3.1.1系统关联图
本系统管理的核心模块是水电费管理和房间管理，在此基础上，所涉及到的外部实体有三个：学生、管理员；涉及到的数据流有六个：住宿协议、个人交费单、水电费单、发票、退房单、结余清单。
确定了整个系统的外部实体和数据流后，把整个系统作为一个加工环节，由此绘制出学生宿舍管理系统的关联图。如下页图3.2所示：
P2.1
收费
F2
F10
给学生出示房租的收费标准
P2.2
开发票
F21
F4
已交纳房租的学生开具符合规定的发票或收据
P2.3
催费
F22
F23
根据住宿的租费，对于已欠费的学生发出催费通知
P3
退房
F5、F12
F6、F7
按照要退房学生的房间号，根据个人帐目情况，计算出结余的金额，开房费清单，具体分为：1、对要退房的学生提供的单据验证其真实性；2、根据退房学生的学号，在宿舍个人资料中删除该学生；3、按照要退房学生的房间号，入住的时间，计算结余的金额开房费清单
修改记录：
编写：
日期：2008-05
审核：
日期：
（表3.1）
3.2.2数据流
数据流是数据结构在系统内传输的路径，主要包括来源、去向、组成、流通量等。
数据流
系统名：宿舍管理系统 编号：F3
条目名：水电费单 别名：
来源：管理员
去处：水电费管理
数据流结构：
水电费单＝｛月份＋房间号＋水费＋电费＋公摊＋操作员名｝
D1学生详细资料
D2住宿费用总账
D3水电费账目
D4房间信息
图3.3学生宿舍管理系统顶层图
3.1.3系统一层图
顶层图可以进一步分解，其中某些或所有的数据加工项可分解为数个数据加工项，这样就形成第一层数据流图。依次逐层向下扩展，直到最底层的数据流图表示了所有具体的数据加工功能和输入输出关系。
在宿舍管理信息系统中，登记、交费、水电费管理、房间管理和退房都可以继续进行分解为第一层的数据流程图。具体分解内容如下图3.4～3.8所示：
第四章 系统总体结构设计
管理信息系统设计阶段的主要目的，是将系统分析阶段所提出的，反映了本系统使用情况的信息需要的逻辑方案，转化成可以实施的，基于计算机以及通信信息的物理方案，并考虑到企业的经济、技术和运行环境等方面的因素，确定系统的总体结构和系统各组成部分的技术方案，合理的选择计算机的各项软硬件配置，提出系统的实施计划，确保总体目标的实现。
4.1.1 HIPO技术
HIPO（Hierarchy plus Input/Process/Output）技术：用图形的方法表达一个系统的输入输出功能以及模块层次。
HIPO技术包括两个方面：
1）HIPO分层图：表示自顶向下分解所得的模块层次；
2）IPO图（输入－处理－输出图）：此图描述分层图中一个模块的输入、处理和输出内容。
2）现行技术。主要指可供选用的计算机硬件技术、软件技术、数据管理技术以及数据通信技术和计算机网络技术。
3）现行信息管理和信息技术的标准、规范和相关的法律制度。
4）用户需求。系统的直接使用者是用户，进行系统设计时应充分尊重和理解用户的要求，特别是用户在操作使用方面的要求，应尽可能使用户感到满意。
5）系统运行环境。新系统的目标应与现行的管理方法相匹配，与组织机构的改革和发展相适应。
审核：
日期：
3.2.5加工
数据加工又称处理逻辑，描述系统对信息进行处理的逻辑功能，如加工逻辑表3.5
加工逻辑表
加工序号
加工名
输入流
输出流
加工逻辑
P1
登记
F1
F8
同学生签订协议并登记学生的详细资料，具体分为1、提供住宿协议文本给学生，若学生同意，则学生方签订住宿协议；2、对已签订协议的学生的具体情况进行审核，符合规定的与宿舍方签订协议；3、提供个人资料并登记到个人资料表，对登记好的个人资料进行存档
P4.1
统计
F16
F26
按月进行统计，计算出每月的水电费计算总额
P4.2
核算
F人数，计算出水电费情况以及上月个人水电费余额，计算出本月水电费余额
P5
房间管理
F14
F15
根据每个人交费情况等对学生所住房间进行调整，具体分为：1、按照交费情况和学生要求对新入住的学生分配房间，并更新房间信息；2、对已交费的学生，按照其要求，进行房间调整，并更新房间信息；3、根据退房学生的房间号，在确认退房后，更新房间信息；4、按照房间类型代码，对各个房间进行类型设置
系统设计是基于系统分析的基础上，由抽象到具体的过程，同时，还必须考虑到系统实现的内外环境和主客观条件。
通常，这一阶段工作的主要考虑以下几个方面：
1）系统分析的成果。系统设计，从工作流程的角度来看，是系统分析工作的继续，因此，系统设计人员必须严格按照系统分析阶段的成果-------“系统说明书”，所规定的目标、任务和逻辑功能开展设计工作。
P1.1
签订协议
F1
F17
提供住宿协议文本给学生，若学生同意，则学生方签订住宿协议
P1.2
审核
F18
F19
对已签订协议的学生的具体情况进行审核，符合规定的与宿舍方签订协议
P1.3
登记资料
F20
F8
提供个人资料并登记到个人资料表，对登记好的个人资料进行存档
P2
交费
F2
F4、F10
对学生所交的住宿费用开发票，具体分为：1、给学生出示房租的收费标准，按照学生自己的需要选择房间类型；2、已交纳房租的学生开具符合规定的发票或收据；3、根据住宿的租费，对于已欠费的学生发出催费通知
4.1.2 HIPO分层图
在系统设计中，应尽量满足以下要求：
1）系统性；
2）可扩展性；
3）可靠性；
4）经济性。
系统设计阶段的活动主要包括：⑴系统总体布局方案的确定；⑵软件系统总体结构的设计；⑶计算机硬件方案的选择和设计；⑷数据存储的总体设计。
4.1 软件模块结构设计
在系统需求分析阶段，已经弄清了系统的各种需求，解决了要让所开发的系统“做什么”的问题，并已在系统需求说明书中详尽地阐明了需求，在系统设计阶段，要着手解决“怎么做”的问题。
图2.3业务流程图
2数据流程图(DFD图)
数据流程图是一种能全面描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动、处理、和存储情况。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，只是用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，即所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。因此，数据流程图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是所有后续工作，如系统设计的主要依据之一。
P3.1
单据
F5
F24
对要退房的学生提供的单据验证其真实性
P3.2
删除人员
F25
F7
根据退房学生的学号，在宿舍系统的系统的个人资料中删除该学生
P3.3
余额结算
F12
F6
按照要退房学生的房间号，入住的时间，计算结余的金额开房费清单
P4
水电费管理
F16
F13
根据每月房间水电费，计算出每人水电费，并从水电费余额中扣除，具体分为：1、按月进行统计，计算出每月的水电费计算总额；2、根据住宿实际人数，计算出水电费情况以及上月个人水电费余额，计算出本月水电费余额
D1.2协议归档
D1.1详细资料
图3.4登记模块一层数据流程图
D2住宿费
图3.5交费模块一层数据流程图
D3.1实际水电费
D3.2历史水电费
D4房间信息
D2住宿费用总帐
图3.6水电费管理模块一层数据流程图
D4.1房间类型
D2住宿费用总帐
D4房间信息
图3.7房间管理模块一层数据流程图
D2住宿费用总帐
D1学生详细资料
简要说明：水电费管理工作通常由管理员来负责完成。
修改记录：
编写：
日期：2008-05
审核：
日期：
（表3.2）
3.2.3数据存储
数据存储是数据结构停留的地方，也是数据流的来源或去处之一，它不考虑具体的物理存储介质和技术手段。
数据存储
系统名：宿舍管理系统 编号：D4
条目名：房间信息别名：
存储组织：
每个房间一条记录，按房间编号升序排列
图3.8退房模块一层数据流程图
3.2数据字典(DD)
数据字典是数据流程图上所有成分的定义和解释的文字集合，在结构化系统分析中，既用于描述数据流和数据存储的详细逻辑内容，也用于描述外部项和处理逻辑的某些数据特性。数据词典把数据的最小组成单位看做数据元素，若干个数据元素可以组成一个数据结构，它通过对数据元素和数据结构的定义，来描述数据流和数据存储的逻辑内容。此外，数据词典还要对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。
它们的符号表示如下：
图3.1数据流程图图例
此外，为了规范化系统开发流程，有必要给数据流程图上的每个元素编上相应的编号，并在编号之前冠以大写字母，以此来区分不同的元素。
F……数据流D……数据存储P……加工S……外部项
根据上一章对学生宿舍管理的业务流程图的描述，从系统的科学性、管理的合理性、实际营运的可行性角度出发，采用结构化的分析方法，自顶向下对系统进行分解，导出了学生宿舍管理系统的系统关联图、系统顶层图和系统一层图。
现有的系统设计的方法和工具有如下几种：
l、结构化设计方法：规定了一系列模块的分解协调原则和技术，结构化设计的基础是模块化，即将整个系统分解成相对独立的若干模块，通过对模块的设计和模块之间关系的协调实现整个软件系统的功能。
2、系统流程图：是系统的描述工具。它用图形符号描述了所有的输入／输出和与之有关的处理，同时，也包括了对所有文件的建立过程。