安顺市烟草专卖局（公司）综合管理体系文件机关公文处理办法文件编号：A SYC/ZH-QD-GL-08版本：B/0控制文件受控标识：编制：办公室审核：姚明瑜批准：胡茂强2010年10月21日发布 2010年10月21日实施1.0 目的为规范机关公文管理，制定本办法。

2.0 适用范围适用于安顺烟草全市系统。

3.0 职责3.1 市局办公室为该管理办法的归口管理部门；3.2 市局(公司)领导负责该管理办法的审批。

4.0内容及要求4.1为进一步做好安顺市烟草专卖局（分公司）（以下简称市局（公司））机关的公文处理工作，根据国家和行业关于公文处理的有关规定，结合市局（公司）机关实际，制定本办法。

4.2市局（公司）机关的公文（包括电报，下同）, 是市局（公司）在行政管理、组织生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

4.3公文处理指公文的办理、管理、整理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4.4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

4.5公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

4.6市局（公司）机关各部门、各直属单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。

4.7市局（公司）办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

4.8市局（公司）机关各部门、各直属单位应当明确专人负责公文处理工作。

4.9市局（公司）机关的公文种类主要是：4.9.1决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

4.9.2通告适用于我市烟草向社会公布有关方面应当遵守或者周知的事项。

4.9.3通知适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

4.9.4通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4.9.5报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

4.9.6请示适用于向上级机关请求指示、批准。

4.9.7批复适用于答复下级机关的请求事项。

4.9.8意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

4.9.9函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

4.9.10会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

“决定”和“通报”两个文种用于奖励时，应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

4.10公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发机关、印发日期、印刷份数和打字、校对人等部分组成。

市局（公司）发文机关包括“中共安顺市烟草专卖局（公司）委员会文件”、“安顺市烟草专卖局文件”、“贵州省烟草公司安顺市公司文件”。

公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。

4.10.1涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990 年第2 号令）第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”。

4.10.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4.10.3发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；行政机关之间联合行文，主办机关排列在前。

与同级或相应的党的机关、人民团体联合行文，按照党、政、群的顺序排列。

4.10.4发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

行政机关之间联合行文，只标明主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关发文字号。

凡以中共安顺市烟草专卖局（公司）委员会、安顺市烟草专卖局、贵州省烟草公司安顺市公司名义的发文，均由办公室统一编号。

4.10.5上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

4.10.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

4.10.7主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

4.10.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

4.10.9公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

行政机关联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

4.10.10成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

4.10.11公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

4.10.12公文应当标主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词（主题词标注法仍按黔烟办[1999] 002 号执行）。

4.10.13抄送（报）机关指除主送机关外的需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

文字从左至右横写、横排。

4.11公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

4.12公文用纸采用国际标准A4 型（210mm × 297mm ) , 左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

4.13行文应当确有必要，注重效用。

4.14行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

向省局、市委、市政府和省局办公室、市委办公室、市政府办公室及市内有关委（办）的行文和主送各县（区）烟草专卖局（分公司）及其他直属单位的文件，应以安顺市烟草专卖局或贵州省烟草公司安顺市公司的名义。

4.15市局（公司）可能与市内各局（委、办）和各县（区）人民政府，同级党组织，同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文，但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向上述单位正式行文。

市局（公司）内设机构不得对外正式行文，即：不得向本机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替市局（公司）审批下达应当由市局（公司）审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

4.16联合行文应当要行文，应当同时抄报上级主管机关。

4.17“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送（报）形式，但不得抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

4.18除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

4.19受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄报机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

4.20在报刊上发布及张贴的行政规章和公告的事项，应当视为正式文件，依照执行，可不再发文。

同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

4.21发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

4.22草拟公文应当做到：4.22.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的措施、规定等，要切实可行并加以说明。

4.22.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条例清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.22.3公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.22.4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要，确定紧急程度。

4.22.5人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

4.22.6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）, 第三层为“1、”，第四层为“( 1 ) ”。

4.22.7应当使用国家法定计量单位。

4.22.8文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.22.9公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语了缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

4.23条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可列明各方理据，提出建议性意见，并与有关部门会签后报请市局（公司）领导协调或裁定。

4.24拟制公文，应根据《新闻报道和网络发布信息管理规定》（国烟办[2001]141 号），在发文稿纸首页附注位置标明“此件可上网”或“此件不可上网”字样。

4.25公文送负责人签发前，先由各部门严格把关，再由办公室进行审核。

审核的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

4.26以本机关名义制发的上行文、由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

4.27公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

4.28市局党委发文和市局（公司）发文，由办公室根据文稿首页纸上写明的发送范围和有关规定确定文件印刷份数。

拟稿单位需要增印公文份数，须事先提出意见，由拟稿单位负责人签字，经办公室负责人同意后，方可增加印刷份数。

4.29发往各县（区）烟草专卖局（分公司）及行业内外有关单位的文件，由承办人在机关打字室领取所印制的文件并填写《文件分发单》后装封，由收发人员发出。

分送市局（公司）领导的文件，由办公室负责分发；分送其他有关部门的文件，由主办单位承办人负责分发。