电子邮件书写格式及基本礼仪
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注意事项(2)
5、邮件下方无签名(包括人名,门店名字,联系方式等)。 后果:导致收件人不知道你是谁?
6、发件人如果已经CC,把邮件抄送给第二个人,或者抄送给2个人以上, 你回复的时候要按回复全部,而不要只回复发件的那个人。 发件人发邮件CC的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况,你有 义务回复全部的人。
1)在撰写中文的时候,对部分以示强调的词采用加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后。 5)在收件人明白其意时,可使用缩写。 6)如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。
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二、基本礼仪
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1、邮件主题
必须写邮主题
在写邮件的时候,如果不写邮件主题,有人会认为这封邮件 不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的 时候最好写邮件主题。
主题要明确、精练与内容相关
主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息, 将邮件内容概括为1-2个词汇,而且可以区分对同一事物的不 同信息,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。如果邮 件比较紧急、重要,最好在邮件名称的前面注明“紧急”、 “重要”。
1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。 2)若知道对方的性别可以用:**先生、**小姐、**女士。 3)如果知道对方的身份可以用:**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、 ×经理。
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4、邮件内容(2)
正文做到主题明确(邮件要什么人干什么事),语言流畅,内容简洁。 在撰写正文时还应注意以下几点,以示礼貌和尊重,以免造成不必要的 困扰。
附件添加演示,附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送(1G以内)
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5、结束语
不同的邮件内容,最好使用不同的结束语。
如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑,有任 何需要咨询,请电话或EMAIL联系我。
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6、邮件回复(1)
1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可
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3、寒暄语
在写邮件的时候,需要写寒暄语。 最简单的写个”你好”或者“您好”。 例:承蒙您的关照。 我是XX门店的经理XX,XX问题由我负责。 将xx文件下发,请接收并实行。
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4、邮件内容(1)
在写邮件内容的时候,邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字 时,有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长,对方读这封 邮件的时候可能会不方便,所以在写邮件内容的时候,每行控制在35字 左右。 为了使邮件内容清晰明了,每5~6行为一段落,各个段落之间要插入一行 空行。 在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。 称呼
少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧 急重要的邮件。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说” 收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等 待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以 免影响工作。
邮件书写格式及基本礼仪
目录
一、电子邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、邮件回复
三、注意事项 四、邮件常用语句
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一、电子邮件概述
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电子邮件概述
在使用电子邮件对内进行联络时,应当遵守一定的礼 义规范,如何正确使用电子邮件,撰写规范的Email, 顺利的进行对内联络。 撰写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长,但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件 回复。
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6、邮件回复(2)
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅 ,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
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三、注意事项
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√“关于XX合同的签订日期” X“您好”
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2、收件人
在写邮件的时候,在界面的右方就可以搜索到对方的姓名(见图一)。 传送电子讯息之前,确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。 CC(抄送)。
在必要和确定的情况下,抄送给相应需要知道进展情况的人员。 按照业务范围 及工作职责直接抄送给主管领导 在收件人(To)、抄送(CC)的地址输入框内,可以输入对方的E-mail地址(当有多 个地址时用逗号或分号分隔);也可以打开“通讯录”窗口,选中所需的联系人, 单击“确定”按钮,将所选地址添加到输入框。 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址,可以选择“独立发送”。
7、回复客户邮件的时候要,不要把历史记录删除,否则对方不知道先前 发生的事情和交流的内容。 也不要随意改变邮件的主题。一件事情,一个项目的邮件要保持一个邮件 主题。同样,不应该给客户看到的内容需要删除再发送。
8、如果事情比较复杂,繁多的话,可以用 1 2 3 4 注明。
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注意事项(3)
9、不要用过多的感叹号。 你在一个邮件中用了过多的感叹号,效果是和你一个都不用是一样的。 10、每一段中间要空一行, 方便别人阅读。
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四、邮件常用语句
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邮件常用语句
如有问题,欢迎和我们联系; 期待你的反馈和建议; 请随时提出你的建议; 请通知相关人员; 请接收文件并遵照执行。
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注意事项(1)
1、乱码 现在有很多不同的邮件软件,有的邮件有HTML格式,有的邮件不能正常显示汉 字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后,再发送邮件。 2、附件 最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为 Word文档、Excel文档等的版本不同,对方无法正常使用该文档。而且,即使 Word文档、Excel文档等的版本相同,那些文档中可能有病毒,这样对方的电脑 可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好 控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。 3、CC(抄送) 在发送电子邮件的时候,一定要CC(抄送)给相关人员。按照业务范围及工作职 责直接抄送上级主管领导。 4、发邮件无主题,或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。 后果:以前的邮件是针对以前的某一件事情,邮件正文和主题都和现在的事情无 关,导致收件人一头雾水,无法快速辨认。