办公软件操作技巧在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel 以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。

虽然E xcel 使用很简单，不过真正能用好 Excel 的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，办公软件操作技巧 1、 EXCEL 的小技巧 (1)当您要在 EXCEL 中的不同单元格中录入相同的内容时(比如:课程表中的科目) ，您可以如下操作: 先按住 CTRL 键选中需要录入同一内容的单元格，然后再录入内容，最后按“CTRL+RNTER”组合键，即可完成所选单元格中的录入。

(2)给 EXCEL 中的某些数据加颜色假设在用户的 EXCEL 工作表中有一栏数据值(需要小于 5000 的值显示为绿色(大于 5000 的值显示为红色(可以采用的方法是:送中需要进行彩色设置的单元格区域，执行“格式”菜单中的”单元格”命令(在弹出的对话框中单击”数字”选项卡。

然后选择“分类”列表中的“自定义”选项，在“类型”框中输入“[绿色][<5000]([红色][>=5000]”最后单击“确定”按钮即可。

(说明:除了“红色”“绿色”外(用户还可以使用六种颜色，它们分别是“黑、色”“青色”“蓝色”“洋红”“白色”和“黄色” 、、，、。

另外( “[>=5000]，是条件设置(用户可用的条件运算符有:“>”“<”“>=”“<=”“=”“<>” 、、、、、。

当有多个条件设置时(各条件设置以分号“; ”作为间隔。

注意，这些符号都为半角符号，不要写成中文全角。

) (3)在我们使用 EXCEL XP 的过程,常常会遇到这样的问题:在有计算公式的单元格中,会出现#VALUE、#DIV/0～、#REF～、#NUM～等错误信息，这时打印出来效果很不好。

您可以单击“文件->页面设置”菜单命令，在该对话框中单击“工作表”标签，接着打开“错误单元格打印为”对应的下拉列表，根据需要选择“空白”或“--”即可，之后再打印，看看你的表格是不是漂亮多了。

(4) 您知道吗,你可以在 Microsoft Excel 的工具栏上添加一个计算器。

操作方法如下 : 点击“视图”菜单的“工具栏” ，然后点击“自定义” 。

点击“命令”选项卡。

在类别列表中，点击“工具” ，在命令列表中，点击“自定义” (图标为灰色计算器) 将。

所选的命令从命令列表中拖至“某工具栏”( 常用或格式 )中，松开鼠标即可。

点击关闭。

现在，点击刚刚添加的按钮， Excel 将启动计算器。

2、WORD 的使用技巧 (1)将姓名按姓氏比划排序首先(将需要排序的姓名录入电脑(每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行(选中所有需要排序的姓名(执行“表格”菜单上的“排序”命令。

在“排序文字”对话框里( “排序依据”项选择“段落数”“类型”项里根据各自的要求(可以选 ( 择“笔划”“数字”“日期”“拼音”四种排序方式(在其后的二选一框里选择、 ( 、“递增”或者“递减”方式(单击“确定” 。

这样，杂乱无章的姓氏就被 Word 排列得井井有条了。

(2)常常可以看到许多办公人员都是采用敲很多次回车键的方法来实现换页的过程(这实际上是一个非常不好的习惯(因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面。

我们可以使用下面的方法解决这个问题。

当编辑到需要换页的位置时(按住 CtrL 键后再按下回车键(插入一个分页符(这样就完成了换页的工作。

(3)在 Word 中快速绘制水平线有时，想在 Word 文档中添加一些水平分隔线来美化文档。

你只需在 Word 新段落开头键入三个“—”并按下回车键，此时会发现 Word 已帮你画好了一个水平分隔线了。

而键入三个“__”则生成一个较粗的线。

三个等号表示生成“=”分隔线，三个星号表示生成“*”分隔线，而三个 ~ 表示生成“~”分隔线。

(4)Windows 环境下的 Word 中就可以实现竖选文字块的功能(按下 Alt 键不松开，然后用鼠标竖选文字(这样可以快速将某列文字快速选中。

(5)转换中文文本简繁体使用 Word 就可以实现该功能，选择 Word 中的”工具一语言一中文简繁转化”命令( 再顺着向导操作就可以了。

(6)word 字体可以随心所欲缩放在 Word 中有如下几种方法可以任意改变文字的大小。

逐渐缩放:选中要调整的文字后，按下 Ctr1+]可逐渐放大文字(而按下 Ctrl+[ 则可逐渐缩小文字。

快速缩放:选中要调整的文字后(按下 CtrI+ Shift+> 可快速放大文字(而按下 Ctrl+Shift+< 则可快速缩小文字。

任意缩放:选中要调整的文字后(在字号栏内直接输入文字大小即可。

巧用 Word 查陌生字词的读音如果我们在上网时遇到陌生字该怎么办呢,有些朋友会说我用五笔，打出这些字不在话下，可是我们如何正确读出这些陌生字呢,这里笔者给大家介绍一个特别简单的方法。

首先，把陌生字复制到 Word 中,然后选中该陌生字; 然后点击工具栏上的“格式/中文版式/拼音指南”，在弹出的“拼音指南”对话框中就显示了陌生字的拼音和声调(如图),这时，我们就可以根据“预览”对话框的拼音读准陌生字了。

插入题注如果要为文档中的图片、表格、公式等对象添加注释，可以使用 Word 的题注功能，它最大的一个优点是能够根据对象在文档中的位置自动编号，而且可以据此编制文档的图表目录。

一、手动插入题注步骤:1.选中一个要进行题注的图片或表格、公式等对象。

2.执行“插入”?“引用”?“题注”，打开“题注”对话框。

3.在“选项”中选择题注“标签”和显示位置;单击“新建标签”按钮可以自定义标签。

4.单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，为题注选择编号格式;单击“确定”关闭“题注编号”对话框。

注意:如果需要显示章节号，可选中“包含章节号”复选框，但前提是必须先为章节标题应用唯一的标题样式。

方法为:执行“格式”?“项目符号和编号”?“多级符号”，为文档的标题指定或设定一种样式。

添加下一个章节标题时，可单击“格式”工具栏上“样式”框旁的下拉按钮，在列表中选择正在使用的章节标题样式。

如果不为标题指定样式，将在题注中出现“错误!文档中没有指定样式的文字”的提示。

5.单击“确定”按钮，将在指定位置插入选定对象的题注。

二、自动插入题注打开“题注对话框”，单击“自动插入题注”按钮，在列表中选择插入时能够自动添加题注的对象，设定题注标签和显示位置等其他选项，单击“确定”。

以后，在文档中插入该类型的项目时，Word 将自动为其添加题注。

提示:1.Word 是以域的方式插入题注编号，如果题注看起来类似 {SEQ 表格 \* ARABIC}，则表明所显示的是域代码，而不是域结果。

2.在插入新题注时，Word 会自动更新题注编号。

但如果删除或移动标题，则需要手动更新标题。

对某一个题注进行更新，可右键单击编号，再选择快捷菜单中的“更新域”;或先选中全文，再按 F9 键更新全文的题注。

3.如果要在题注中为对象添加附加的说明，可在题注后单击，再键入所需文字。

解决 Word 页码设置问题我们通常在装订打印的文件或材料时，要求封面不显示页码，而页码“1”要从第二页开始显示，也就是正文开始页。

很多人的习惯是把封面和正文做成两个文档来解决，但这样毕竟不太正规，而且有时显得杂乱，能不能在一个文档中解决这个问题呢,嘿嘿，回答是“能”，现在俺就把这种方法告诉你，大家可要看好了。

第一步，将光标移到封面中最后一行的末尾处(切记必须如此执行，不然封面和正文会连续显示页码)，执行“插入?分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框，选择“分节符”类型中的“连续”一项，单击[确定]按钮。

第二步，删除第二页产生的空行，然后可以把光标移到第二页任意位置，执行“插入?页码”命令，在随后出现的“页码”对话框中，单击[格式]按钮，在“页码编排”一栏中选择“起始页码”。

图 2 “页码”对话框第三步，按两次[确定]按钮后，退出“页码对话框”，这时会看到封面和第二页的页码均为“1”，把光标返回到首页，再次进入到“页码”对话框中，去掉“首页显示页码”复选即可。

图 3 设置起始页码如此一来，我们就可以在一个文档中实现从正文页开始显示页码“1”，而不必将封面和正文做成两个文档那么麻烦了，大家还等什么，快去试试吧。

>>>更多专题请看 Word 技巧专题更多专题请看EXCEL 快速操作技巧1、快速得到合适列宽和行高、如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。

如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。

此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据，如图 1 所示。

图1用这个方法也可以得到“最适合的行高”。

只是要双击行标题的下边框。

2、快速移动活动单元格、经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回折腾吗,其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。

只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行。

双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。

快速输入相同内容如果需要在不同工作表的同一单元格区域输入相同内容，我们可以先同时选中那些工作表，然后选择需要输入内容的单元格区域，在区域的左上角单元格输入内容，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”或“Ctrl+Enter”快捷键，那么所有选中的工作表中的单元格区域都会自动填充相同的内容。

如果需要在不同工作表的同一单元格输入相同的公式，也可以采用这个办法，一、误删资料恢复一不小心，删错了，还把回收站清空了，咋办啊, 只要三步，你就能找回你删掉并清空回收站的东西步骤:1、单击“开始——运行，然后输入 regedit (打开注册表)2、依次展开:HEKEY——LOCAL——MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/ CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左边空白外点击“新建” ，选择:“主键”，把它命名为“645FFO40——5081——101B——9F08——00AA002F954E”再把右边的“默认”的主键的键值设为“回收站”，然后退出注册表。