图7-3“排序”对话框
3．单击【确定】按钮，则“销售记录 (2)”工作表中的记录 按“产品店”升序排序。
4．对数据进行排序，除了利用【排序】命令以外，还可以 利用工具栏上的两个排序按钮“升序”和“降序”来进行。
注意： 执行【数据】菜单中的命令时，通常要先选择【数据清单】
中的任一单元格，而不要选择一行或一列。 检查所有数据是否存储为文本 如果要排序的列中包含的数字
既有作为数字存储的，又有作为文本存储的，则需要将所有 数字均设置为文本格式；否则，作为数字存储的数字将排在 作为文本存储的数字前面。
7.3.2用“分类汇总”统计“销售额”和 “毛利润”
前面已经学习了“排序”，但在数据表格中只知道这个 操作是不够的。分类汇总是一种很重要的操作，它是分 析数据的一个有力的工具，在Excel2007中使用分类汇 总可以十分轻松地汇总数据。
2．分类汇总
分类汇总是指对工作表中的某一项数据进行分类，再对需 要汇总的数据进行汇总计算。在分类汇总前要先对分类字 段进行排序。
3．数据透视表
数据透视表是一种交互式工作表，用于对现有工作表进行 汇总和分析。创建数据透视表后，可以按不同的需要、依 不同的关系来提取和组织数据。
4．图表
我们生活的这个世界是丰富多彩的，几乎所有的知识都来 自于视觉。也许无法记住一连串的数字，以及它们之间的 关系和趋势。但是可以很轻松地记住一幅图画或者一个曲 线。因此由于使用图表，会使得用Excel编制的工作表更 易于理解和交流。
7.1项目的提出
此外，他还希望能直观地反映出各个店的电子产品销售情 况，如果用Excel中的“数据透视表”和“图表”进行数 据分析，就可以非常方便地解决这个问题 。最后，小李 希望能查看到“毛利润”不小于4000元的电子产品的信 息，可以用到Excel的“数据筛选”功能。销售记录表如 图7-1所示。
• 在对“销售额”和“毛利润”进行统计之前，先创建 3个“销售记录”工作表的副本。
创建“销售记录”工作表的副本，操作步骤如下：
右击“销售记录”工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移 动或复制工作表”，并选中“建立副本”复选框，建立“销售 记录”工作表的副本“销售记录(2)”，并用同样的方法建立 副本“销售记录(3)”和“销售记录(4)”，如图7-2所示。
7.3.1记录的“排序”
排序条件随工作簿一起保存，这样，每当打开工作簿时 ，都会对Excel表(而不是单元格区域)重新应用排序。如 果希望保存排序条件，以便在打开工作簿时可以定期重 新应用排序，最好使用表。这对于多列排序或花费很长 时间创建的排序尤其重要。
• 下面小李要根据“销售记录”工作表统计出2010年 11月9日各个品“销售额” 和“毛利润”
“分类汇总”含有两层意思：按什么分类—“产品店” 和对什么汇总—“销售额”和“毛利润”。
在“销售记录（2）”工作表中，用“分类汇总”计算各个店的电子 产品“销售额”和“毛利润 ”。操作步骤如下： 1）单击“销售记录(2)”工作表数据清单中的任意一个单元格。 2）执行【数据】｜【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框 。 3）在【分类字段】下拉列表框中选择“产品店”，在【汇总方式 】下拉列表框中选择想用来汇总数据的函数。Excel提供的分类汇总 好书有“求和”、“平均值”、“最大值”、“最小值”、“计数 ”等十多个，默认的选项是“求和”。此时应该选择【求和】，在 【选定汇总项】 列表框中选择“销售额”和“毛利润 ”，如图 7-4 所示。
5．记录筛选
利用Excel的筛选功能可以只显示出符合筛选条件的行， 而暂时隐藏其他行。
7.3项目实施
从前面的分析可以看出，本项目要解决如下几个问题：
1．先用“数据排序”按照“产品店”这一关键字段进行排序。 2．再用“分类汇总”统计出各连锁店中各种电子产品的“销售
额”和“毛利润”。 3．用“数据透视表”分析各个店每种电子产品的销售情况。 4．制作一个“销售额和毛利润关系图”图表来比较“博山店”
、“桓台店”、“张店店”和“淄川店”的销售。 5．用“数据筛选”筛选出毛利润大于等于4000元的产品信息
。
7.3.1记录的“排序”
对Excel数据进行排序是数据分析不可缺少的组成部分。 可能需要执行以下操作：将名称列表按字母顺序排列； 按从高到低的顺序编制产品存货水平列表，按颜色或图 标对行进行排序。对数据进行排序有助于快速直观地显 示数据并更好地理解数据，有助于组织并查找所需数据 ，有助于最终做出更有效的决策。
图7-1“销售记录”工作表
7.2相关知识点
1．记录排序
利用数据中的排序命令，让工作表按照某关键字进行“ 升序”或“降序”排列。可以对一列或多列中的数据按 文本(升序或降序)、数字(升序或降序)以及日期和时间( 升序或降序)进行排序。还可以按自定义序列(如大、中 和小)或格式(包括单元格颜色、字体颜色或图标集)进行 排序。大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也可 以针对行进行。
若要依据一个以上的字段来排序，可以单击【添加条件】按 钮来增添附加列。对于每个关键字，再选择【升序】或者【 降序】，以指定该列值的排序方式。如果在数据清单中的第 一行中包含列标记，在“数据包含标题”前打上对勾，以使 该行排除在排序行之外；若不选中“数据包含标题”，则该 行也参加排序。
图7-2建立工作表副本
在进行“分类汇总”之前应先对要分类的“产品店”列进行排 序，目的是为了把“产品店”相同的记录放到一起，然后再对 要汇总列的“销售额”和“毛利润”进行求和。
在“销售记录(2)”工作表中，对“产品店”字段进行排序 ，方法如下：
1．单击“销售记录(2)”工作表中的任意一个单元格。
2．执行【数据】｜【排序】命令，打开【排序】对话框， 在【主要关键字】下拉列表中选择“产品店”，选中【升序 】单选按钮(默认值)，如图7-3所示 。
项目7 电子产品销售统计
7.1项目的提出
小李在淄博市开了四家电子产品连锁店，为了提高管理水 平，他打算用Excel工作表来管理销售数据。图7-l是他制 作的各电子产品店的销售记录流水账表。其中“销售记录 ”工作表记录了2010年11月9日各连锁店的销售情况。
现在小李希望统计出2010年11月9日各个店的电子产品 的“销售额”和“毛利润”。这个可以用“排序”与“分 类汇总”来实现。