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①成立接待小组
成员由后勤保障(食宿方面)、 交通、通讯、医疗等各 环节的负责人员组成， 涉外谈判还应备有翻译
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②了解基本情况，收集有关信息
可向客方索要谈判代表团成员的名 单，了解其性别、职务、级别及一 行人数，以作食宿安排的依据。
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掌握客方抵离的具体时间、地点、 交通方式，以安排迎送的车辆和 人员及预订、预购返程车船票或 飞机票。
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（3）谈判室的布置与座次安排
①谈判室的选择与布置
小规模谈判还可在会客室， 有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室， 再配一个休息室。
谈判室布置以高雅、宁 静、和谐为宜，环境安 静，没有外人和电话干 扰，光线充足，室温适 宜，装饰陈设简洁、实 用、美观。
第三讲、商务礼仪
1、商务社交 3、商务谈判 5、商务宴请 7、商务会议
2、商务接待 4、商务仪式 6、商务通讯 8、商务拜访
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3、谈判礼仪
谈判流程中的礼仪
谈判准备期 谈判之初 谈判之中 谈判后签约
谈判涉外礼仪要点
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主方谈判的接待准备
（1）主座谈判的接待准备
主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判 事宜时，在迎送、款待、场地布置、座次安排 等各方面精心周密准备， 尽量做到主随客便， 主应客求，以获得 客方的理解、信赖和尊重
骑士和君主之间不排位次。圆桌会议由此得名。
至今，在英国的温切斯特堡还保留着一张这样的 圆桌。
关于亚瑟王和圆桌骑士的传说虽然有着各种各样 的版本，
但圆桌会议的精神则延续下来。
第一次世界大战之后，这种形式被国际会议广泛 采用。
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直到今天“圆桌会议”已成为平等交流、意见 开放的代名词，也是国家之间以及国家内部， 一种重要的协商和讨论形式。 这是一种是为了尽量避免这种主次的安排，而 以圆形桌为布局，就是圆桌会议。
2. 出席商务谈判的仪表仪态要求
（1）整洁的仪容
仪容是指一个人的身体不着装的部位，主 要是头发、面部和手部。
商界人士仪容的要求是 干净整齐，端庄大方。
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♂
①男性
头发：发型简单大方，长短适当， 干净整齐，不准留新潮、怪异的发型， 不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要 烫发。
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手：谈判时，握手问候、交换名片和递 送文件等都会将手展示于人，因此，及 时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必 要的。
远地分别在主谈人两侧就坐。
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竖式
横式
会
5
主
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
谈4
客
方3 桌 2 方
人 员
1
1
人 员
2
3
4
5
5
客3
方
人1
员
2
4
会4
谈 2主
桌
1
方门
人
3员
5
门
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圆形
多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图9—3)， 国际惯例上称为“圆桌会议”。
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何为圆桌会议
圆桌会议：一种平等、对话的协商会议形式。 是一个与会者围圆桌而坐的会议。 在举行国际或国内政治谈判时，为避免席次争执、 表示参加各方地位平等起见，参加各方围圆桌而坐，
或用方桌但仍摆成圆形。 在国际会议的实践中，主席和各国代表的席位不分上 下尊卑， 可避免其他排座方式出现一些代表席位居前、居中， 另一些代表居后、居侧的矛盾，更好体现各国平等原 则和协商精神。 据说这种会议形式来源于英国亚瑟王的传说。
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5世纪，英国王亚瑟在与他的骑士们共商国是， 大家围坐在一张圆形的桌子周围，
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谈判期间对主方安排的各项活动要准时参加， 通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。 到主方公司做公务 拜访或有私人访问 要先预约。
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对主方的接待，在适当的时间以适 当的方式表示 感谢。
客座谈判有时也可视双方的情况， 除谈判的日程外，自行安排食宿、 交通、访问、游览等活动。
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②谈判桌摆放及座次安排
长方形或椭圆形.
若谈判桌横放，则正面对 门为上座，应属于客方，背 面对门为下座，属于主方。
若谈判桌竖放，则应以进 门方向为准，右侧为上， 属客方，左侧为下，属主方。
双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间 就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则 遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而
在圆桌会议中，可以不用拘泥这么多的礼节,主 要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是 比较主要的座位
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（4）客座谈判的礼仪
可与主方协商
“入乡随俗、客随主便”，
提出自己的参 观访问、游览
对一些非原则性问题采 观光等活动要
取宽容的态度，以保证 谈判的顺利进行。
求，但应尊重 主方安排。
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明确告诉主方自己代表 团的来意目的、成员人 数、成员组成、抵离的 具体时间、航班车次、 食宿标准等等，以方便 主方的接待安排。
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③拟订接待方案
根据客方的意图、情况和主方的实际，拟 订出接待计划和日程安排表。
日程安排还要注意时间上紧凑. 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意
见，
待客方无异议确定以后，即可打印。
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如涉外谈判，则要将日程安排表译成客 方文字，日程安排表可在客方抵达后交 由客方副领队分发，亦可将其放在客方 成员住房的桌上
对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以 安排献花。
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迎接的客人较多的时候，主方迎接人 员可以按身份职位的高低顺序列队迎 接，双方人员互相握手致意，问候寒 暄。
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如果主方主要领导陪同乘车，应该请客 方主要领导坐在其右侧。最好客人从右 侧门上车，主人从左侧门上车，避免从 客人座前穿过
Nice to see you!
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主座谈判时，东道主可根据实际情况举 行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待 会，客方谈判代表在谈判期间的费用通 常都是由其自理的
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（2）主座谈判迎送工作
主方应确定与客方谈判代表团的身份、职 位对等。
准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送 人员都应先于客方到达指定地点迎候。
主方应主动到机场、车站、码头迎接，在 到达前15分钟赶到。
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面部：保持干净清爽， 养成每天上班前必剃 须的习惯，不准留胡子， 也不能留大鬓角。
谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、 洋葱、腐乳之类的食物，
保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。
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②女性 ♀
端庄大方的发型，过于时髦、 怪异的发型，染发和不加以固 定的长发，都不适合出现在这 种场合，选用的发卡、发箍以 朴实素雅为佳。