4.1.1每份质量记录应有名称和编号。
4.1.2质量记录的格式由使用部门自行设计，经部门负责人审批后，报办公室备案。
4.1.3质量记录格式的更改，执行《文件控制程序》中有关文件更改的规定。
4.2填写
4.2.1质量记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。所有签名必须签全名。
4.3.3各部门应将本部门使用的质量记录表进行登记汇总，同时汇总本部门的质量记录的原始样本。
4.3.4办公室文控员每季度应检查一次各部门质量记录的使用、管理情况。
4.4借阅
4.4.1本公司人员调阅质量记录必须由记录保存部门负责人批准。
4.4.2外来人员调阅质量记录必须由管理者代表批准。
4.5记录超过保存期限时，由保存单位销毁。
2范围
适用于本公司为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3职责
3.1办公室负责监督、管理各部门的质量记录。
3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
3.3各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。
4工作内容
4.1质量记录的设计编号按《文件编号与编写格式规定》和以下要求进行。
棉纺织企业程序文件质量记录控制程序
鹤山市美业棉纺织企业有限公司
文件名称：质量记录控制程序
文件编号：MY2-002
版本号A
编制：审批：
日期：2004/7/1日期：2004/7/5
修订记录
页号
页版
修改内容
批准人
修改日期
1目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制，确保质量活动的记录完整、准确、可靠，以证实产品质量特性符合规定的要求以及验证质量管理体系的有效性。
4.6保存期限
公司的质量记录保存期限的确定应考虑以下内容：
4.6.1客户的规定
4.6.2使用期限
4.6.3认证单位认证和定期复审的时间间隔。
5相关文件
5.1MY3-001《文件编号与编写格式规定》
5.2MY2-001《文件控制程序》
6质量记录
6.1《质量记录清单》
4.2.2质量记录必须用钢笔或园珠笔填写，不能用铅笔填写。
4.2.3质量记录填写好后不得任意更改。如因笔误要修改数据时，应由原记录人采用单线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并加盖或签上更改人的姓名和日期。不允许用涂改液进行更改或刮改、擦改。
4.3保存、保护
4.3.1各部门保管的质量记录应便于检索。各部门资料员必须把所有质量记录分类，按照日期顺序整理好，存放在通风、干燥的室内。所有的质量记录应保持清洁，字迹清晰。按月装订，并按规定期限保存。