会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案会计档案是经济档案的重要组成部分，是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。
所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。
会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。
会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因，不是为了供人查阅而专门形成的，而是作为一种核算手段，为了处理某种会计事项的需要，在会计活动中形成的，由于其中某些资料具有保留价值，因而进行系统地整理，形成了会计档案。
因此，一般地说，与会计核算无关的其他资料不是会计档案。
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等，不是随意留存下来而成为会计档案的，而是按照一定程序和方法集中保存起来，才能成为会计档案。
如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存，就不能称为会计档案。
二、会计档案的整理、立卷为了更好地发挥会计档案的作用，必须对会计档案进行挑选、整理、分门别类，按序存放，集中保管。
整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构、会计人员必须认真对待，努力做好。
应当注意，不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料，应分别装订立卷。
由于各类会计档案保管的期限不尽一致，要对会计档案材料进行科学分类，达到便于查找和调阅，也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。
下面按会计档案的类别，分别叙述一下整理、归档的有关内容。
（一）、会计档案的整理、立卷的总体要求会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，它是会计档案的重要组成部分。
会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，便于查阅。
凭证以册为保管单位，每月装订一册或数册。
1、会计档案整理、立卷使用的物品（1）、凭证封面凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引，不同的凭证封面有不同的内容，表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。
表2—1：凭证封面记账凭证封面年月份会计主管人员：检查复核人：装订人：（2）、凭证封底凭证封底也有很多种类，我们推荐使用的是具有封底功能又具有一定备考功能的封底。
如表2—2格式的封底。
表2—2：凭证封底复制、抽出或另行装订原始凭证记录（3）、凭证包角凭证包角种类很多，规格也不一致，目前使用较多的是长条形粘贴性包角，但从牢固安全的角度，我们推荐使用表2—3—1（正面），表2—3—2（反面）格式的方形包角。
表2—3—1：凭证包角（正面）表2—3—2：凭证包角（反面）（4）、三角衬垫三角衬垫是指在原始凭证折叠、装订过程中，为避免厚薄不一，凭证装订部位过于薄，影响装订而使用的一种材料（用纸板制成），是一种新推荐使用的档案材料（同表2—4）表2—4：三角衬垫（5）、凭证盒凭证盒是为了装订后的凭证不折角、不折边，使凭证便于堆放整齐和寻找而使用的一种档案材料（见表2—5）。
表2—5：凭证盒会 计 凭 证 盒 立档单位： 凭证名称： 启启用日期： 年 月 日至 年 月 日 册 数：本月共： 册 本盒是第 册 凭证号数：自 号至 号 保管期限 年财会主管 经办会计 全宗号 目录号 卷号会计凭证年 度年全宗号 目录号 案卷号2、会计凭证整理的程序及方法（1）、要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证的不同种类，按顺序号逐张排放好；（2）、整理记账凭证的附件（原始凭证或原始凭证汇总表），剔除附件中不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料；整理中如果附件太大的，应将原始凭证按记账凭证的大小折叠好，并在右上角加粘上三角衬垫；原始凭证不整齐的应进行修剪；原始凭证太小的，应使用原始凭证粘贴单进行粘帖，并注意避开装订位。
凡需要单独保存的原始凭证，如需经常查阅的工资单、奖金表，可单独装订成册；如领料单、发票、医院转来的账单等，数量过多的，应归类汇总后单独装订成册，并填制一式两份的汇总表，一份附在记账凭证后，另一份装订在另行装订的原始凭证上面，汇总表上应注明原始凭证的张数、册号、记账凭证所属年月及号码等内容；某些重要的原始凭证如文件、表册、契约、合同、存出保证金收据等，应另编目录，单独装订保管，并在有关的原始凭证和记账凭证及封底上相互注明日期和编号，是文件的应注明发文单位及文号，是合同的应注明合同号码及对方单位；（3）、清除钉书钉、曲别针等金属物；（4）、按每本1—2cm的厚度分成若干本，分别加具封底、封面及包角；（5）、按包角所标注的打孔处打孔，并进行装订，粘贴。
3、会计凭证的立卷（1）、要认真填好凭证封面、封底，必须如实填写，不得遗漏。
封面上会计主管人员、检查复核人员、装订人员要盖章，装订线应有封口，并由装订人员加盖骑缝章；（2）、填写好卷脊上的项目。
即年、月、凭证起讫号、册号，凭证起讫号可以使用#1—20表示装订的是从第1号至第20号，册号用“1—1”、“2—1”，“2—2”分别来代表本月共1本，第一本；本月共2本，第一本及本月共2本、第二本的意思，以便于按顺序保存、查找，卷脊上的编号应于封面上内容一致；（3）、将装订好的凭证装入凭证盒并填好盒面上的内容（应于封面上内容一致），由专人负责保管。
（4）、凭证册平时按月份及册号顺序排列存放，卷号可以根据不同的情况在平时及时编号或待年末统一编号。
（二）、会计账簿的整理、立卷的总体要求会计账簿类包括：总账、各类明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等。
年度终了，各种账簿在结转下年，建立新账后，一般都要进行集中统一整理。
账簿即可以合并立卷，也可以分别各种账册各自立卷。
活页式或卡片式的账页，应去掉空白页，将已记账的账页依次编号，立卷成册。
1、会计账簿整理、立卷使用的物品（1）、卷内目录卷内目录是用来登记本卷内装订的资料大致内容，以便作为事后查账和查证有关事项最基础的索引。
我们推荐使用表2—6格式的卷内目录。
表2—6：卷内目录卷内目录（2）、备考表备考表是用来登记会计资料整理、立卷过程中发现的本卷内存在的缺点和需要说明其他情况。
我们推荐使用表2—7格式的备考表。
表2—7：备考表备考表（3）、会计档案案卷封面会计档案案卷封面是用来装订会计账簿、会计报表和其他会计资料的一种档案用品。
我们推荐使用表2—8格式的案卷封面。
表2—8会计档案案卷封面会计档案案卷封面计账簿、会计报表和其他会计资料时，由于厚度不够，为保证会计档案整齐、美观而使用的一种档案用品，我们推荐使用表2—9格式的长形衬条（用纸板作）。
表2—9：长形衬条（5）、账簿盒账簿盒是在装订会计账簿、会计报表和其他会计资料后，为了装订后的资料不折角、折边，使会计资料便于堆放整齐、美观和寻找方便而使用的一种档案材料。
我们推荐使用表2—10格式的账簿盒。
2、会计账簿整理的程序及方法（1）、将活页账、卡片账去掉空白账页，按照会计科目的顺序（会计科目编号顺序，从小到大）排序，并按页码顺序排好，再编统一归档顺序号（总页码），并在账簿前面加具会计卷内目录，后面加具备考表后，再加上案卷封面，按每本（卷）1—2cm厚度装订成册，但一般不宜将某一账户分册装订，如遇厚度不够的，则加垫长衬条；（2）、将订本式账簿的硬封面、封底打开，比照活页账的长度载下多余的硬封面、封底，在前面加具会计卷内目录，后面加具备考表，并在剩余的硬封面中间加垫长衬条后，再加上案卷封面，并装订成册；（3）、将多余的案卷封面依账页长短向内折叠。
3、会计账簿的立卷（1）、根据装订后的各种账簿，分别填写好启用页及会计卷内目录、备考表等内容；（2）、按各册内的内容逐册填写封面，封面的有关内容要写全，单位名称、账户名称都要写全称，不要只写代号；“本卷页数”要写账簿的有效页数；保管期限要填写国家统一规定的时间；（3）、卷脊上必须写上XXXX年度，XXX账，以便保存，利用；（4）、装盒：为整齐起见要装盒的，还应在盒外注明有关内容，不可省略；（5）、会计账簿排列顺序：按现金日记账、银行日记账、总账、明细账、各种辅助账及其他会计资料的顺序进行排序和编号。
（三）、财务报告的整理、立卷的总体要求财务报告是指月度、季度、年度财务报告。
包括：会计报表、附表、附注及文字说明以及其他财务报告。
平时月（季）度报表，由主管报表人负责人保存，年终将全年会计报表由专人统一收集，按时间顺序整理、装订成册，并登记会计卷内目录（会计报表）及备考表，立卷归档。
报表可分别按年度、季度、月度各自立卷，也可将季度、月度报表合并组卷。
1、财务报告整理、立卷使用的物品财务报告整理、立卷使用的物品也有以下几种：（1）、会计卷内目录（同表2—6）（2）、备考表（同表2—7）（3）、会计档案案卷封面（同表2—8）（4）、长形衬条（同表2—9）（5）、报表盒（同表2—10）这几种档案用品的用途、使用方法同会计账簿的整理、立卷的方法相一致。
2、财务报告整理的程序及方法（1）、将平时由主管报表人负责保存的月（季）度报表由专人负责收集齐全、完整、不缺不漏；（2）、将年度决算（年报）连同附表、附注及文字说明取出；（3）、将年度、季报、月报以及所属单位上报的报表分开组卷；（4）、在报表前面加具会计卷内目录，后面加具备考表，再加上案卷封面后，按1cm—2cm厚度装订成册，如不够厚的，则加垫长衬条，如太厚的，则分卷装订；（5）、将较大的报表依照封面的大小进行折叠；（6）、将多余的封面，依报表长短向内折叠。
3、财务报告的立卷（1）、根据装订后的各种报表，分别填写好会计卷内目录、备考表等内容。
（2）、按各册内容逐册填写封面，封面的有关内容要写全。
（3）、卷脊上必须写上XXXX年度，XXXX报表，以便保存、利用。
（4）、装盒：为整齐起见要装盒的，还应在盒外注明有关内容，不可省略。
（5）、会计报表排列顺序：按年报、下属单位上报年报、月（季）报、下属单位上报月（季）报这一顺序排列。
（四）、其他会计档案的整理、立卷其他会计档案是指银行存款余额调节表、银行对账单以及其他应当保存的会计核算专业资料和会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
一般地，其他应当保存的会计核算专业资料是指除《会计档案管理办法》明确列入文书档案以外的，与会计核算相关的会计核算资料。
其他会计档案的整理，可按不同的类别进行，如银行余额调节表一类，银行对账单一类。
单位较小，这类资料数量较小的，也可以进行合并装订，按先余额调节表后对账单的顺序排列，并要注意按不同的银行、不同的账号分开或先后装订。
而会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册的整理最好一式两份，一份由会计部门保管，另一份随会计档案移交给单位档案部门保管。