二、贺信及其写法
贺信是机关常用文种，适用于外交场合。主要用于： 一是国家首脑间的电贺； 二是起嘉奖性作用的文件。 贺信的表现形式有时以电报新闻稿的形式新闻媒体上发表的， 经过演变，贺信或贺电已经成了一种新闻稿的形式，也以这种形 式发布新闻性贺电。有时，贺电并不是为了单单的庆贺事项，而 在于披露它的新闻事实。
第一节 证明信、介绍信及其写法
一、证明信的作用及其写法
｛ 证明信是以机关团体的名义，证明某些事实的存在与否，证明有关人员具 有某种经历、参与过某种事件的过程等专门使用的函件。
1、证明信的作用 一是交流和指证； 二是历史凭证； 三是法律上的判处依据； 四是人事档案材料。
2、证明信的结构及写法
由标题、正文、结尾构成。 （1）标题
3、聘书的写法及要求
聘书的写法没有固定的格式，但必须具备以下内容： 一是标题；直接呈现文种，即“聘书”或“聘任书”。 二是受聘者的自然情况；包括：姓名、性别、年龄等。 三是受聘者任职情况；即任职的名称，如：名誉校长、名誉主任、 高级教师、教授等 。 四是聘任时间；即从某年某月某日起到某年某月某日止，并要加 上“此聘”等结语。 五是聘任单位、日期、，并加盖公章，有的还要单位主管领导人 签字和盖章。 聘书的写作要求： 一是字体规范、美观； 二是重要的、国家机关的聘书或任命书要由专人来写。从目前的 实际应用来看，很多聘书都是印制好的，需要时只要填写上受聘者 的姓名和性别等有关内容就可以了。无论如何，聘书一定要写的正 规、郑重。 聘书如同学历一样，它是人生经历的凭证，一定要妥善保管。
正文的写作要求：
一是介绍持有人的自然情况。包括姓名、性别、身份、
年龄、政治面貌等。
二是介绍信指派的任务。如外调、查询档案、或联系其
他事务等。这部分不必详细填写，具体情况由持有人说明。
三是结尾部分常用礼貌作结。如: “请协助”、“请予办
理”、“请接洽”、“敬礼”
落款的写作要求：
在正文的右下方写明派遣单位名称和时间，并在派 遣单位处和骑缝处加盖公章。 按照法律规定，介绍信必须填写后才能送达持有人， 不得以加盖公章的空白介绍信给予持有人。
三、慰问信的作用及其写法
慰问信是机关单位向另一方或下属一方表示问候、致以的一 种以书信为形式的写作文种。它可以用于对 对方在某项工作中做 出了突出的成绩，或在某一活动中付出了辛劳和代价，圆满而光 荣地完成了预定的任务表示的赞扬与问候。 慰问信大多为公开形式，除了向慰问一方公开展示，也要让 广大群众了解。所以，慰问信早已走出交流信息的局限，成为公 开的宣传物
聘书的分类
种 类 名誉性 聘书 专业技术 人才聘书 工作事务 聘书 职务类 聘书 作 用
用于对社会上高级人才的聘用。主要是荣誉 性的，受聘者不担任实职。
用于对实有专业技术的人才的聘用。专业技术人才 的形成是经严格考试、考核后，具有了某项专业技 术的人员。对专业技术人员的聘任，有时是评聘分 开。 用于对具有专门的工作能力的人才。如工作需要可 以外聘，一般都具有明确的聘用时间。这类聘书使 用次数多，可以以固定格式印刷成册。 用于人事制度改革后的职务上的聘任。当受聘者接 受聘书后，这时的聘书的作用，就等同于任命书。 说明受聘人在聘期内具有师级职务的权利和责任，
第二节 感谢信、贺信、慰问信及其写法
一、感谢信及其写法
1、感谢信的含义及特点 感谢信是机关单位为感谢对方对自己单位的支持和关心而写的一种表 达谢意的书信。感谢信的特点是：可以张贴、朗读、邮寄。 2、感谢信的写法 结构：一是文种+正文 二是名头（单位或个人）+正文 正文写作的基本程序： 一是写感谢的基本事实。叙述要全面、客观，写清具体的人物、时间、 地点、过程等，重点写对方的优秀品德和良好表现。 二是表达感激之情。对于对方的表现要给予足够的肯定和表扬。这 部分要求写得真实，是发自内心的肺腑之感。 三是正文结尾同于一般书信。如”此致敬礼“、”致以崇高的谢意 “等。 四是标明落款。标明写信的单位和日期。 感谢信的写作要求：一是事实准确，感谢真挚；二是基本事实描述 清楚；三是对基本事实评价准确。
第一种写法：文种，即“倡议书”。 第二种写法：文种下+副标题，即“倡议书——关于XXX的倡议书”。 第三种写法：发文机关（倡议者）+事由（倡议的内容）+文种。 如“ XXX委员会关于XXX的倡议书“。 第四种写法：发文机关+文种。”XXX单位倡议书“。 第五种写法：事由+文种。”XXX内容倡议书‘。此种标题使用中， 要注意的问题是，在标题之下或在倡议书的文尾要标明倡议单位。 正文的写法： 开头+原由+内容+结尾 开头主要写明倡议书受文者或建议对象，如：”广大青年朋友们“， 后面用冒号，并引出下文。写明倡议对象目的在于明示受倡议群体，也 在于引起读者的注意。对于个别的非常的倡议，也可以不写受倡议人， 而只突出倡议的内容，同样在公民中会收到较好的倡议效果。 原由是紧接开头的部分，这些原由可以是响应党的号召；可以是祖国 建设的需要；可以是某次成功的会议等等。这部分的重点和核心就在于 倡议目的的明确和完成这个目标的重要意义，只有这样的原由也才能引 起人们的共同向往，才能把人们为了一个共同的目标团结在一起。 倡议书的文字不能太多，以避免由于过长而不够生动和感人。
3、证明信的写作要求
1、内容要真实（作为信用证明、法律证
据存在）。 2、用语要准确（描述有分寸，不用模糊 和地方语言）。 3、政策有界限（认真执行党在不同时期 的各种政策）。 4、 要用不褪色笔正楷书写，不得涂抹。
5、要留存原稿和存根，以备日后查验。
二、介绍信的作用及其写法
介绍信是被派遣工作人员证明身份的一种凭证。
1、介绍信的作用 一是证明作用；（证明持有人的身份） 二是派遣作用。（为派遣外出工作人员提供工作便利）
现在的介绍信要与身份证或工作证同时并用，以确认持有者的 真实性。
2、介绍信的写法
介绍信的用纸一般是统一印制，上面只有文种“介绍信”字样， 一式两联。一联占用纸的2/3由被派遣人员持有；另一联占用纸的 1/3为存根保留。在两联的骑缝处有竖写的中文编号，以防涂改。 介绍信的结构：名头+正文+落款 名头的写作要求：一是第一行为派遣或受文单位，只许填 写一个，或填写两个有隶属关系的单位，利处是便于持有人按程序 处理工作；二是不填写没有隶属关系的单位，弊处是不便于受文单 位收取作用；主要以公开的方式表彰被慰问一方做出的贡献和成绩， 对其表现予以赞赏和肯定。 二是宣传作用；主要是指慰问信在以不同的方式进行传播的过程中， 已经达到了普遍宣传的效果，其形式已经脱离了信件的范畴，而成了借 助新闻媒体传播的表彰性消息。 三是激励慰抚作用；慰问信的主要作用就是激励人们再接再厉，此时 它的对象一般是克服困难，完成任务很好的、取得成绩的一方或其家属。 有时慰问信又用于对灾区人民、受难者或家属，这是慰问信的作用就是 慰抚。
2、慰问信的写法 结构：标题+受文对象+正文
标题的两种写法：一是名称+文种 如：”给XXX的慰问信“。 二是文种 如：”慰问信“ 受文对象：写在标题直接下，主要写单位名称、会议和人名（尊称）。 正文：写明被慰问者的功绩或叫理由。要求是：事实清楚；表彰用词、 慰问用语得当；情感真挚；表达清楚。这里指一般的慰问信。
慰抚式的慰问信，要对受难、受灾、受伤的一方表示深切的
同情和支援，要写出同情和安慰，有时与慰问品和慰问金一同发出。
第三节 倡议书、聘书及其写法
一、倡议书及其写法
1、倡议书的基本含义 倡议书是指由发起人发起，组织一部分意见相同者向具有相同意 向的的同行或相同志愿者发出的号召性文件。 倡议书的基本要素： 一是在发文一方，要有一定的发起人；（倡议书的性质是“号召性”
第七章 信函类公文
第一节 证明信、介绍信及其写法 第二节 感谢信、贺信、慰问信及其写法
第三节 倡议书、聘书及其写法
信件和函件统称为“信函”。
信函的价值理解：
在现代社会，虽然通讯手段日益丰富，能够传递一定内涵的信息，但无论 是短信、电子邮件，还是电话，都很难有长时间保留的价值，只有信函的形 式才有这样的功能。只要需要，在任何时候都可以重读信函中所保留的内容， 这就是信函优于其他通讯手段的价值所在。
文件的主体。）
（专项）的认定。
二是在受文一方，要有与发起者有联系的特定群体； 2、倡议书的特点 一是具有特定性。对于发文者和受文者来说，是相互间的一种特殊含义 二是具有共同性。 发文者和受文者共同具有相同的机遇和相同的机会。
3、倡议书的作用 作用是功能的实现或是实现了的功能。 一是号召功能；这种号召是为了共同的理想、共同的事业去统一 行动，追求同一境界。 二是团结作用；从这种文种本身就包含有团结的意思，因为这是 从共同意志和愿望出发、具有共同理想和志向的共同性的宣言。所 以，为了一致性的诉求，必然显示出团结的内涵。 三是鼓舞作用。鼓舞作用主要来自于所倡议的、共同完成的一种 美好的目标，这样一个目标把人们聚拢在一起，并甘愿为自已的追 求去努力、去奉献。 4、倡议书的写作方法 一是语言的使用；倡议书的语言要符合文种自身的需要。要使 用没好的、向上的，能够引起人们情感共鸣的鼓舞性和激情性的语 言。反之，这样的倡议书是不会被共同者响应的。所以，在语言的 使用上，具体可使用一些排比、并列、比喻、拟人、重复等手法， 多用生动感人的形容词，以求得最佳的效果。 二是书写的格式（结构）； 格式包括：标题、正文、结尾 标题的写法：
一是事由+文种；如“关于XXX事件的证明”、“证明信”。 二是文种；如“证明信”。 （2）正文 写出需要证明的事实。这是证明信的重要部分，要交代清楚所需 证明的人和事的基本要素，包括何人、何时、何地、做过何事、结果 如何等。 写人时要写清人的姓名、年龄、工作单位、职务等。 （3）结尾 要以特用语结尾，如“特此证明” 或“此证明”，并在右下方标 明证明 信开具单位和日期，压字加盖公章。 有的证明信还要求主管领导 签名。