关于档案管理培训的主
要内容
Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
档案管理
概述
一、档案的作用：利用价值、凭证价值、查考价值
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第三条机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。

二、档案的分类
1、文书档案：各单位在党团组织管理、行政管理、工会管理等社会活动中形成的档案通常为文书档案，具有管理性和政治性等特点。

2、科技档案：如基建档案、科研档案、设备档案等
3、专门档案：如会计档案、审计档案、诉讼档案等
1、立卷形式：
1）集中立卷：单位档案室人员对全部应归档文件集中立卷，适用于工作人员较少、不设立内部机构或归档文件量少的单位。

2）分散立卷：单位内部各部门兼职档案人员分别对本部门承办的文件精选立卷，适用于内设机构明确、归档文件量较多的单位。

（提倡）3）集中与分散结合立卷：业务性强的由承办部门立卷，其他文件由档案人员集中立卷。

2、立卷主要步骤(九步)
▪选择应归档文件
▪将归档文件组合成卷（五分法）
▪排列卷内文件
▪编制卷内文件页号
▪编制卷内文件目录
▪填写卷内备考表
▪拟写案卷题名
▪填写案卷封面
▪装订案卷
四、文书档案案卷各部分组成及排列
1、硬卷皮案卷：
案卷盒（含封面、封底）—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表（一盒为一卷）
2、软卷皮案卷：
案卷封面—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表—封底（一册为一卷，数册装一盒）
五、单位（或内部机构）通用简称的使用规则（原则上不提倡用简称，但有的单位名称太长，造成题名过长，题名有字数限制，不超过50字）。

1、容易识别、被普遍认可、历年一致。

2、任何单位或内部机构的名称均不得使用如“本局”、“我委”、“该办”等。

3、单位全称中有“崇文”的，在简称中应予以保留，如“北京市崇文区档案局”可简称为“崇文区档案局”，不能简称为“区档案局”。

4、在题名、目录中着录“责任者”项为内部机构时，应在内部机构名称前标注单位名称，如“崇文区档案局法制科”，不应简称为“法制科”。

六、数字的使用
立卷过程中涉及序号、发文字号、报刊期号、时间（硬卷皮脊背的年度除外）、件数、页数的一律使用阿拉伯数字。

词组、惯用语中的数字为汉字的应按实际情况书写，如“十一五”规划、第十届人大常委会“等。

文件处理工作注意事项
一、避免文件结构不完整和格式不规范
1、文件标题不完整或不确切，立卷时需要重拟标题。

文件标题的一般格式：作者（单位名称）＋内容＋文种。

需要重拟标题的文件如《会议记录》、《任免通知》、《情况说明》、《光荣册》等。

2、文件末尾没有落款或成文时间，表格没有填表单位或时间。

3、正式文件发出后，留作归档的另一份文件（报表）没有盖章（红头＋盖章）。

4、文件左侧白边过窄，易造成装订压字。

5、注意：用蓝黑墨水、碳素墨水形成和批办文件。

6、A4或16开纸型，不应使用草稿纸制作归档文件。

二、应归档文件日常收集工作要求
1、单位档案部门有责任了解本单位文件的形成和办理情况，以便对文件收集整理工作进行有效指导。

2、单位文件处理部门（一般为办公室）应做好收文登记和发文登记，准备掌握本单位发文情况。

3、单位内部的各个部门都应明确一名兼职档案人员，负责本部门应归档文件的日常收集工作。

4、单位内部的各个部门都应设立归档文件盒，统一存放准备归档的文件，保证专盒专用。

5、日常工作中形成的应归档文件应随时打印，存入预归档文件盒，不应在第二年立卷时统一打印全年应归档文件，以避免应计算机数据丢失、人员调整等原因造成归档文件不全。

6、上报、下发的文件（特别四上报的报表等）应在发出前印制归档一份，履行正常的文件处理手续，防止遗漏应归档文件。

7、日常收集的应归档文件从预归档文件盒借出时，应向部门兼职档案员办理登记手续。

如何选择应归档文件
每个单位都要建：文书档案归档范围和保管期限表
一、归档文件要点：
1、本单位直接形成和本单位与其他单位联合形成的文件为归档重点。

请示、报告、会议记录、纪要、通知、计划、总结、统计报表、简报、合同、协议、意见、制度、函，等待。

2、上级或同级单位发来的文件中，以直接针对本单位的文件和需要长期参照执行的文件为重点。

批复、办法、规定、意见、通知、决定等。

3、下级单位报来的文件以报请类文件为重点。

请示、报告、统计报表等。

二、不归档文件要点：
1、上级、同级单位发来的只供阅知或短期内参考、办理的文件。

2、本单位形成文件中的重份文件和未生效文件。

3、本单位一般性文件的历次修改稿、校对稿。

4、本单位人员为部门内或个人工作方便形成的非正式文件。

5、本单位为工作参考从外界收集的资料、素材。

6、本单位领导人兼任外单位职务形成的与本单位职能、工作无关的文件。

7、下级单位报送的一般性工作汇报，不需本单位批示、批复的文件（如属重要问题的请示，需归档）。

将归档文件组合成卷（五分法）
案卷厚度：硬卷皮案卷卷内文件累计不超过100张纸；
软卷皮案卷卷内文件累计不超过50张纸。

分年度：
1、将文件按内容针对的年度分开。

2、跨年度单项工作、会议、活动形成的文件，分卷时以逻辑上合理、便于立卷工作的实际操作为原则。

分机构：
将文件按其产生或承办部门分开，不应笼统地分在“办公室”类。

分问题：
将文件按其反映的不同内容分开，提倡以“问题为主，一事一卷（文件厚度超过标准时应一事数卷），即把反映一个问题、一项工作、一起案件、一次活动、一个人物、一次大型会议、小型例会的一类会议等的文件各自分开组卷）分级别：
计划、总结、报表、简报等可以按照上级、同级、下级以及本单位的标准分开组卷。

在内容上关系密切的文件，如请示与批复，应合并立卷。

分保管期限：
根据本单位文书档案归档范围和保管期限表和文件的实际保管利用价值，将应归档文件分为永久、长期（16－50年）、短期（15年以下）三类。