会务安排工作方案
【篇一:会务工作安排表】
20120523邮保战略合作现场推进会
会务工作安排表
“自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表
【篇二:大型会务安排方案(通用)】
xx地区第xx届xxx研讨会
会议实施方案
一、主办单位、承办单位:
1、主办单位:
2、承办单位:
3、协办单位:
二、机构及人员:
1、会议领导小组:
组长:
副组长:
成员:
2、会务服务组:统筹安排整个会议,明确落实各项责任,及会议期间的联络等
组长:
成员:
3、论文编集及文字组:负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。
组长:
成员:
4、后勤保障组:负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。
组长:
成员:
5、企业服务组:负责接待和联络企业人员。
组长:
成员:
三、研讨会日程(共三天)。
第一天:11月16日。
1、全天参会代表报到(后勤保障组)
(1)负责报到登记。
责任人:
(2)负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。
责任人:
(3)再次确认参会代表是否需要预定返程机(车)票,由会务公司
负责代订返程机(车)票。
责任人:
(4)收取会务费,设置刷卡机(部分企业免若干参会会务费)责任人:要求:1、提前拿出房卡,同一地区代表尽可能安排在同一楼层。
2、中午12:00视情安排桌餐(会务组)。
3、下午17:00召开组委会会员单位负责人预备会,地点:酒店会
议室。
(会务组)
要求:按照20人安排会场,准备文件袋、笔记本、笔等会议用品,协调酒店安排好会议服务。
责任人:
预备会内容:(1)征求会议日程安排意见、两天正式会议主持人安排。
(2)收集会后旅游线路确认登记。
(3)商议论文评比事项。
(4)确定下届主办单位。
(5)其它事项。
4、18:00在酒店举行欢迎晚宴。
(会务组)
晚宴主持人:
另:每天安排参会代表所住房间水果(责任人:)。
第二天11月17日。
1、早餐 7:30-8:30
2、会场布置:音响照明、影像设备、摄影摄像、席签、主席台代表
胸花、茶水服务、会议及企业资料、服务人员到位。
早上8:30要
求准备到位。
(会务组)
时间:上午8:45代表进场,9:00会议开始。
3、会议议程:主持人:。
(1)开幕式
(2)介绍与会领导、来宾和单位;
(3)领导致欢迎辞;
(4)领导讲话;
4、上午10:30-11:30专家讲座和论文交流(会务组负责)
主持单位:
(1)专家讲座
(2)协办单位发言
(3)论文交流(先排好次序,每个单位控制在10分钟内)
5、中午11:30自助餐、午休
6、下午14:00-17:00论文交流和参会企业技术产品推介主持单位:(共4场会第2场)
(1)论文交流:
(2)参会企业技术产品推介
(3)参会企业技术产品推介
(4)论文交流:
休息20分钟
主持单位:待召开会员单位预备会后确定(共4场会第3场)(5)论文交流:
(6)参会企业技术产品推介;
(7)论文交流:
6、晚餐 17:40
第三天:11月18日。
1、早餐 7:20-7:50。
2、8:00-11:30参会代表参观机械设备展,与参会企业互动。
(企
业组负责,设备展可开在停保场内)
3、午餐 11:30(自助餐)。
地点:
4、下午14:00-16:30第三届垃圾与文化论(会务组负责)主持单位:
5、闭幕式下午15:30-17:00
主持单位:
(1)宣布论文评选结果并表彰(由?单位宣读,预备会定);
(2)通过大会会议纪要(由?单位宣读,预备会定);
(3)举办城市与下一届承办城市交接仪式(下一届承办城市代表讲话)。
(4)主要领导总结发言
(5)大会闭幕
6、发放会议纪要、合影照片和通讯录(后勤组负责);
下午17:30乘车晚餐(由赞助企业接待,会务组、企业组负责)。
7、晚上回酒店休息。
四、总结
1、会议文件整理归档。
2、会议用品、纪念品整理。
xx公司
二○xx年x月x日
【篇三:会务组工作方案】
会务组分工及工作方案
一、工作目标及主要任务
全力做好有关会务组工作,确保座谈会的顺利进行。
主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。
二、人员安排
负责人:刘芳
三、会务准备
(一)场景布置(协助广告公司): 1.(1)40周年华诞展及各专科展牌;
(2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;
(3)音响的调配;
(4)相关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等);(5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作;(6)“千人宣言”仪式的准备工作;(7)颁奖证书的准备;(8)院庆工作牌的统一制作。
2. 会场座椅的摆放(按不同颜色座椅区分abcd区,方
3. 摆放主席台;
4. 准备嘉宾名牌;
5. 准备嘉宾胸花(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗;
6. 摆放矿泉水;
7. 准备会议资料及礼品装袋;
8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;
9. 会场卫生间的指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作)。
▲资料袋内物品:(1)产品介绍
(2)座谈会专题片dvd (3)座谈会活动手册(4)纪念品(二)嘉宾接待刘芳姜芳榕
1. 庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席;
2. 迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工);
3.
协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);
4. 所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐;
5. 庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车。
(三)嘉宾签到刘芳
1.负责嘉宾签到(准备嘉宾签名册或签名卷轴);
2.及时核对到会
嘉宾名单(准备一份参加庆典嘉宾名单);
3.准备文房四宝若干,以便有需要的嘉宾题字;
4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作。
(注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,
只在会场摆放议程单张。
)(四)应急工作刘芳
1. 负责因天气等原因主会场转移工作;
2. 在附院礼堂做好备用会场
的准备工作; 3. 突发事件的紧急处理(协同院庆活动应急组); 4.
现场保健医生及常用药品的准备;
5. 由附院员工组成观众预备队伍,约100人,在现场观众过少时到
场就坐,避免冷场。
四、时间安排及分工
根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组,分别负责座
谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放
等工作,座谈会接待、引导工作。
具体时间安排及分工如下表:
注:把握细节规范办会
会务工作是办公室的一项经常性工作,会务工作的好坏,直接影响
到会议的质量和效果,而会务工作能否做好,往往取决于对细节的
把握。
在办会工作中,一个通知的发放不到位,一个座位的安排不
合理,一个话筒的声音不正常,一个资料的装订不齐全等等细节上
的问题,都会使会务工作不到位,给会议的质量和
效果带来影响,所以要搞好。