总经理秘书岗位说明书
岗位名称 直接上级
职系 所辖人员
总经理秘书 总经办主任
所在部门 直接下级
职级
总经办
岗位定员
1
---
职位编号
员工级
修订日期
本职： 负责公司层面的会议管理、计划管理、对重点工作进行督办，做好总经理的日常办公服务及出差行程安排。
岗位目标：
职责与工作任务： 职责表述：会议管理
职 工作任务
2/4
精确、合理
及时、无误 及时、高效
每日查看、合理反馈 细致、周到、 合规 及时 细致、齐全 及时、负责 及时、周到 按时 细致、无误 礼貌
20 总经理交办的一切临时办公事务
权力： 1、对各部门上报文件有规范性的审核权 2、对总经理交办事项有跟踪督办权 3、对公司级工作计划有到期催收权及修改建议权
7 每月 5 日前将公司月度工作计划与总结的制作及上报集团 8 月度经营分析会的通知、材料制作、组织召开、会议记录、督办汇报等
日常工作 9 总经理邮箱每日管理、每周反馈 10 总经理办公服务及日程安排 11 规范上报文件并报批 12 工作流流转 13 公文撰写、发布及存档 14 公司级会议的组织、记录、督办及汇报 15 总经理出差行程安排及预订工作 16 更新行政督办表并发布 17 总经理票据报销 18 外来拜访人员的接待及总经理指定人员的约见 19 撰写总经理需要的有关报告、文件等
责
1、建立、完善会议管理制度
一
2、公司级会议的筹备及组织
3、做好会议记录，根据会议需要整理会议纪要并发布
4、对会议决议和布置的工作负责跟进督办，并及时向总经理汇报完成情况
职责表述：计划管理
工作任务职ຫໍສະໝຸດ 责1、建立、完善计划管理制度
二
2、负责公司级工作计划制作的时间节点安排及通知
3、负责各部门阶段性工作计划的汇总与整理
具有较强的组织、协调、沟通、应变能力、敏锐的洞察力、较强的判断决策能力与计划执行能力、良好的 职业道德及高度的责任心等；
其它： 使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet 网络）、录音录像等 工作环境
办公室，间或出差； 工作时间特征
正常工作时间，偶尔加班； 所需记录文档
工作任务
职
1、总经理日常工作事务安排
责
2、总经理出差行程安排（预订机票及酒店、联系预约人及接机人、准备差旅费及材料等）
四
3、总经理费用报销
4、总经理日常办公服务（茶水、加湿器、文件整理、工作提醒、来宾接待等）
5、总经理演讲报告及演示材料的制作
6、需总经理签批的各类文件整理、报批
7、总经理邮箱管理
职责 五
各类会议纪要、通知、发文、报告、材料、工作计划、工作总结等公司文件；
备注
3/4
本人签字：
日期：
部门经理签字：
日期：
4/4
职责表述：总经理相关的外联事务沟通协调
岗位工作标准：
序号
工作内容
工作标准
年度工作
1 每年 10-12 月根据集团安排组织《年度经营计划研讨会》会务服务工作
及时、高效
2 每年 12 月-次年 2 月向集团提报次年年度经营计划及预算
及时、无误
3 每年 1-2 月份组织系统年会的外联事宜
细致、礼貌
4 每年 10-12 月份制作总经办次年预算 月度工作
工作协作关系： 内部协调关系
与公司各部门进行业务协调及集团相关部门； 外部协调关系
与总经理及公司相关的合作单位；
任职资格： 教育水平
大学本科以上学历； 专业
文秘及管理类相关专业； 培训经历
秘书培训，公共关系、文书写作及行政管理培训等； 经验
1 年以上相关工作经验； 知识
结构知识全面，了解基本管理、财务及法律方面知识，能迅速掌握与公司业务相关的各类知识，精通秘书 知识，掌握基本行政管理、经济、法律等知识，熟练使用办公软件，具备基本的礼仪知识、网络知识及公文写 作知识等； 技能技巧
4、协助总经理制定公司战略规划、经营计划及各阶段工作计划分解
职责表述：文档管理
工作任务
职
1、集团下发的各类通知的宣贯及督办
责
2、总经理要求下发的各类通知的发布、存档
三
3、人事任命发布、存档
4、公司大事记资料存档
5、建立、完善文件管理规定
6、公司级文件格式及模板规范
1/4
职责表述：总经理日常事务管理