I have received your complaint...
现谨通知
我写信建议您 我想提请您注意
“ Further to the telecon t o d a y b e t w e e n y o u r 为回应今天阁下和签字人之 g o o d s e l f a n d t h e 间的电话 undersigned"
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I am pleased to tell you...
Please let me know...
I hope to hear from you soon.
We do not expect prices to rise .
Please revert to us soonest
We do not anticipate any increase in prices.
结尾很无 礼， “staffs ”一词不 加“s”
10 STEPS TO GOOD BUSINESS E-Mail
商务邮件制胜十法则
3 Use appropriate tone 使用恰当的语气
不要说 We cannot do any thing about your problem. This problem would not have happened if you had connected the wires propertly. Your TV's guarantee is up,so you will have to pay for it to fixed. 要说
重点突出，意思明确。牢记3R原则。引导你的读者（Reader）给予 你期望的答案（Response）否则你永远不能确定是否会得到你希望 的结果（Result）
落款——要有完整称呼。落款有公司标识以及详细联系资料。
10 STEPS TO GOOD BUSINESS E-Mail
商务邮件制胜十法则
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电子邮件中的最薄弱环节
1 语句表达过时 2 过多使用冗长的表达法 3 要多用主动语态 4 注意标点符号的使用 5 太多客套
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电子邮件中的最薄弱环节
1 你是从古代穿越过来的吗？
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电子邮件中的最薄弱环节
1 你是从古代穿越过来的吗？
“Please be informed" 兹通知
"Kindly be advised"
"I am writing to advise you" "I would like to bring to your attention"
At last, happy New Year in advance.
Best regards, Carrie Yantai Sanmon Machinery Equipments Co., Ltd. A: Room 1306, No.462 South Qingnian Road, Zhifu District, 264000, Shandong, China
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商务邮件制胜十法则
From Date 令人不 舒服的 主题行 措辞即 无理又 生硬 过 时 说 法 结尾处不 能偷懒 To Subject sally@ 12:34 johnwong@ REMINDER!!
1. The material for the belt is fused alumina zirconia with 4 tpye:40#,60#,80#,120# which type do you need?
2. BOSCH GWS 5-100 has little different from what you have seen it on factory.
10 STEPS TO GOOD BUSINESS E-Mail
商务邮件制胜十法则
1 Remember your ABC 记住你的 ABC
Accurate(准确) Brief（简洁） Clear（清晰）
认真核对实施准确 涵盖所有相关细节 细致校队
保持句子简短 使用简单的表达法 使用非专业性语言
使用简单、明了的语言 用轻松、自然地风格撰写 不要拘泥礼仪或过分亲昵
Adrian will conduct the seminar.
I have looked into this matter.
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电子邮件中的最薄弱环节
4 Colons Colons Colons 冒号 冒号 冒号。
Date : 12 January Time : 9:00 Venue: Sheraton Towers hotel
如何回复客户邮件
目 录
1
一. 又爱又恨的电子邮 件
二. 电子邮件制胜十 法则 三. 如何回复邮 件案例
2
3
THE GOOD AND THE BAD OF E-MAIL 电子邮件的好处及利弊
我们为什么喜欢它？ 讨厌他？ 随意 我们为什么
是否过于随意
点击按钮就可以把信息发给很 是否由于发信太容易而是我们 多人 收到太多的电子邮件 如果不质疑，我们可能会下载 你可以粘贴附件并很容易的发 带病毒的文件；此外，大容量 出 的文件需要花费较长时间下载。 快捷——信息继续几秒就可 速度过快，有时候点击了“发 以发出 送”又想收回 比较便宜 可以选择优先次序——打开 邮箱时，你可以决定先读哪封 我们收到很多垃圾邮件 存在迅速恢复电子邮件的压力
10 STEPS TO GOOD BUSINESS courteous and considerate 礼节周到
问候语——礼节、呼应（第一封信Dear Mr/Ms分清男女，之后关系 好了再Hi, brother/friend）。
立即回复所有信件。即使不能立即回答客户问题，你也要发邮件告 诉客户你会很快给予相近慎重的答案。今天的今天一定要回。香港 、台湾、韩国2个小时内回复。印度11点之前回复。中东下午1点前 。澳大利亚收到后马上回。欧洲下午三点前一定要回。美国下班前 回（根据各国的时差和工作习惯统计）。
Date 12 January Time 9:00 Venue Sheraton Towers hotel
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商务写作中的最薄弱环节
5 Thank you! 谢谢你！
使用自然文体，就仿佛在交谈，而不要使用那些已经存 在论数十年的枯燥的套话。
Please favour us with a
I hope to hear from you