此资料整理自：张晓彤网站（ｚｘｔ．ｂｘｓｏｏ．ｃｏｍ）高效会议管理技巧张晓彤：人力资源开发与管理专家北大光华管理学院EMBA班特邀讲师曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源经理诺基亚学院非技术课课程经理诺基亚中国投资有限公司部门经理培训部非技术类首席培训师。
现任金蝶软件人力资源总监☆ 了解会议的目的、种类和体系☆ 了解会议效率不高的原因及对策☆ 掌握有效为会议做准备的要领☆ 掌握会议中的沟通和反馈技巧☆ 掌握会议主持人的会议管理技巧☆ 学会提高会议效率和质量的技巧第一讲 当今会议面面观1、会议的定义z是一个集思广益的渠道；z显示组织或部门的存在；z是重要的群体沟通方式。
2、会议的目的z开展有效的沟通；z咨询传达；z监督员工的工作进展；z达成协议，解决问题；z决策和资源共享；z开发创意；z激励员工的士气；z巩固经理人的地位。
3、会议的种类z按人数：一对一会议、团体会议；z按方式：面对面会议、电话会议、视频会议；z按目的：固定的部门会议、临时处理突发事件的会议、宣布人事决策和政策的会议、当众表扬或批评别人的会议、集思广益的会议。
4、会议的频率z固定部门的会议至少每月一次（把时间记在记事本上，避免遗忘）；z全体会议建议每年至少一次；z处理突发事件的会议可以随时开，但要避免频繁，以至于让员工失去信心；z一对一的会议可以随时开，是绩效管理的一种方式，但不要超过1小时，否则会变成体力的较量。
5、会议成本的计算z会议的时间成本＝参加的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间）＋会议秘书工作时间＋会议服务人员的工作时间；z会议的直接成本（租赁费、食宿费、差旅费、资料费等）；z效率损失的成本（未接到电话，造成客户订单损失；未及时处理问题，客户投诉损失；不能及时解决自己管辖范围内的突发事件，造成停工、停产损失等）。
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因z时间安排的不合适；z地点安排的不妥当；z开会对象选择的不对；z主持人的影响力不够；z参会者的技能不够；z准备工作不充分；z开会的目的和结果不明确。
2、如何进行预防性管理z会议时间安排要适当（会议安排在周二到周四上午或下午2：30之后）；z地点（不在经理办公室，而是在相对封闭的会议室中，桌子是圆的，可缩小心里障碍）；z开会对象选择对（列出必须参加、可以旁听、可以选择参加的人员名单）；z主持人要有影响力（不一定是权威，但要有亲和力和权威性的影响力）；z参会者要有听的技能；z要充分做好准备工作（会议失败的头号元凶）；z明确会议的原因和目的，提前告知参会人员作准备；3、高效会议的八大特征（可在日常工作中按此逐项核对CHECK LIST）z只有必要时才召集开会（MUST/NEED）；z要经过好好的筹备；z拟定和分发了会议议程；z严格遵守时间（准时结束的前提是准时的开始）；z一切都按部就班；z请了最有经验的人出席；z结束时作出了评论和归纳总结；z记录了决定、建议和负责人。
4、会议规范z时间安排规范（8点上班，会议一般不应在8到9点之间，此时最不应进行业务分析、竞争对手分析，让讲太多意见，此时无说话意愿；9点到10点比较适合一对一会谈，业务分析和商业谈判；10点到12点以及1点到3点适合集思广益的会议；5点之前不适合开会；全体会议最好每年2次；部门会议至少每月一次）；z固定会议流程规范（一个中心（议题）两个基本点（会议准备、会议跟踪）；1、准备；2、开始：欢迎词、会议目的、会议议程、具体时间限制、指定负责人记笔记、开会的规章制度；3、议程：分享话题和目标、交流信息、出主意、作决定、确认行动、总结；4、结束：总结以及安排下一次会议；5、跟踪：写备忘录、发备忘录、指定负责人具体跟踪某项行动、制定跟踪计划并安排下一次时间、谁来做具体汇报；）z会议本身要遵守的规则HOUSE KEEPING（参会者要将工作安排交给会议主席；超过1小时的会议要有书面通知；所有参会者都要有准备发言的心态；会议要准时开始准时结束；负责人对决议能否达成负直接责任；在会上要维护别人的尊严；要有人提出不同的意见；会后要能拿到书面的记录；参会者要履行反馈职责；要请第3方监控会议质量）。
第三讲 开会前的准备工作1、如何判断是否需要开会z不需要开会的情况：1、已经按惯例开过的会议；2、没有要讨论的特别事情；3、还有比开会更好的方法；4、预算的会议成本太大；5、决策者已经决定的事情。
z需要开会的情况：1、把信息同时传递给很多人；2、需要别人参与以集思广益；3、需要听取各部门工作汇报（交报告是浮于表面）；4、需要当众表扬或批评；5、给小组或部门分配任务时。
2、会议准备的作用和方法z会议准备的作用：可选择最适当讨论方式；使参会者有讨论的方向；事先告知参会者做好准备，何种行为表现；节省会议时间与减少冲突；z怎样做准备：1H5W法（HOW怎样开会 WHY为何开 WHAT开什么样的会 WHEN何时开 WHO谁来开会 WHERE在哪儿开）一般不要超过9人，5到7人适合做决策和讨论问题。
3、会议准备的内容（核对单 20项）z会议目的；z是否一定开；z会议形式；z会议时间；z会议议程；z主持人；z地点；z会场如何布置；（人数超过10人U字形，5到7人圆桌形，全体阶梯型）z出席者名单；z出席者座位安排；（主持人坐中间，两边是同党，话多人在最两边，对面安排扮黑脸的人提反对意见）z是否准备会议名签；z是否准备出席人员的交通工具；z是否准备出席人员的住宿；z准备哪些必要的辅助的、视听的教材（投影、白板、录音等）；z准备文具；z准备会场周边位置图；z是否与会者准备资料以及复印多少份；z是否安排食宿床位以及娱乐项目；z其他（是否有少数民族；是否有吃素；是否有外国人；是否有媒体记者）。
4、主持人如何做会前准备z设定沟通目标z制定行动计划（书面记录）；z如何应对争执（书面记录可能的争执）；z进行SWOT分析（S-strength 优势、W-weakness劣势、O-opportunity机会、T-threat威胁）第四讲 成功会议的五种策略1、如何做开场白z开场白是会议开始之前3到5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段话；z主要是沟通开会的目的、时间安排、议事方式、约定俗成的会议规范；z开场白程序：概括会议进行的程序；提供跟讨论有关的资讯背景；规范会议的议程；指定会议的记录者；征求对会议议程设计的意见。
2、如何分配发言时间z主持人发言多的原因：对会议的议题特别熟悉；地位高而且声音较大；负担较多的行政责任；z主持人发言应该只占会议的20％，剩下的时间尽可能人人时间均等；z一场会议一般80％开会，15％沉默，5％抢着发言；3、如何掌握议事进度z控场是主持人的基本技能；z控场方式有语言和非语言方式；z语言方式：如某人能说，需5分钟，则告之3分钟发言；把能说的人从一个问题带到另一个问题；把这个人让过去（您说得非常好，听听您旁边人的意见）；z非语言方式：眼神转向别人；说你讲的很好，但手势下压；下笔，合上笔记本；短暂的沉默；4、如何达成会议决策z彼得。
德鲁克：1、要用足够德时间考虑会议达成决策困难是什么，并且和与会者达成共识；2、用列表或图表的方法，提出各种提案，并开始讨论；3、客观的计较每个提案的优劣，但要避免意气之争；4、估计各提案的获益率；5、评估有无采集更多资料的需要，如有，马上散会收集，全了以后再开；6、征求反对意见；7、主持人站在中立位置，检查正反意见各个的优劣是什么；8、寻求参会者对各个提案的认同，可用举手表决；9、大家同意某一提案后，对提案做适当的调整、妥协、修改后，确定议事结果；10、跟踪，指定提案由谁负责，由谁监督，由谁执行；z决策的方式：权威决策（迅速高效，适合企业做大的决定，时间十万火急的情形，管理者说了算）；少数服从多数（适合时间有限，不是特别急时使用）；共识决策（所有成员都不同程度上支持决策，只要时间允许，尽量达成一致，如提成方案）；无异议决策（100％通过）；z达成团队决策的方法：1、头脑风暴法（又叫突发性神经紊乱，集思广益，所有点子提出后平等评议，要数量不要质量，不要打击别人）；2、德尔菲方法（又叫专家决策，讨论结果以书面形式提供给专家，专家来判定正确的解决方案，然后再反馈给大家讨论，汇总后再给专家，专家拿出最后方案，询问是否同意，可以采用少数服从多数，也可共识决策）；3、易地思考法（换一种方式，换一种思维）；4、思路转换法（在会议中，设反面提出与大家的不同，避免延旧思路一步一步走下去）。
5、如何圆满结束会议z结束会议前留5到7分钟，总结，要保证大家都了解了意思；z每个人的工作都分配妥当；z保证准时结束会议。
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧1、沟通技巧z沟通漏斗：你心里想的100％你嘴上说的80％别人听到的60％别人听懂的40％别人行动的20％z沟通的定义：为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程；z沟通金山角：换位思考z沟通的冰山模式（5－20％工作层面在冰山上，80－95％在关系层面在冰山下）z有效沟通的原则：1、有明确的沟通目标；2、有明确的时间约束；3、充分做好准备工作；4、要重视每一个细节；5、要积极努力的倾听；6、双方努力达成目标。
z造成沟通困难的要素：1、信息和专业知识掌握不够，不知对方说什么；2、重点强调不足或条理不清楚；3、不会积极地聆听，有偏见、有定式，先入为主，判断错误；4、按自己的路数去思考，忽略了他人的需求，也就是没有换位思考；5、沟通的时间长，失去耐心，造成争执（会议一般控制在1小时，最长不超过2小时）；6准备不充分，没有慎重考虑就发表意见；7、时间准备不充分，情绪不好；8、语言不同，大家用的专业术语不一样；9、记忆力不好（解决办法：注意倾听，注意反馈）。
z沟通的基础是双方的信任；z得到对方信任的小窍门：1、要找出双方的共同点；2、适当展示能力和水平；3、适当暴露脆弱的地方；4、建立信任（可以保守秘密，但不能撒谎）。
2、会议中的反馈技巧z表扬别人，批评别人；z要表扬就纯粹表扬，只表扬行为价值，要及时；z批评三步曲：首先表扬特定的成就；指出做的不好的地方；以肯定和支持来结束。
第六讲 主持人的会议管理技巧1、倾听技巧z倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，跟着他一起去体验感受整个过程；z倾听的礼节：听听别人的故事；听听别人完整的故事；先听听别人完整的故事。
z倾听的技巧：1、点头且微笑；2、良好的眼神接触；3、发出倾听的声音；4、身体向前倾；5、重复和总结；6、必要时做记录；z倾听的误区：1、别人讲话时想自己的事；2、开会时一边听一边和自己的不同观点比较；3、经常性打断别人的谈话；4、为正在说话的人草草结束他的演讲（抢话）；5、忽略整个过程只想要结果；6、挑着听，听自己想听的，爱听的；7、注意力不集中，走神，被别人干扰；z表达个人感受的两句话：我也有过相同的经历；如果我是你，我跟你感觉一样。