合同及发票管理规定

1目的

为加强合同及发票管理，确保合同合法有效，发票开具及时，保存完善，避免或减少经济损失，维护公司合法权益，特制定本规定。

2适用范围

本规定适用于采购部与公司外签订的所有经济合同。

3管理职责

3.1合同签订的原则

3.1.1订立合同，一律采用书面形式，当事人协商同意的有关补充、修改合同的协议、传真、函件、图表也是合同的组成部分。

3.1.2合同必须在公司授权范围内订立。

3.1.3订立合同必须遵守国家法律法规。

3.2合同的签订要求

3.2.1合同签订要书写工整，材料及备件名称、图号、规格、型号、材质、品牌、产地、单价、度量、交货期、总价等填写清楚，大小写齐全，开具发票税率要注明，严禁涂改。

3.2.2合同条款中包装、运输方式、费用承担、质保、技术工艺要求、结算及其他特殊要求都要规定明确。

3.2.3所有与供应商业务必须先签订合同后安排生产，严禁先斩后奏。

3.2.4合同供方要严格按照图纸要求的质量标准和数量进行生产，需要变更材质、工艺和其他理化性能时。必须征得技术中心同意，并出具书面手续方可改动。

4合同内容

4.1签约单位签约人签字，法人单位公章或合同专用章。

4.2标的（货物、劳务或工程项目等）。

4.3数量、质量（包括计量标准、计量方法、规格、型号、品牌、产地、质量标准、技术要求、验收标准方法、供方对质量负责的期限方式等）。

4.4价款或酬金，应注明总价、单价和计价方式等。

4.5履行期限、地点和方式，交提货日期（工期）、运输方式、到站、结算方法等。

4.6违约责任及其承担责任方式都应在合同中明确注明。

4.7争议解决方式、地点、机关等。

4.8签约地点、日期。

4.9法律规定或依合同性质必须具备的其他条款。

4.10按国家规定采用标准合同文体格式。

4.11经济合同一经订立即有法律效力，必须全面履行，不得随意更改或解除。

5合同的履行、变更、解除及纠纷解决

5.1合同履行由采购部负责，具体承办由采购员督促对方按时间、地点、数量、质量、方式、标准等履行合同义务。

5.2合同的变更或解除必须按规定条件和程序办理

5.2.1由于不可抗力致使合同的全部或部分义务不能履行。

5.2.2由于合同另一方在合同约定期限内没有履行合同。

5.2.3由于我方原因变更合同或解除合同内容时，应及时与对方协商达成书面协议。若对方提出变更或解除合同，我方必须在法定期限内或约定期限内予以书面明确答复，协议未达成前，原合同仍然有效。

5.2.4变更或解除合同时，无论何方原因均应采取积极措施，防止造成损失或防止损失扩大。

5.2.5合同管理中发生争议，由采购部与对方协商解决，协商不成时应通过仲裁或诉讼等法

律手段解决。

5.2.6凡通过法律手段解决的，采购部应报公司领导批准，向总经办/内控法务部备案，并由公司律师统一办理手续，采购部制定专人参加，并如实提供案件情况及证据材料。

6合同的保管

6.1凡采购部签订的合同，应一式四份，一份业务员留存，一份交客户，一份交财务，一份交总经办。

7发票的接收、保管和转交

7.1采购员在接到供方开具的合同发票时，应在采购部发票登记簿上填写发票开具的单位名称、发票号码、金额。

7.2业务员在确认完发票内容与合同内容完全一致后，在发票的记账联背面签名，并附上入库单。

7.3业务员将发票分类汇总后，定期经采购总监签字后转财务部，并让财务部人员在发票登记簿上签字。

7.4每月结算日之前，采购员应作出供应商付款表交采购经理审定。

8检查与考核

合同的履行和发票的交接由采购经理检查考核。

9其他

本规定由采购部起草并负责解释，自发布之日起实施。

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