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采购控制程序

采购掌控程序
采购掌控程序是企业采购管理的紧要构成部分,它的设计和实施直接影响企业的采购效率和成本掌控。

采购掌控程序应当覆盖采购流程中的各个环节,确保采购过程的规范和稳定。

一、采购需求申请流程
1.采购需求申请
企业应当订立采购需求申请表,供各部门提交采购需求,申请表应包含以下内容:采购物品名称、规格、数量、用途、采购期限以及预算等信息。

采购需求申请应在规定的时间内报送采购部门。

2.审核采购需求申请
采购部门应依据采购需求申请的实际需要、预算和采购计划等因素来审核采购需求申请。

采购部门应适时回复各部门,反馈审核结果。

3.审批采购需求申请
企业应当设立合理的采购审批流程,审批采购需求申请。

审批流程应包括审批人、审批级别、审批标准和审批时间等内容。

采购部门应当依照流程对采购需求申请进行审批。

二、供应商选择和采购交易流程
1.供应商选择
采购部门应建立供应商库,并采纳评分卡或采购评估模型等评分方法来评估供应商的综合实力。

选择符合要求的供应商,采购部门应与供应商进行谈判,确定质量、价格、交货期等采购条件。

2.采购合同签订
采购部门和供应商应签订采购合同,确保采购品质和交期等各
项条款得到落实。

采购合同应清楚明确,包括合同编号、合同金额、支出条款、交货期、品质标准、服务标准等内容。

3.采购物品收货流程
采购部门应对收到的采购货物进行确认,与采购合同要求进行
对比,确保所收货物符合规格、质量、数量、交货期等要求。

假如
确认无误,应予以签收。

假如存在问题,应与供应商联系协商解决。

4.付款流程
采购部门应依照采购合同规定订立支出计划,履行按期付款的
责任。

财务部门应负责付款审核和支出。

企业应保存好采购合同、
发票和支出凭证等紧要材料。

三、采购异常情况处理流程
1.交期耽搁
一旦发觉采购物品交期耽搁,采购部门应适时与供应商沟通,
协商解决措施。

应对采购计划进行调整,以确保项目正常运转。

2.质量问题
若发觉采购物品存在质量问题,采购部门应适时与供应商联系
并处理退货或更换。

同时,采购部门应将问题记录下来并进行评估、分析,以矫正仿佛情况发生的可能。

在此基础上,采购部门应在供
应商选择时,重点考虑供应商的质量掌控本领。

在以上基础上,企业可以建立相应的采购掌控程序,以确保采购流程的全面覆盖、规范化运转及优化管理,提高采购效率,并有效掌控采购成本。

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