办公用品采购管理规定
一、总则
1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导勤俭
节约的现代办公方式，特制定本制度。

2、本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文
具、纸薄、办公室自动化耗材等生活用品、卫生清洁用品等。

二、权责
1、办公用品由行政人事部集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；
2、行政人事助理具体负责办公用品的采购和日常管理；
3、行政人事部经理负责对办公用品的采购流程以及价格等情况进行严格审核；
4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账；
三、申购
1、各部门根据本部门对办公用品的需求，于每月25日前提报下一月办公用品领用计划
报行政人事助理；
2、行政人事助理依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应
及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商；
3、行政人事助理填写《办公用品申购表》，报行政人事部经理审批后实施采购；
4、对于大宗办公用品，由行政人事部经理参与询价和议价、选择合格供货商。

四、核销
1、采购物资时，行政人事助理必须向供应商索取正规发票，如供应商未能开具发票的，
可自行准备相应符合财务规定发票，经行政人事经理审核后作为报销凭证；
2、物资采购完毕后填写《费用报销单》，经行政人事部经理审核后，按实际支出报销
费用。

财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。

五、领用和发放
1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，行政人事助理按照《办公用品领用
单》发放办公用品；
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政人事助理统一调换或回收；
3、员工离职时，须与行政人事助理办理办公用品交接手续，由行政人事助理在离职结
算单上签字确认，除消耗品外，其余未归还部分，按实际购买价格予以扣除。

六、登记和管理
1、行政人事助理须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；
2、财务部须会同行政人事助理定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；
3、行政人事助理须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数
量，以减少资金占用和保证正常使用。

七、本规定自发布之日起执行。

中国利民集团股份有限公司
2016年11月11日。