归档文件整理细则一、目的为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。

二、适用范围适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。

三、术语定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。

2、件：归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。

3、全宗号为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。

4、分类号分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。

5、项目代码项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。

6、案卷号同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。

7、件号件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。

8、档号档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。

本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。

1、采用“事件”分类法，即按照档案的具体内容进行分类，根据公司档案产生情况，初步分为七大类：、文书档案、运营档案、营销档案、声像档案、实物档案、人事档案、账务档案，采用英文字母作为类目代码。

部分产业如有档案无法归入上述七大类时，可根据实际需要增设2、档案分类一般不超过三级，具体二、三级分类详见《文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》（附件二）。

3、各类档案以“件”为单位整理归档，同一全宗应保持分类方案的稳定。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文译本在前，其他语言译本在后；合同审批单与合同正本、附件作为一件保存。

4、声像档案要求清晰完整，并提供拍摄内容、时间、背景、作者、重要人物名称等信息，如果拍摄活动结束后发布新闻信息，该新闻稿作为附件一并保存。

5、实物档案按照年度一事一件，移交时需提供名称、获奖时间、地点、发奖/获奖单位、活动名称等信息。

6、与项目开发、运营及营销有关的档案，按项目进行分类。

五、档号编制1、档号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，不得重复。

2、全宗号编制2.1 公司全宗号由两部分组成。

第一部分由集团代码组成，集团代码用四位英文字母标识。

例如：集团代码“中南置地”，取“ZNZD”四字母表示；第二部分由战区名称缩写代码组成，例如：环沪战区的表示方法：[HHZQ]；2.2 全宗号编制举例说明例如：环沪战区公司：ZNZD[HHZQ]；广深战区公司：ZNZD[GSZQ] 以此类推；3、项目代码编制项目代码由所在城市拼音首字母与案名首字母共同组成，例如：成渝战区的“成都樾府”表示为C DYF，各战区公司编制《全宗代码、项目代码一览表》（详见附件三）内的项目代码，并向集团综合人力中心文化体验部备案。

一级分类号由英文字母组成，二三级分类号由数字组成且类别之间用“.”隔开，5、件号、案卷号用三位阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始向后排列。

6、保管期限一般分为永久保存和定期保存，其中定期保存又分为保存30年和保存10年两种；永久保存用“YJ”表示，保存30年用“D30”表示，保存10年用“D10”表示。

7、档号编制7.1 文书档案示例以文书档案为例, 集团总部档号格式：件号保管期限：30年分类号：行政合同年度全宗号：集团本部以文书档案为例, 战区公司档号格式：件号保管期限：30年分类号：行政合同年度：2018全宗号：环沪战区以文书档案为例, 项目公司档号格式：件号保管期限：30年分类号：行政合同年度：2018项目代码：上海锦庭全宗号：环沪战区7.2 运营档案示例7.3 营销档案示例7.4 档号应书写在归档文件首页的右上角。

六、档案的编目1、页次/页数的计算文件页数：每一件归档文件的总页数。

归档文件不编制页号，文件中有图文的页面为一页，将构成该件的各份文字材料（包括：正文、附件、呈批表、稿等）的页数相加作为该文件的页数；卷内目录不计算页号。

2、卷内目录的编制2.1卷内文件目录（详见附件四）排列在卷内文件首页之前；2.2序号：以一份文件为单位，从001开始按顺序标注；2.3责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，须将所有责任者列明，以“，”隔开；2.4档号：根据档号编制要求进行编号；2.5文件题名：填写文件标题的全称；2.6日期：填写文件形成的日期（竣工图填写竣工图章上的日期），用八位数字表示，例：20180101；2.7页数：每一件归档文件的总页数。

3、案卷的编制3.1 案卷题名指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、文件名称等。

一般由立卷人自拟，要求简明、准确揭示卷内文件的内容；3.2 当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容；3.3 立卷单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替；3.4 起止日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期；3.5 卷内目录应采用计算机打印，不得手写。

4、案卷目录的编写《档案案卷目录》（详见附件四）主要应填写全宗号、分类号、案卷号、案卷题名、卷内文件起止时间、页数、保管期限、备注等。

七、竣工图的编制1、项目竣工图应由施工单位负责编制。

如果行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

2、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章，竣工图章加盖在图表右侧空白处，使用不褪色红色印泥并签署相关内容。

3、施工图没有变动的，由竣工图编制单位直接利用施工图套用竣工图框，加盖竣工图章作为竣工图；凡一般变更且图纸符合更改或划改要求的，可在原施工图（必须是新图）上修改，并附设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章作为竣工图；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图。

八、档案装订与装盒1、图纸一般不装订，特殊情况除外。

独立装盒成卷、不装订、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T 10609.3-2009)统一折叠成A4幅面(286mm 208mm)，图标栏露在外面。

2、文书档案的装订：以件为单位的归档文按件装订。

统一使用档案文化体验部门指定使用的装订材料（包括不锈钢钉、棉线、铆管等）装订。

不锈钢钉装订方法是左侧上下各一钉；较厚的文件可用棉线三孔一线装订或用财务铆管装订机进行三孔装订。

装订时，不得压字迹，不是A4文件大小的文件需进行托裱。

3、档案的装盒：档案归档时必须按顺序装盒，档案盒封面无须填写，只须填写档案盒脊背。

九、档案移交与整理1、公司内部移交1.1集团各部门/战区公司/项目公司移交档案时，应编制《归档文件移交书》（详见附件四），批量移交时须发起BPM审批流程，并将电子版案卷目录及卷内目录作为附件，档案接收人员应与移交人共同清点，于BPM审批流程中进行确认；1.2移交人在归档移交实体档案的同时，须按规定将档案文件信息进行扫描并存档，完成文件材料的实体与电子化档案同步归档。

2、外单位向我方移交（专指施工档案）2.1建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的施工档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

2.2建设单位应对乙方施工文件的立卷归档工作进行实时的监督、检查、指导。

2.3乙方单位应在建设项目交工验收前、工程完毕四个月内，向建设单位档案部门移交经系统整理并审查合格的全部档案（含电子档案）；乙方单位未完成竣工档案移交验收的，建设单位有权拒绝进行工程结算。

2.4乙方单位应严格按照有关规定编制项目竣工档案，编制依据为：当地城建档案馆竣工档案移交目录、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2014）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）。

2.5乙方单位对项目档案进行整理排序组卷后，文字部分采用“三孔一线”方式装订，竣工图纸统一折叠成 A4 幅面(286mm 208mm)，图标栏露在外面。

然后装入档案盒中，统一向建设单位移交。

乙方单位编制《归档文件移交单》并填写《竣工档案移交审批表》（详见附件四），经交接双方确认资料无误，相关部门和领导审核同意方可接收。

2.6乙方单位向建设单位归档的档案套数，应能满足建设单位保管和使用的需要。

一般需提供三套竣工档案，一套交城建档案馆，一套交建设单位档案部门，一套交物业公司。