物资（含机器设备）采购合同的签订及管理办法

、目的：建立物资（含机器设备）采购合同的签订及管理办法，使采购物资（含机器设备）时所签的合同规范化，妥善保管。

二、适用范围：适用于我公司所有物资（含机器设备）的购置使用的管理。

三、责任者：供应部经理、采购员、工程部经理、科技质量副总经理。

四、物资（含机器设备）采购合同签订及管理办法：

1、签订物资（含机器设备）采购合同依据：

a.国家法定标准、法规、规定；

b.企业内控标准；

c.《合同法》。

2、凡是签订合同，都要符合《合同法》的有关规定。合同的内容应包括物资（机器设备）的名称、品种、规格、质量和技术标准、数量及计量单位、价格、包装形式、交货方式、运输方式、到货地点、交货期、验收办法、结算方法等。

3、对行业管理和企业有特殊要求的，在签订合同时一定要列入合同条款，如：

a.标签、说明书、合格证等供货方交货数一定准确，不得有多有少；

b.印有文字内容的内包材料、标签、说明书、合格证等供货方在

生产出现的废品要及时销毁，不得到处乱丢，否则所发生的总是由供货方负责。

4、对所签合同的管理：

4.1 各类合同由所在部门负责人指定专人收集，装订成册统一保管；

4.2 合同管理人员应掌握合同执行情况，对快到期的合同而供货方尚未执行或未完全执行的，应及时用信函、电文（均要留底）进行催办，必要时派人催办；

4.3 已完全执行了的合同，经财务认可后可销毁。但机器设备合同除外，即是执行完，也应和机器设备档案一起归档。