平湖佳源采购作业指导书通过对采购管理全过程进行规范，确保平湖市佳源旅游开发有限公司的材料设备的采购在质量符合施工要求的前提下做到低成本、高效率、高性价比。

一、采购部工作权限1、负责编制材料设备采购计划。

2、负责组织开展项目采购策划。

3、负责编制项目采购议标、招标文件。

4、负责议标采购供应商的初选。

5、负责组织与议标采购供应商进行价格谈判。

6、负责组织采购实施工作，组织评比并确定供应商。

7、负责签订职责范围内的采购合同。

8、负责采购合同的履约管理。

9、负责材料设备的样品封样及资料备案及现场验收。

10、负责供应商的考核管理。

（组织实施市场调研、供方资质预审、供方考察）11、负责采购合同付款计划制定及付款申请的提出。

12、对计划和规格、性质不清的物质有拒绝采购权。

13、对供应商、订购数量、订购时间、交货期等具有决定权。

二、相关部门权限成本部1、负责对采购部拟采购材料单价的审核。

2、负责参与采购合同的拟定与调整。

3、负责参与采购合同中经济条款的审核。

4、负责参与采购合同付款的审核。

5、负责工程部材料的成本统计工作。

工程部1、负责审定材料采购的计划编制及审核。

2、负责对采购材料的质量和到货的及时性进行监督；3、负责材料设备样品与实物的确认及核对。

4、负责制定公司材料、施工管理制度，对材料、设备、物资采购工作进行检查和督促。

设计部1、负责审核并提供工程采购用图纸。

2、负责材料设备的选样定板；材料设备样品与实物的核查。

财务部1、负责组织资金计划的编制和执行监督管理。

2、负责付款事项的审批和款项支付。

三、采购部责任（职责）1、坚持政策法规学习，认真执行集团、本公司有关采购的规定。

2、坚持高性价比原则，货比三家择优、择价采购，确保建设进度。

3、在采购工作中，严禁以权谋私，严禁到自己或自己亲属所办实体中采购物资，严禁在工作中接受他人钱物。

4、执行采购有计划、有合同的机制。

5、严格执行有计划采购，不得擅自变更或增减采购数量。

6、建立重大问题汇报制度，在超越部门权限和不便部门操作时应及时请示汇报。

7、负责工程部材料出入库的监督、检查、管理工作。

8、负责督促相关部门编制项目工程的材料采购计划。

调查研究各部门的材料需求及消耗情况，熟悉各种材料的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数，指导并监督下属开展业务，确保公司材料的正常采购量。

四、工作内容1、搜集信息（1）充分了解计划采购材料或设备的品名、规格。

（2）调查当地及地区的市场行情。

（3）搜集有关供应商的资料。

（4）搜集有关替代品的资料。

（5）搜集有关品质及其他方面的资料。

（6）编制采购资金预算。

2、询价（1）选择询价对象。

（2）询问价格。

（3）整理报价资料。

（4）选择议价对象。

3、比价、议价（1）经成本部分析后，拟定底价，设定议价目标。

（2）决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。

（3）了解其他供应商价格是否较低。

（4）考虑价格上涨下跌因素。

（5）估算运费、及其他费用。

（6）核对付款条件。

（7）比较交货期限。

4、评估（1）同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。

（2）供应商是否为信誉良好的生产厂家。

（3）供应商是否有售后服务体制。

（4）供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。

（5）是否需要开发其他供应商或外购。

5、样品验收、封样（1）相关部门配合一起进行样品进行比较、核对。

（2）进行样品确认、签字。

（3）样品封样入库，设置标识。

（4）与样品有关的资料、检测报告、合格证等进行存档。

（5）组织监理单位、总包单位、材料供应单位进行样品封样交底。

6、编制采购合同（1）按照确认的价格、数量、规格、交货地点等相关信息，在遵循集团公司合同制定要求的原则下进行合同初定。

（2）将初定合同交予成本部进行审核。

（3）上报合同审批流程7、采购实施（1）将审批通过的合同寄送供应商进行确认、盖章。

（2）公司内部进行盖章审批。

（3）将合同交予供应商，并在公司办公室、采购部做好留底。

（4）按照合同拟定的条款进行操作。

8、合同采购材料催交（1）对无法于约定日期交货等状况进行异常控制。

（2）按照合同逾期未交货者应加紧催交，并上报公司工程部与负责领导。

（3）控制长期合同的交货。

9、验收（1）材料与样品实物的核对、审核。

（2）材料或设备的品质验收。

（3）材料的数量验收。

（4）进货材料的入库登记。

（5）材料进场报工程部验收、合格证、厂家检测报告。

10、付款（1）核对各种手续是否完备，是否已到节点。

（2）发票抬头与内容是否相符。

（发票抬头及银行账户是否与合同签订内容相符）（3）发票金额与请购单价是否相同。

（4）是否有预付款或暂借款。

（5）是否需要扣款。

（6）付款流程审批五、具备素质1、较强的工作能力采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。

2、分析能力由于采购部常常面临许多不同策略的选择与制定，例如材料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、材料如何运输与储存、如何管理。

采购支出是构成企业建筑成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算；必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。

3、预测能力在现代动态经济环境下，材料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。

采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。

4、表达能力采购部无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。

面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。

5、一定的知识与经验采购部应不断学习材料的专业性能知识，识别各种工艺所需的材料的品种及规格，具备极强的洞察能力。

6、具备品德：1）廉洁采购部所处理的“合同订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。

无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”。

2）敬业精神“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。

固然造成短缺的原因很多，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。

3）虚心与耐心采购部虽然在交易方面较占有上风，但对供应商必须提供以公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教的服务，不得趾高气扬、傲慢无礼。

4）遵守纪律采购部的一言一行都代表着企业与外界打交道，工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，采购部必须自觉遵守，除严格执行公司的各项规章制度外还必须有：（1）忠于公司。

（2）公正在对待各类供应商。

（3）在关系、行为与沟通中，避免不道德的行为或违法的想法和行为。

（4）运用适度的谨慎，在许可的职权范围内行事。

（5）克制任何可能在个人利益和公司利益之间产生冲突的私人业务或者职业活动。

（6）严禁要求和接受金钱、存款、信用或者不利的折扣，以及接受来自现在或者潜在的供应商的礼物、娱乐、恩惠或者服务。

（7）谨慎地考虑各类规章制度，以处理属于公司和供应商机密的信息。

（8）通过在采购周期的不同阶段都实施礼仪和公平，来促进积极的供应商关系。

六、奖励与处罚为了规范采购日常操作行为，以规范部门奖惩制度管理。

坚持以奖励、精神鼓励和物质奖励相结合；惩罚、思想教育和经济惩罚相结合。

奖励、处罚具体细则及标准如下：1、奖励采购部在采购工作中为提高公司经营效益、挽回公司损失等方面有突出业绩、贡献或表现出众的（具体如下），视贡献大小和业绩情况给予元的现金奖励，并在公司范围内通报表扬：1】在材料设备紧缺、资金周转紧张的情况下，能提前完成采购任务，为公司解决困难，贡献突出的；2】对公司采购业务方面的工作能提出合理化且有价值的建议，经审核评定确能给公司带来效益且被采纳的；3】为维护公司利益，在对外经济活动中能为公司节约大量资金或挽回经济一定损失，经核实的；4】为维护公司形象和声誉作出突出贡献的；5】对一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，事迹突出的；2、处罚1】采购部不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以1000元的罚款。

2】对于多购或误购的，造成经济损失在10000元以上的，处以500元的罚款，10000-50000元的，处以1000元的罚款，超过50000元的，作无薪处理3】凡是因采购数量不足或未按要求完成采购的给工程节点造成重大待料情况的，且已超过一天以上，处以责任人1000元的罚款。

4】所订购的材料设备在正常建设周期内不能按时购回的，必须说明原因及时上报给主管领导处理，未上报的造成生产待料的处以500元的处罚。

5】采购员不得接受供应商的礼品、现金、支票等有价证券，不得向供应商借款等，一经发现处以2000-10000元的罚款，情节严重的，给予开除处理，并送交公安机关处理。

6】采购员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方便或款待等，一经发现，视情况处以1000-5000元的罚款。

7】采购人员在采购物资时必须“货比三家”，在同等质量的情况下，选择价格便宜的。

公司内审人员若查实到相同物料的价格在采购时低于采购员所采购的价格，视情况对采购员按照差价的5-10倍进行处罚。

8】接到工程部等部门材料设备待料情况问询时，必须在4小时内回复具体的到货时间。

如有违反，处以200元/次的处罚。

9】在采购过程中，如发生采购设备或材料的价格涨幅高于上次采购价格5%时，为不影响生产的情况下必须要选择价格高的供应商时，需以书面形式向总经理确认后方可订货，且当日需及时填写《采购价格异动表》，抄送成本部及总经理。

未按此要求操作的予以300元/次的处罚。

七、工作流程1、采购准备管理1）工程部负责在施工图设计完成后依据图纸编制《材料设备清单》，对于非标的产品设备，工程部应与设计执行部讨论确定。

设计部负责材料设备的选型定板。

2）材料设备清单确定后，采购部开展项目材料设备采购策划，确定材料设备的采购方式，以及各批次材料设备的签约和进场时间。

3）甲供材料设备的采购主要包括战略采购和议标采购两类，战略采购由集团真才公司负责，议标采购由房产公司采购部负责。

4）工程材料设备采购策划方案确定后，采购部应根据工程专项计划编制《项目采购计划》，经成本部审核，总经理审批后，提交真才公司备案。

2、采购过程管理1）采购部应依据《项目采购计划》进行采购，并在采购前编制采购方案，设计部应配合提供相关图纸及可能的样板等。

2）采购部依据采购方案要求开展议标采购的材料设备采购寻源，并确定采购供应商。