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邮件6：订舱（写给货代） Subject: 单号：Booking of 1*40HQ to 目的港 CNEE客户公司名 Dear ***, we have a client called 客户公司名 asked us to contact with you for booking of 1*40HQ to 目的港，the cargo ready date is around ***, and our departure port is Shenzhen, pls let us know the below several questions before I will confirm the booking: 1, what is your normal local charge? And what is the shipping company? 2, Do you issue MBL（船东单） or HBL（货代单）? Could you issue MBL? 备注： 所有货代往来邮件必须有单号，以便确认某订单走的货代是哪家 如货代收费高，业务员需进行还价后方可确认费用 因FOB情况下，MBL一般会在货代手中用以保证CNEE海运费的顺利支付，很少 FOB货代会愿意签出MBL；CIF情况下，我方合作货代一定是签出MBL的，因为 海运费是由我方支付。 费用确认无误后，货代会给到空白的该货代公司格式文件-空白订舱单。
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邮件7：发送订舱单（写给货代） Subject: 单号：Booking of 1*40HQ to 目的港 CNEE客户公司名 Content: Dear ***, attached pls find our booking, cargo ready date is around ***, pls let us know the earliest vessel, including the free detention & demurrage period & calculating method. 备注： 所有货代往来邮件必须有单号，并建议不删除原主题“Booking of 1*40HQ to 目 的港 CNEE客户公司名” 货代收到Shipper填写好的订舱单后（通常FOB填TO ORDER提单），会根据 Shipper提供的货好日期，给到建议的合适船期给Shipper最终确认。 V/V：Vessel/Voyage, 船名/航次 CY Open：Container Yard Open, 集装箱堆场开仓时间（提空柜开始时间） CY CLS：Container Yard Closing, 集装箱堆场关仓时间（还重柜截止时间） SI/AMS/ENS cut: 电子数据/补料提交截止时间（给货代/船司） Custom Cut：报关截止时间（给海关） CV Cut：海关放行条截止提交时间（给船长） ETD：Estimated Time of Departure, 预计开船日 ETA：Estimated Time of Arrival, 预计到港日 我方根据货代给到船期的以上标红信息，对比货好日期，回复货代确认能否赶上 此水船。确认能否赶上船期最简单的方法是，确保货好日期要早于以上标黄信息 中最早的一个时间。
简
介
本业务流程培训从报价开始，至客人收到货订单完结位置。 本业务流程培训包括两大模块——国际贸易涉及文件及文件整理要求及国际贸易 往来邮件指导参考。 业务流程培训旨在使业务员清晰了解外贸的全过程，指导业务操作。业务员应按 文件整理要求，整理资料，以便查看归档，提高工作效率。往来邮件模板描述了 外贸的整个流程与客人、工厂、货代等的所有沟通事项，描述了在每个时间节点 业务员应该注意的事项。业务员在实际操作中，应参照往来邮件模板，及时准确 地跟进相关事项。
3
国际贸易涉及文件及文件整理要求
1.文件夹命名规则
一级文档
三级文档 二级文档
4
2.二级文档内容详解
3.三பைடு நூலகம்文档内容详解
1,PI（发客户）
2,客人付款水单 （来自客户）
5
3,生产安排 （发生产和采购部）
6
125g
4,完货照片（发客户） 145g
5,船务（货代沟通文件）
装箱图片
6,报关资料（发报关行）
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货代通常只会给到船期时间，为保证货柜没有柜租产生，我们在确保可以赶上船 期的同时，也要确保货柜使用在船司规定的免柜期内，避免给公司造成额外的柜 租费用。 船期确认可以赶上，和货代确认订舱并拿到SO后，需仔细阅读SO上各截点时间， 并考虑货代邮件告知的VGM申报时间，结合工厂完货时间，合理安排空柜到厂 时间。（空柜太早，货物未好，会产生压夜费/柜租等；空柜太晚，可能面临赶 不上船的风险及费用。） VGM（Verified Gross Measurement）= 货物G.W. + 空柜重量(右柜门显示如下) VGM一般按照实际过磅来获取数据，需考虑单拖和孖柜两种不同过磅操作。
TCNU4863432, 110600m2
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7,客人清关资料（发客户）
8,内部资料（发同事）
8注：内部资料报关底单及发票、符合性声明的提交 方式，请参考内容 内容14：内部资料提交方式
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国际贸易往来邮件指导参考
邮件1：收到新客户试单，向客人所有信息，便于签发PI （如果是老客户，无需再次询问以下内容） Subject: Glad to get your 1st/new order Content: Dear ***, thanks a lot for your 1st order, we believe it will be our good start and we will enjoy a friendly working relationship. Pls let me know the CNEE details and the destination port information, so that I can make the PI and will send you asap, thanks! 邮件2：新订PI发送 Subject: PI-LBX150417ALPB for your 1st/new order Content: Dear ***, attached pls find the stamped PI for your 1st/ new order, and pls confirm, thanks! Attachchment: PI-LBX150417ALPB (请求客户必须邮件回复PI确认，如客户不愿邮件确认PI，我发可再发一封邮件 过去：As we talked on whatsapp that the PI-BX150417ALPB is confirmed, 并 追问客户定金并发送水单: pls send us the bank receipt once you have arranged the deposit so that we could check the account with our Finance Dept and arrange the first delivery.)
业务流程培训
国际贸易部
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提纲
一、简介 二、国际贸易涉及文件及文件整理要求
1.文件夹命名规则 2.二级文档内容详解 3.三级文档内容详解
三、国际贸易往来邮件指导参考
1：收到新客户试单 2：新订PI发送 3：收到客人定金水单 4：索要FOB货代信息 5：货物生产报告/图片 6：订舱 7：发送订舱单 8：补料&VGM数据提交 9：发货通知 10：二次催收货款 11：询问寄件地址 12：寄单通知 13：试订单质量跟踪 14.内部资料提交方式
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业务流程补充 工人装柜：流程5(船务订舱)后，流程6(报关资料缮制)前 单证制作顺序： 报关资料(PL-CI-SC-报关单) --- 补料 --- 客人清关资料 --- 内部报表 报关资料重命名：QQ电子发送报关行前，务必按格式重命名！避免报关行QQ收 取N多不同客户的资料后，混淆资料。具体格式如下： 柜号：柜1号&柜2号，截关：*号*点，还柜地：蛇口/盐田/赤湾，罗边/华源
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邮件3：收到客人定金水单 Subject: shipping mark/label/packing confirmation Content: Dear ***, thanks for your deposit, pls let me know ……. so that we can arrange the production asap once the money hit our account. Also I will let you know the cargo ready date/delivery time/production finish date after checking with the production dept. later. (备注：定金后包装信息确认，只是不影响成本的包装信息，如内包装PVC/PE， 标签位置，唛文等。影响价格的包装信息必须在报价前确认！) 邮件4：向客户汇报工作并索要FOB货代信息（订单流程3之后，4之前） (如CIF出运方式，无需所有货代信息) Subject: Shipping Agent Content: Dear ***, kindly be noted that we have started your production and the cargo ready date/delivery time/production finish date will be around ***, pls let me know the contact information of your shipping agent, so that we can arrange the booking before delivery.
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邮件8：补料&VGM数据提交（写给货代） Subject: 单号：Booking of 1*40HQ to 目的港 CNEE客户公司名 Content: Dear ***, attached pls find the SI & VGM. 备注： 货代收到我司发送的补料后，通常会回传BL draft文件给我司确认，一但我司回 邮BL draft is confirmed（时间允许的情况下，建议转发国外客人确认，特别是新 客户，因某些客人的提单显示可能会有特殊要求，如货描/CNEE等），货代将把 补料终极提交给船公司，后续再发送提单内容显示项目的任何内容更改，将产生 改单费。 VGM数据提交时间：通常和补料一起邮件提交，最迟提交时间一般为截关之前， 具体提交时间货代给到SO时会告知。 VGM数据提交方式通常有4种（具体提交方式货代给到SO时会告知）： ① 和补料一起邮件提交；② 在船公司官网提交； ③ 在货代公司官网提交；④ 司机带纸质数据送码头提交。