xxxxxxxxxxxxxxxxx有限公司文件号：ZZQA/M -2017A/0版环境管理手册[依据GB/T24001-2016 idt IS014001:2015标准编写]受控状态：分发号：编制：审核：批准：2017年1月1日发布 2017年1月10日实施程序文件清单1.目的对与公司环境管理体系有关的文件进行控制，确保在文件的各使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件。
2 适用范围本程序适用于与环境－环境管理体系有关的文件的管理和控制。
3 职责3.1 综合管理部负责公司环境管理体系文件的发放、统一管理，负责有关法律法规的识别。
3.2总经理负责批准发布环境手册、环境手册和程序文件。
3.3总经理负责审核环境手册和程序文件，并组织对现有体系文件的定期评审。
3.4品质管理部负责组织编制环境相关的技术性文件。
3.5各部门负责本部门与环境管理体系有关的文件的编制。
4 工作程序4.1 本公司控制的文件范围a. 环境手册；b. 程序文件；c. 支持性文件，包括环境管理规范、岗位操作规程、以及各项环境管理制度等；d. 环境支持性文件，包括环境管理规范、产品安全数据清单，以及各项环境管理制度等；e. 记录；g.外来文件，如法律法规、国家标准、行业标准、顾客提供的技术要求等。
4.2 文件的编号4.2.1本公司在环境管理体系运行之前发布的文件，继续沿用原编号，待下次修改时再按以下编号方法。
4.2.2环境环境管理手册的编号ZZQA / M –口口顺序号环境环境管理手册代码公司简称（拼音缩写）4.2.3程序文件的编号ZZQA / P –口口顺序号程序文件代码公司简称（拼音缩写）4.2.4其他环境环境支持性文件的编号BD/ D–口口-口口文件流水号操作性文件（三层次文件） 公司简称（英文缩写） 4.2.6记录的编号记录流水号 部门缩写 记录代码 4.2.9 文件分发号采用数字描述， 例如：01，02，03………..4.2.10外来文件的编号.4.2.10.1一般采用其原有的文件号，和版次（标准、法律法规采用其发布年份、实施日期作为版次）。
4.2.9.2当外来文件原没有编号时，采用以下编号方法：W L 口口文件序号外来文件代码（拼音缩写） 4.3文件的编写、审核、批准文件在发布前应得到批准，以确保文件的适宜性和充分性。
4.4文件的版本、标识4.4.1 文件的版本以第口版来表示，用A、B、C等作为版本序号。
4.4.2 修改次数：用10个阿拉伯数字来表示，即0，1，2……8，9；一旦修改次数超过了9，就应改版。
如版次从A/9升级为C/0，依此类推。
4.4.3 文件标识以文件编号和版次作为标识。
4.5 文件的发放4.5.1文件根据其使用者的不同分为“受控”和“非受控”两种：a.受控文本：发给本公司所有与环境－环境管理体系有关的部门或个人使用的文件，及提供给认证机构的文件。
b.非受控文本：发给本公司外部如咨询公司、顾客及上级主管部门的文件。
非受控文本不受修订、更换、回收的控制。
4.5.2 文件编制部门将原稿交综合管理部统一复印发放，由文件管理员在《文件发放、回收记录表》选册上确定发放范围，经综合管理部主任批准后发放，受控的文件必须在该文件封面（除原稿允许在背面）加盖“受控”印章，并注明分发号。
非受控的文件只加盖“非受控”印章即可。
4.5.3 发放部门在《文件发放、回收记录表》上作好发放记录，收到文件的部门签收。
4.5.4 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予以新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.5.5 综合管理部收到文件原稿后，及时在《受控制文件清单》记录该文件的最新版次等内容。
4.6 文件的更改4.6.1 文件更改的需求基于以下方面：a）各部门自行运作发现文件规定和实际运作不符时；b）内部审核及管理评审后发现文件不符时；c）外部机构评审后发现文件和实际不符时。
4.6.2 文件需要更改时，由更改提出部门填写《文件更改申请单》说明更改原因，按4.3规定的原审批程序进行审批后实施。
4.6.3 文件更改发布后，由企管财务部文员按原发放范围对受控文件实施换页或局部划改，换发的新页应注明修改次数，同时在《受控文件清单》、《文件发放、回收记录表》上注明。
被更改的旧页即被废，由文员办理作废、收回、保留、销毁手续。
4.6.4 非受控文本无须跟踪更改。
4.6.5 表单的更改由各部门自行决定，并交原审批部门审批后，直接交综合管理部门给予其它部门的调换。
由综合管理部门对表单清单进行改变。
4.6.6 编制部门将更改后文件原稿交综合管理部，并及时在《受控文件清单》作好记录。
4.7 文件的保存a）文件经批准后，综合管理部文员登记归档保存；存入软盘的文件也登记归档，为防止文件丢失，所有存入软盘的文件均要有备份，并加以标识。
b）各部门应该用文件夹分类保存文件，并做好“文件目录表”、“文件夹编号”以便检索。
c）文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。
d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别。
4.8 文件的作废与销毁a）所有失效或作废文件由企管财务部及时从所有发放或使用场所收回，加盖“作废”章，确保防止作废文件的非预期使用；b）因法律或其它原因需保留已作废的文件，需再加盖“留存”章，隔离保存，其余予以销毁。
c）对需销毁的作废文件，经原审批人同意后由文员统一销毁，并在《文件销毁申请单》中作好记录。
4.9 文件的借阅如公司人员需暂时借阅文件，应到综合管理部办理借阅归还手续。
文件的使用者不得将文件复印、带出公司外，若员工离职，须向其主管移交所有文件。
4.10 外来文件的控制4.10.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性后：环境保护方面的法律、法规和其它要求由技术部统一登记于《法律、法规和其他要求清单》；其他外来文件由综合管理部统一登记于《其他外来文件登记表》。
4.10.2 所有外来文件由综合管理部按4.5条规定办好发放手续后，发到使用部门。
4.10.3 对于与产品有关的国家标准、行业标准由生产部负责收集其最新版本，环境保护的法律、法规和其他要求由技术部负责收集其最新版本。
4.11 文件的评审每年例行管理评审时，由总经理负责组织对现有环境－环境管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，修改时执行4.6条款。
4.12 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
5 相关文件5.1 《记录控制程序》1 目的对记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限进行控制，为环境、过程和体系符合要求，及体系有效运行提供证据。
2 适用范围本程序适用于环境管理体系运行有关的所有记录的控制。
3 职责3．1 综合管理部负责对质量－环境管理体系运行记录进行总体控制，并负责记录表格的备案、编目、标识，以及对各部门移交的记录进行贮存、保护、检索和处置。
3．2 各部门负责本部门记录的填写、收集整理、标识、贮存、保护，按规定时间移交综合管理部管理和处置。
4 程序4.1记录的分级管理4.1.1综合管理部负责公司所有记录的控制，编制《记录清单》，并做好本部门的记录。
还要负责对各部门移交来的记录的标识、贮存、保护、检索和处置工作。
4.1.2各部门负责本部门的记录的设计、填写、标识、贮存、保护、检索，按规定时间将所记录移交企管财部管理和处置。
4．2 记录的标识编号记录的标识编号（即表单号）按《文件控制程序》对应要求执行。
4．3 记录填写4.3.1 记录用钢笔或圆珠笔填写，应填写及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠线划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 出于笔误需要更改的内容，可用划改。
涉及到检测数据的更改，还要在划改处签上更改者姓名。
非生产性记录的更改也可用涂改液实现。
4．4 记录的收集、整理、贮存、保护4．4．1各部门负责将本部门的所有记录分类收集，依日期顺序整理好（量大的记录按月装订成册），便于检索。
4．4．2记录应贮存于通风、干燥的地方，并做好防火、防虫蛀工作。
4．4．3各部门按规定的期限保管记录，保证记录在保管期内不丢失、不损坏变质。
4．5 记录的保存期限和归档4．5．1记录保存期由各部门根据实际需要而定，一般为一年以上，具体在每份文件中直接规定。
4．5．2对于保存期限一年以上的记录，各部门应于次年年初统一交综合管理部归档保存，并作好记录。
4．6 记录的查阅、借阅4．6．1已归档的记录，需查阅、借阅时，应经综合管理部主管同意后方可进行，并办好查阅、借阅登记手续。
4．6．2所有的记录不外借。
4．7 记录的销毁对于记录超期或无考查价值的记录，由综合管理部征求有关部门意见后，由文员填写《文件销毁申请单》，经综合管理部主管审批后予以销毁。
4．8 记录格式的设计和审核、复制和更改4．8．1各部门的记录格式，由各部门自行设计，按《文件控制程序》4.3条规定进行审批。
记录须做到规范、合理、简练、明确，记录的内容能准确反映产品、活动或服务的真实情况，应具备可追溯性。
4．8．2各部门将经审批后的记录表格空白原件样本交综合管理部备案，以便需要时统一印刷或复印。
4．8．3各相关部门可根据工作需要对不适用的记录格式提出的更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
当记录更改时，该原件样本随之更改。
5 相关文件5．1 QEP01《文件控制程序》1 目的通过开展管理评审活动，以确保质量－环境管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
2 适用范围本程序适用于对公司质量管理体系和环境管理体系的管理评审控制。
3 职责3.1总经理负责主持管理评审活动，审批管理评审报告。
3.2各部门负责人向总经理汇报体系运行情况，提出改进建议；负责制定管理评审计划和管理评审报告；负责对管理评审中提出的改进措施进行跟踪、验证。
3.3品质管理部负责做好管理评审的组织工作，包括管理评审记录、管理评审资料的保存工作。
3.4有关部门负责准备相关的信息资料，参与管理评审会议，并负责执行管理评审中提出的有关本部门的改进措施。
4 程序4.1管理评审的时间4.1.1管理评审一般一年进行一次，具体时间按策划时间间隔进行，每次间隔不大于12个月。
4.1.2遇下列情况可增加次数适时进行，由总经理决定追加管理评审：a）当公司组织机构、产品发生重大变化。
b）发生重大质量或环境事故，顾客及其他相关方有重大质量或环境投诉。
c）法律、法规或标准发生变化。
4.2管理评审的输入管理评审内容应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：a)以往管理评审所采取措施的状况；b)与环境管理体系相关的内、外部问题的变化；c)相关方的需求和期望，包括合规义务的变化；d)其重要环境因素的变化；e)风险和机遇的变化；f)环境目标的实现程度；g)公司环境绩效方面的信息，如不符合和纠正措施、监视和测量的结果、合规义务和履行情况的趋势；h)审核的结果；i)资源的充分性；j)来自相关方的有关信息交流，包括抱怨；l)持续改进的机会；4.3管理评审前的准备4.2.1由总经理决定本次评审的日期与要求，并通知管理者代表组织准备工作。